5 kätevää vinkkiä ajanhallintaan
Yrität tehdä montaa asiaa samaan aikaan jolloin mikään ei valmistu ja stressi kasvaa. Aika jakaantuu ja pirstaloituu moniin tehtäviin. Punainen lanka tekemisestä häviää ja työstä tule singahtelua sinne tänne. Kuulostaako tutulta?
Esihenkilöt kertovat usein merkittäväksi haasteekseen ajanhallinnan. Johtaminen suorittavan työn ohella on haastavaa ja työpäivät kiireisiä. Onnistumalla ajanhallinnassa tunnet saavasi myös työsi hallinnan takaisin.
Lukemalla jutun loppuun saat 5 kätevää vinkkiä kuinka ottaa ajankäytön haasteet haltuun. Näin jaksat paremmin, pysyt luovempana ja tehokkaampana eikä työn mielekkyys häviä. Vinkit ovat käytännöllisiä muistutuksia tutuista asioista jotka helpottavat arkeasi tietoisesti hyödynnettynä. Helpotat arkeasi hyödyntämällä tietoisesti näitä käytännön vinkkejä.
Tunneälykkäät toimintatavat ajanhallinnan tueksi
Tunneälystä puhutaan usein vuorovaikutuksen tarkkailun ja omien tunteiden tarkastelun yhteydessä. Tunneälyn osa-alueisiin kuuluvat kuitenkin itsetuntemuksen ja sosiaalisten taitojen (empatia ja sosiaaliset kyvyt) lisäksi itsehallinta sekä motivoituminen, jotka tarjoavat työkaluja ajankäytön hallintaan.
Itsehallintaan kuuluu tunnetilojen, mielihalujen ja voimavarojen säätely. Itsehallinnan tunnetaitoja ovat itsekuri, luotettavuus, tunnollisuus, joustavuus ja innovatiivisuus. Motivoitumisen alle kuuluvat tunneominaisuudet jotka auttavat päämäärien saavuttamisessa. Näitä taitoja ovat kunnianhimo, sitoutuminen, aloitekyky ja optimismi.
Itsekuri kehittää mielihalujen, ahdistavien tunteiden ja paineiden hallintaa. Luotettavuuteen liittyy moraalinen toiminta, tarkkuus, vilpittömyys ja virheiden myöntäminen. Tunnollisuus tunnetaitona takaa että tehdään luvattu ja omasta työstä otetaan vastuu. Joustavuus vaatii kykyä selvitä muutoksista ja vaihtaa tarvittaessa toimintatapaa. Innovatiivisuuteen liittyy luova ongelmanratkaisu ja kyky vaihtaa näkökulmaa.
Kunnianhimoon lasketaan tulosten arvostaminen, niihin pyrkiminen ja tavoitteellisuus. Sitoutumiseen kuuluu ajatus uhrauksesta yhteiseen hyvään ja työn merkityksellisyyteen. Aloitekyky on tilaisuuteen tarttumista, odotusten ylittämistä ja muiden innostamista tekemisellään. Optimismi liittyy tavoitteisiin pyrkimiseen esteistä huolimatta. Toivo onnistumisesta kannustaa tekemiseen.
Huomaat varmasti yhteyden tunnetaitojen kehittämisen ja ajanhallinnan kanssa. Seuraavilla vinkeillä hallitset niin työkiireet kun arjen rutiinitkin. Muista aloittaa muutos vähitellen, aseta tavoitteita, seuraa etenemistä ja iloitse onnistumisista.
5 kätevää vinkkiä ajanhallintaan
1. Pomodoro
Kyky tehdä montaa asiaa yhtä aikaa on harhaa. Voit oikeasti ajatella vain yhtä asiaa kerrallaan. Keskittymistä vaativan työn keskeytyminen vie ajatukset pois käsillä olevasta aiheesta jopa useiksi minuuteiksi. Jatkuvasti tulevat keskeytykset heikentävät työn tehokkuutta ja mielekkyyttä koska työhön palaamiseen menee pitkä aika.
Jos sinulla on haasteita keskittyä yhteen asiaan kerrallaan, voi Pomodoro-menetelmä auttaa. Toisaalta jos teet töitä innostuneesti ja uppoudut tuntikausiksi työhön, voi tauoista muistuttaminen olla paikallaan. Näin työskentelysi pysyy aidosti tehokkaampana pidempään.
Ajasta / ota aikaa esimerkiksi puhelimen kellolla 20 tai 25 minuuttia jonka ajan teet tiettyä ennalta määrittelemääsi tehtävää. Jakson aikana et tee mitään muita tehtäviä, et vastaa puhelimeen etkä eksy lukemaan sähköpostia tai päivän uutisia. Jakson päätyttyä pidä pieni 5 minuutin tauko ja jatka seuraavaan parinkymmenen minuutin jaksoon. Pidä pidempi tauko neljän jakson jälkeen.
Voit esimerkiksi määrittää päivässä yhden keskittymistä vaativan tehtävän suoritettavaksi näin. Arvioi etukäteen työhön vaadittava aika ja jaa se 20-25 minuutin jaksoihin. Muista lyhyet tauot. Kerro työkavereillesi tai työntekijöillesi että jaksotat työsi näin, jolloin vältyt varmemmin kiirettömiin asioihin liittyviltä keskeytyksiltä ja mahdollistat itsellesi häiriöttömän työskentelyn.
Johtakee-treeni
Johtakee-treeni on uusi liikunnallinen arkijohtamisen valmennus esihenkilöille.
2. Tärkeysjärjestys
Sinulla voi olla monta tehtävää joita pyrit tekemään samaan aikaan koska et ole määritellyt tärkeysjärjestystä tehtäville. Tärkeysjärjestyksen avulla voit hallita aikaasi paremmin.
Pohdi kyseenalaistaen onko tehtävä oikeasti kiireellinen. Kiireellinen tehtävä kannattaa jakaa osiin ja pohtia missä järjestyksessä kyseistä asiaa tulee hoitaa. Näin voit myös vähentää kokemaasi painetta kun tavoite ei ole vain yksi iso kokonaisuus vaan sarja helpommin toteutettavia tehtäviä.
Kiireellisen tehtävän kohdalla voit myös arvioida miten laadukasta työnjälkeä odotat ja pystytkö todella siihen. Joskus riittää että asia tulee tehdyksi hyvin ja joskus vaaditaan erinomaista tulosta. Ole armollinen itsellesi ja älä aina tähtää priimaan jos se ei sinusta riippumattomista syistä ole edes mahdollista. Jousta tavoitteesi kanssa ja ole armollinen itsellesi.
Mikäli tehtävä ei todella ole kiireellinen, määrittele tuleeko se tehdä huomenna, viikon vai kuukauden päästä. Ennakoi ja siirrä nämä tehtävät aikataulun mukaan tulevalle muistilistalle niin että ne tulevat hoidetuiksi ennen kuin niistä tulee kiireellisiä.
Mieti myös mitä tehtäviä voisit delegoida. Esihenkilöllä voi olla monia tehtäviä joita voi delegoida muille antaen samalla työntekijöille lisää vastuuta. Tämä motivoi, sitouttaa ja kannustaa myös heitä.
3. Muistilistat
Muisti kuormittuu ja asiat unohtuvat helposti kun työtehtäviä on paljon. Kirjoita itsellesi muistilistoja tai to do -listoja. Huomioi muistilistaa tehdessä töiden tärkeysjärjestys.
Tee muistilistasta aikataulutettu merkkaamalla mihin mennessä asioiden tulee valmistua. Tähän voit yhdistää myös ensimmäisenä mainitun Pomodoro-menetelmän. Eli teet listan 25 minuutin jaksoissa ja merkkaat siihen mitä asiaa kulloinkin hoidat. Näin saat samalla aikataulutuksen päivääsi ja muistilistan josta voit merkata tehdyt tehtävät yli.
Jos sinulla on jokin isompi tehtävä tai projekti jaa se pienempiin osiin, suunnittele osille aikataulut ja ota näitä osia mukana muistilistaan. Tällöin isokin projekti tuntuu etenevän ja koet saavasi asioita eteenpäin.
Voit tehdä muistilistaa ympäripyöreämmällä tasolla koko viikolle tai kuukaudelle. Tarkenna aina päivän muistilista aikataulun kanssa. Voit kuljettaa kuukausitason muistilistassa myös sellaisia tehtäviä joilla ei kiire ja jotka voit tehdä sopivan hetken tullen.
Kirjoittamalla paperille muistilistaa autat asioita myös jäämään mieleesi. Käsin kirjoittamisella ja muistamisella on havaittu olevan yhteys. Lopettamalla työpäivän seuraavan päivän muistilistan tekemiseen siirrät samalla asiat mielestäsi paperille eivätkä ne välttämättä vaivaa mieltäsi enää illalla.
Helpota arkeasi ajanhallinan avulla
4. Tauot
Älä aliarvioi taukojen merkitystä! Aivot tarvitsevat taukoja. Mitä kiireempi päivä ja enemmän tekemistä sen tärkeämpää on huolehtia tauot.
Kiire saa usein siirtämään ruokataukoa siihen asti kun sitä ei enää ehdi pitää. Tämä kostautuu illalla, jolloin haluaa helppoa ruokaa josta saa nopeasti energiaa ja joka ei usein ole terveellistä. Väsymys iskee työpäivän jälkeen lujaa energiavajeen takia ja sohvan pehmeys kiinnostaa enemmän kuin liikkuminen. Tästä asetelmasta seuraa helposti hyvin haitallinen, mutta hyvin yleinen ja arkinen kierre.
Muista siis tauottaa työsi kiireestä huolimatta esimerkiksi äskeisen kohdan Pomodor-menetelmän avulla. Muista myös pitää ruokatauko jolloin syöt oikeasti ruokaa joka täyttää ja auttaa jaksamaan koko päivän paremmin.
Myös jatkuva työpäivien pidentäminen ei usein tuo haluttua lopputulosta. Kykenet päivässä työskentelemään tehokkaasti noin kuusi tuntia. Joten päivän pidentäminen yli 7,5 tunnin ei välttämättä auta sillä lopulta työn laatu kärsii.
Etäpalavereissa kannattaa muistaa ettei suunnittele palaverejaan niin että hyppää palaverista toiseen. Olisi hyvä pitää 5-15 minuuttia taukoa tunnin palaverien välissä. Vaikka emme tapaa kasvotusten tai liiku paikasta toiseen on etätyökin kuluttavaa.
5. Unohda kiire
Ajatuksesi vaikuttavat tunteisiisi ja tunteesi luovat käyttäytymistä. Hokemalla jatkuvasti että sinulla on kiire lisäät ahdistusta ja stressiä joka saa sinut toiminaan hätäisesti ja huolimattomasti jolloin virheet lisääntyvät. Tai se saa sinut tekemään pidempää päivää jolloin jaksamisesi joutuu koetukselle eikä lopulta lisää tehokkuutta.
Huomatessasi kiireen tulevan ajatuksiisi, pysähdy, hengitä syvään ja pyri ajattelemaan että selviät tilanteesta. Apuna voi toimia myös se, että kirjoitat ylös mitä asioita tulee tehdä eli siirrä kiirettä aiheuttavat asiat muistilistaan ja aikatauluta ne.
5 kätevää vinkkiä ajanhallintaan
Mainitsin jutun alussa tunnetaidot joihin nämä vinkit liittyvät. Itsehallinnan tunnetaitoja ovat itsekuri, luotettavuus, tunnollisuus, joustavuus ja innovatiivisuus. Motivoitumisen taitoja ovat kunnianhimo, sitoutuminen, aloitekyky ja optimismi.
Pomodoro-menetelmä ja muistilistojen hyödyntäminen vaatii itsekuria, tunnollisuutta, aloitekykyä sekä sitoutumista. Tärkeysjärjestyksen avulla voit kehittää myös itsekuria, tunnollisuutta, innovatiivisuutta, kunnianhimoa ja sitoutumista. Optimismi ja joustavuus auttavat jottet takerru ajattelemaan kokemaasi kiirettä ja lisää näin kiireen tuntua. Tauot ja niiden merkitys liittyvät itsensä tuntemiseen ja omien voimavarojen tunnistamiseen.
Ajaudumme usein toimimaan tietyllä tavalla pohtimatta onko se eduksemme. Kiire tulee usein hiukan huomaamatta emmekä välttämättä reagoi siihen heti. Pitkään jatkuneessa tilanteessa pidämme kiirettä normaalina tilanteena ja turhaudumme tai väsymme. Suhtautuminen kiireeseen ja kyky kestää painetta heikkenee väsyneenä heikentäen hyvinvointiasi.
Ota tunneälyn avulla kiire hallintaasi ja muista hyödyntää 5 kätevää vinkkiä ajanhallintaan.
Johtakee-treeni
Johtakee-treeni on uusi liikunnallinen arkijohtamisen valmennus esihenkilöille.
Lue lisää Johtakee-blogista kuinka huolehtia jaksamisestasi.
Lähteet:
- Daniel Goleman 2009 Sosiaalinen äly
- Daniel Goleman 1999 Tunneäly työelämässä