4 tapaa kuinka kehität työyhteisön tehokkuutta vuorovaikutuksen avulla
Lukemalla tämän jutun tutustut kolmeen erilaiseen vuorovaikutustyyliin (dominoiva, asiakaslähtöinen, dialoginen vuorovaikutus). Lisäksi saat neljä tapaa kuinka kehität työyhteisön tehokkuutta vuorovaikutuksen avulla.
Kerron myös yhden esimerkin kuinka työyhteisön ilmapiiriä parannettiin huomioimalla vuorovaikutustavat ja tunneäly.
Työilmapiiri on jokaisen työyhteisön jäsenen vastuulla, vaikka esihenkilön rooli ja vaikutus myönteisen ilmapiirin luomisessa on merkittävä.
Työyhteisöissä erilaiset ihmiset kohtaavat toisensa. He tuovat mukanaan omat kokemuksensa, taustansa, ajatuksensa ja tapansa. Töissä on osattava viestiä erilaisten ihmisten kanssa.
Jokaisen työyhteisön jäsenen tehtävänä on olla luomassa hyvää, viihtyisää ja turvallista työpaikkaa. Vuorovaikutustavoilla ja -taidoilla on suuri vaikutus työyhteisön hyvinvoinnille, ilmapiirille ja tehokkuudelle
Vuorovaikutus ja viestintä tapahtuvat usein tiedostamatta. Tiedostamalla vuorovaikutustavat työyhteisö voi kehittyä. Parantunut viestintä ja rikastava vuorovaikutus ovat keinoja, joilla autetaan koko työyhteisöä voimaan hyvin sekä menestymään.
Kuinka kehität työyhteisön tehokkuutta vuorovaikutuksen avulla
Työurani aikana olen toiminut ammateissa, joissa tarvitaan kykyä olla jatkuvassa vuorovaikutuksessa; kaupan kassana, myyjänä, esihenkilönä, yrittäjänä, valmentajana ja opettajana. Osa vuorovaikutuksesta tapahtuu tuttujen (työkaverit, sidosryhmät) kanssa ja osa (kuten asiakaspalvelu ja myynti) yleensä täysin tuntemattomien kanssa.
Vuorovaikutus ei onnistu samoin kaikkien kanssa, vaan omaa toimintatapaa on muokattava jokaisen kohdalla. Ei voi olettaa että itselle ominaisin tapa viestiä toimii muiden kanssa.
Vuorovaikutustilanteessa tulee koko ajan seurata toisen viestintää ja mukauttaa omaa viestintää siihen sopivaksi. Kun osaat yhdistää toisen huomioimisen ja oman persoonan tulee vuorovaikutuksesta vaikuttavaa ja aitoa.
Rooli vaikuttaa olennaisesti valittuun vuorovaikutustapaan. Koko vuorovaikutustilanne on erilainen esimerkiksi sen mukaan, oletko myymässä asiakkaalle jotain, jutteletko esihenkilösi vai kollegan kanssa tai oletko itse esihenkilönä puhumassa työntekijälle.
Vuorovaikutus on monimutkaista ja sillä on merkittävä rooli työyhteisön toiminnassa ja arjen sujuvuudessa. Jos vuorovaikutus työyhteisössä toimii, on työnteko mukavaa, työilmapiiri hyvä ja ongelmat saadaan ratkaistua. Työyhteisössä, jossa vuorovaikutus ei toimi, viestintä ei ole rakentavaa eikä kannustavaa, voidaan saada aikaan negatiivinen kehä, joka heikentää kaikkien työmotivaatiota, työhyvinvointia ja näkyy lopulta tuloksessa.
Työyhteisön jäsenet ottavat erilaisia ”asemia” vuorovaikutustilanteissa ja vaikuttavat näin vuorovaikutuksen kulkuun. Seuraavaksi kerron kolme erilaista vuorovaikutuksen tapaa, joita kaikkia voi esiintyä työyhteisössäsi.
Erilaisia vuorovaikutustapoja
Työyhteisön vuorovaikutusta voidaan tarkastella kolmen erilaisen vuorovaikutustavan kautta: dominoiva, asiakaslähtöinen ja dialoginen vuorovaikutus. Erot näiden kolmen vuorovaikutustavan välillä syntyvät siitä kuka hallitsee vuorovaikutusta, miten totuus rakentuu, kenellä on tilanteen määrittämisen valta ja ketä kuunnellaan.
1. Dominoiva jyrää muut alleen
Puhella ja sanoilla rakennamme omaa sekä muiden identiteettiä. Joissakin tapauksissa henkilö pyrkii nostamaan omaa asemaansa puheensa kautta. Hän esiintyy varmasti kaikkitietävänä ja dominoivana. Vaarana on ettei hän pysty jakamaan todellista osaamistaan eikä huomioimaan toisten osaamista.
Pyrkimys olla aina oikeassa suhteessa muihin voi johtaa lopulta muun henkilöstön vetäytymiseen ja tiedon jakamisen, luovuuden sekä kehittymisen tyrehtymiseen. Dominoiva vuorovaikutustapa ei tue luovaa ja tehokasta ongelmanratkaisua. Pahimmillaan jätetään huomioimatta merkit siitä, että henkilö on mielipiteensä kanssa täysin väärässä.
Erityisen hankala on tilanne, jossa esihenkilö toimii jatkuvasti dominoivasti. Henkilöstön on vaikea saada toiveitaan, mielipiteitään ja osaamistaan kuuluville. Esihenkilön tulisi aina pyrkiä kohti avointa ja kaksisuuntaista vuorovaikutusta sekä välttää dominoivaa vuorovaikutusta ellei sille ole tilannekohtaisia perusteita.
2. Asiakaslähtöisyys painottaa kuuntelun merkitystä
Asiakaslähtöinen vuorovaikutus parantaa keskustelua ja tehokkuutta. Ajatuksena on kohdella työntekijöitä, kollegoita, esihenkilöä ja sidosryhmän jäseniä kuten kohtelisi asiakasta. Asiakasta kunnioitetaan, häntä kuunnellaan, hänen ajatuksiaan arvostetaan ja hänen tarpeensa pyritään täyttämään.
Välillä ihmetyttää että yrityksessä voidaan puhua todella paljon siitä kuinka asiakasta tulee palvella ja kuinka hänelle puhutaan, mutta samalla työkaverit puhuvat toisilleen todella ikävään sävyyn (jopa asiakkaiden kuullen). Yrityksen vuorovaikutusta voidaan kehittää oikeaan suuntaan pohtimalla vuorovaikutustilanteita asiakkaiden kanssa ja siirtämällä sieltä viestintä- ja toimintatapoja työyhteisön keskuuteen.
Johtamisessa asiakaslähtöisyys näkyy työntekijöiden parempana kuunteluna. Äärimmilleen vietynä se voi kuitenkin heikentää johtajan valtaa tai esimerkiksi yrityksen taloutta, jos asioita tehdään liikaa asiakkaan tai työntekijän ehdoilla yrityksen etu unohtaen. Työntekijöille tulisi antaa todellisia vaikutusmahdollisuuksia ja mahdollisuus keskustella asioista, vaikka esihenkilö tekeekin yleensä lopulliset päätökset.
3. Dialogi avaa oven aidolle vuorovaikutukselle
Kultainen keskitie kulkee kahden edellä mainitun vuorovaikutustavan välillä. Dialoginen vuorovaikutus eli avoin ja kaksisuuntainen vuorovaikutus korostaa yhteisöllisyyttä sekä muiden huomioimista, olipa kyseessä ulkoinen asiakas, sidosryhmän jäsen tai vaikka työkaveri. Keskusteluyhteys ja tasavertainen suhde ovat dialogisen vuorovaikutuksen kulmakiviä.
Hyvään vuorovaikutukseen tarvitaan koko tietoinen huomiokykymme ja herkkyytemme. Älykkyys ja uudet ideat heräävät, kunhan kuuntelee toista aidosti ja kunnioittavasti, puhuen itse avoimesti sekä välttäen ennalta päätettyjä sekä lukittuja mielipiteitä. Yhteistä ymmärrystä ja näkemystä luodaan yhdistellen eri osapuolten näkemyksiä.
Dialoginen vuorovaikutus vaatii empatiaa, opettelua, arviointia ja tietoista vuorovaikutustilanteen kulun tarkkailua. Avoin ja aidosti vuorovaikutteinen suhde vaatii aina oman vaikutuksen ja vastuun näkemistä. Lisäksi on ymmärrettävä yhteisten merkitysten ja kokemusten luomisen tärkeys. Syntyäkseen kaksisuuntainen ja aidosti avoin vuorovaikutus vaatii molemminpuolista luottamusta ja kunnioitusta.
Avoimeen vuorovaikutukseen kuuluu yhteisen hämmästyksen hetken kokeminen, se hetki kun ollaan tietämättömiä ja pohditaan uusia asioita ilman valmista näkökulmaa.
Dialogisuus ei ole valmis malli vaan se on asennoitumiskysymys ja työote, joka ohjaa työyhteisön kehitystyötä. Kun suhtaudutaan avoimesti ja kunnioittavasti toisiin, luodaan hyvää vuorovaikutusta.
Johtakee-webinaarit
Löydä sisäinen arkijohtajasi
Liity Johtakee-sisäpiiriin ja pääset mukaan ilmaisiin Johtakee-webinaareihin. Webinaarit käsittelevät arkijohtamista ja tarjoavat käytännöllisiä vinkkejä päivittäisen työsi tueksi.
Rikastava dialoginen vuorovaikutus luovuuden lähteenä
Rikastava vuorovaikutus on tilanne, jossa toinen osapuoli arvostaa kohtaamista ja haluaa myös itse oppia tilanteessa. Rikastavassa työyhteisössä kaikki voivat esittää omia ajatuksiaan ja kaikkien ideat otetaan vastaan yhtä arvokkaina. Inspiroimalla toinen toisiaan päästään tilanteisiin joihin ei muuten olisi mahdollista päästä. Tietomme ja taitomme täydentävät toisiaan.
Kun halutaan keksiä uutta ja ratkaista ongelmia, on hyvä esittää kysymyksiä, pohtia yhdessä ja kuunnella toisten ajatuksia sekä ideoita tuomitsematta niitä. Kehittymisen kannalta on tärkeää voida kysyä täysin uusia kysymyksiä ja pohtia niitä toisten kanssa. Johtajan rooli on olla suunnannäyttäjä ja asioiden mahdollistaja, joka työskentelee työntekijöidensä rinnalla.
Työympäristössä tulee luoda tilaa vuorovaikutukselle ja ajatusten vaihdolle. Tällöin syntyy ympäristö, jossa voidaan uutta muilta ja saada uusia näkökulmia. Itse pidän asioiden pohtimisesta ääneen muiden kanssa. Toinen osaa tarkastella aihetta ulkopuolisena ja hänellä on tarjota siihen erilainen näkökulma.
Puhun usein valmennuksissa ja kirjoituksissani huumorin merkityksestä työyhteisössä. Huumorin avulla voidaan rentoutua, käsitellä vaikeitakin asioita ja saada uusia näkemyksiä tuttuihin asioihin. Huumorin avulla luodaan luovaa epäjärjestystä auttaen näin uuden keksimistä ja ideointia. Liian vakava ja pysähtynyt organisaatiorakenne ei tuota houkuttelevia ajatuksia tämän päivän asiakkaille tai tarjoa tarpeeksi mielekästä työtä ja työympäristöä työntekijöille.
Lue Johtakee-blogin juttu jossa kerrotaan huumorilla johtamisesta.
4 tapaa kuinka kehität työyhteisön tehokkuutta vuorovaikutuksen avulla
Seuraavaksi kerron sinulle neljä käytännön vinkkiä kuinka voitte siirtyä avoimeen vuorovaikutukseen ja siten parantaa hyvinvointianne sekä tehokkuuttanne.
1. Jokainen työyhteisön jäsen ymmärtää ja kantaa omaan vastuunsa vuorovaikutuksessa
”Mä nyt vaan olen tosi suorapuheinen”, ”En ole ymmärtänyt miten muut kokee..” tai ”Minullekin on puhuttu niin…” ovat kommentteja, jotka eivät vie kohti kehittymistä. On osattava nähdä aidosti oma vuorovaikutustapa, sen heikkoudet ja vahvuudet sekä arvioitava kuinka omaa vuorovaikutusta voidaan kehittää.
2. Esihenkilö ymmärtää oman vuorovaikutuksen merkityksen
Esihenkilön sanomiset ja sanomatta jättämiset ovat aina tarkemman tarkastelun alla kuin työntekijöiden. Esihenkilön olisi nähtävä yhteys oman vuorovaikutuksen ja työyhteisön hyvinvoinnin välillä. Hänen vastuisiinsa kuuluu luoda työympäristö jossa viihdytään ja motivoidutaan. Työhyvinvointia ja työturvallisuutta ei luoda huonolla vuorovaikutuksella.
Suuret johtajat ovat usein visionäärejä, luovia ja vaikeita tyyppejä. He ovat päässeet asemaan jossa kukaan ei nouse heitä vastaan vaikka vuorovaikutus ja käytös olisi kuinka huonoa. Tekeekö menestys tunneälyn puutteesta ja huonosta vuorovaikutuksesta oikeutettua tai hyväksyttyä? Ei tee. Kukaan ei myöskään tiedä millaisiin tuloksiin yritys tai henkilö olisi voinut yltää dialogisella vuorovaikutuksella vahvan dominoinnin sijasta.
Esihenkilön kannattaa keskittyä vuorovaikutuksessaan tietoisesti kannustavaan viestintään. Hänen kannattaa huomioida omaa vuorovaikutustaan tarkasti ja korostaa siinä vivahteita joiden tietää toimivan henkilökuntaansa.
3. Tunneäly apuna vuorovaikutuksessa
Puhuttaessa vuorovaikutuksesta ei voida ohittaa tunneälyn merkitystä. Voidakseen kehittää omaa vuorovaikutustaan on ymmärrettävä mitä tunteita eri tilanteet synnyttävät ja millaisena käytöksenä ja vuorovaikutuksena ne näkyvät. Vuorovaikutuksen kehittäminen vaatii omien tunteiden hyväksyntää, ymmärrystä ja tunteista syntyvän käytöksen hallintaa.
Tunneälyyn kuuluu myös toisten tunteiden ja reaktioiden ymmärtäminen. Empatia eli kyky asettua toisen asemaan ja armollisuus voivat joskus auttaa selvittämään kiperänkin kiistan. Toisten huonoa ja epäkohteliasta käytöstä ei tule tietenkään sallia ja sellaiseen koko työyhteisön on puututtava.
Lue täältä vinkit kuinka voit hyödyntää tunneälyä esimiestyössä.
4. Muutos vuorovaikutuksessa tehdään yhdessä
Aluksi on saatava työyhteisön jäsenet näkemään oma vaikutuksensa vuorovaikutuksen kautta työyhteisön toimintaan ja hyvinvointiin. Tämän jälkeen on aika tarkastella työyhteisön vuorovaikutuksen kokonaisuutta. Kuinka työyhteisössä voidaan ja miten hyvin vuorovaikutus toimii?
Työyhteisön olisi välillä hyvä pysähtyä pohtimaan mikä olisi unelmatilanne jossa he toivoisivat olevansa vuorovaikutuksen suhteen. Jotta yhteistä unelmaa voidaan tavoitella, on nähtävä nykytilanne totuudenmukaisesti, pohdittava käytännön keinot päämäärän tavoitteluun ja mietittävä kuinka tapahtunutta edistymistä seurataan.
Kuinka kehität työyhteisön tehokkuutta vuorovaikutuksen avulla
Muutos on mahdollinen, kun oma vuorovaikutustapa nähdään aidosti ja ymmärretään sen vaikutus muihin. Lisääntynyt käsitys omasta toimintatavasta ja sen syistä laajentaa myös kykyä ymmärtää muiden viestintää ja vuorovaikutustyylejä paremmin.
Yksilöiden halu muuttua mahdollistaa koko työyhteisöä koskevan ja motivoivan muutoksen. Muutoksen onnistuminen on todennäköisempää ja pysyvämpää, kun halu muutokseen tulee yksilöistä ja työyhteisöstä eikä vain esimiehen käskystä.
Kuinka vuorovaikutuksen avulla työyhteisön ilmapiiri ja toiminta voi kehittyä
Kerron vielä esimerkin sitä mitä seuraa, kun työyhteisö päättää tarkastella ja kehittää omaa vuorovaikutustaan yhdessä.
Autoin erästä työyhteisöä heidän vuorovaikutuksensa ja ilmapiirinsä kanssa. Haasteena oli yhteisö, jossa vuorovaikutus ei ollut kannustavaa, työpäivän aikana syntyi kiistoja ja erimielisyyksiä väärien vuorovaikutustyylien takia ja ilmapiiri heikkeni jatkuvasti.
Lähestyimme ongelmaa edellä kuvattujen neljän vinkin avulla. Olin ensimmäisellä kerralla henkilöstön kanssa kaksi tuntia. Ensin keskityimme silloiseen tilanteeseen ja siihen johtaneisiin syihin. Tämän jälkeen pohdittiin mikä olisi unelmatilanne, johon kaikki olisivat tyytyväisiä ja tämän pohjalta henkilöstö pohti käytännön toimintatapoja, joilla päämäärää tavoitellaan.
Toimintatavat olivat yksilö- ja ryhmätason asioita. Tavoitetilanne ja työkalut sen saavuttamiseen kirjoitettiin ylös tauluksi taukohuoneeseen muistuttamaan muutostarpeesta. Tunsin kuinka he sitoutuivat muutokseen, vaikka se varmasti tuntui haastavalta ja jopa pelottavalta.
Puoli vuotta myöhemmin menin käymään työyhteisössä uudelleen. Tunnelma oli aivan erilainen kuin ennen ja parantuneen ilmapiirin vaistosi hyvin vahvasti. Parantuneen työilmapiirin olivat huomanneet myös asiakkaat.
Työyhteisön jäsenet olivat ymmärtäneet mihin vuorovaikutuksen ansoihin he olivat astuneet niin yksilöinä kuin ryhmänäkin. He olivat huomanneet että keskittymällä omaan viestintään, huomioimalla hiukan enemmän muita ja yhdessä toimimalla he olivat onnistuneet muuttamaan ja parantamaan vuorovaikutustaan sekä nostamaan koko työyhteisön ilmapiiriä.
Toisella valmennuskerralla aikaa käytettiin esimerkiksi siihen kuinka hyvin kehittynyt tilanne ylläpidetään haastavissa tilanteissa kuten muutoksissa, kuinka vuorovaikutusta voidaan edelleen parantaa ja miten tunneälyn kautta viestintää voidaan ymmärtää entistä paremmin. Pohdimme myös, kuinka paljon itsetuntemus ja itseluottamus vaikuttavat omaan tapaan olla vuorovaikutuksessa sekä tapaan tulkita muita.
Minä annoin positiiviselle muutoksella vain sytykkeen. He tekivät itse muutoksen ja onnistuminen oli heidän yhteinen.
Muutos sakkaavissa työyhteisöissä on mahdollinen, kun ymmärretään vuorovaikutuksen laajempi merkitys ja päätetään tehdä asialle jotain niin yksilötasolla kuin ryhmänä. Kun olette valmiit ottamaan ensimmäisen askeleen, tutustukaa Johtakee-työpajoihin ja ottakaa yhteyttä.
TYÖYHTEISÖn kehittäminen
Kehittäkää työyhteisönne hyvinvointia ja tehokkuutta vuorovaikutuksesta, viestinnästä ja tunneälystä käsin.
Lähde kolmeen eri vuorovaikutustapaan: Mönkkönen, K. & Roos. S. 2010. Työyhteisötaidot. UNIpres. EU. (mukailtu sivuilta 151-170)
Lisää työyhteisön vuorovaikutuksesta esimerkiksi Työturvallisuuskeskuksen sivuilta.