Tunneälyn avulla turhautuminen hallintaan
Koemme kaikki välillä turhautumista. Lyhytaikainen turhautuminen ei haittaa, mutta jatkuva tuskastuminen samoihin ongelmiin tai työn esteisiin luo haitallisempaa turhautumista joka heikentää työmotivaatiota sekä innostusta työhön.
Turhautuminen voi saada pahimmillaan olon ärtyneeksi ja kiukkuiseksi. Tällöin myös normaalit vuorovaikutustavat saattavat jäädä unholaan, kommunikointi voi olla tiuskivaa ja äkäistä. Tämä voi vaikuttaa koko työyhteisön ilmapiiriin.
Turhautunut ihminen voi saada aikaan negatiivisen kierteen, jonka perimmäistä syytä ei kohta edes muisteta. Turhautumisen syyt voivat olla niin työkavereiden, työntekijöiden tai esihenkilöiden toistamat ei-toivotut tavat tai vaikkapa jatkuva työvälineiden toimimattomuus.
Tämän jutun tarkoituksena on avata muutamia yleisempiä syitä turhautumiselle sekä tarjota vinkit kuinka niitä voidaan karsia. Lue kuinka on mahdollista saada tunneälyn avulla turhautuminen hallintaan. Vinkit auttavat niin esihenkilöitä kuin koko työyhteisöä.
Tunneälyn avulla turhautuminen hallintaan
Tunnistat varmasti tilanteita joissa jokin toistuva negatiivinen asia tai toiminta aiheuttaa sinulle turhautumista. Turhautuminen nostaa vihan pintaan ja korostaa negatiivisia asioita ja positiiviset puolet jäävät huomioimatta. Ajattelu kapenee eikä mahdollisuuksia ja ratkaisuja ongelmiin nähdä samalla tavalla kuin normaalissa mielentilassa.
Turhautumisen pohjimmainen syy voi nojata oikeisiin faktoihin esimerkiksi esihenkilöstä joka ei kuuntele työntekijöidensä ajatuksia. Toisaalta turhautuminen voi rakentua myös pelkkien uskomusten tai oletusten varaan.
Esimerkki:
Työyhteisöön oli vähän aikaa sitten tullut uusi esihenkilö ja hiukan myöhemmin uusi työntekijä. Vanhemmat työntekijät kertoivat ongelmasta työvälineisiin liittyen. Ongelmasta ei kerrottu esihenkilölle, ajatellen ettei se auta kun ei se edellinenkään esimies tehnyt asioille mitään.
Työvälineen toimimattomuus turhautti työntekijöitä päivittäin. Lopulta parin viikon jälkeen uusi työntekijä päätti kertoa esihenkilölle ongelmasta. Vanhat työntekijät kielsivät kertomasta, kun mikään ei kuulema muutu ja saadaan hankalan työntekijän maine.
Esihenkilö oli täysin tietämätön ongelmasta ja kuullessaan tilanteen, hän korjasi ilmaantuneen ongelman heti. Hän myös kiitti ongelmasta kertonutta työntekijää ja kannusti kertomaan muille että työn esteistä ja haasteista sai hänelle aina kertoa, jotta hän voi ne korjata ja näin hoitaa oman roolinsa esimiehenä.
Turhautuminen liittyi todellisuudessa edelliseen esihenkilöön ja hänen toimintaansa. Uuden esihenkilön ajateltiin suhtautuvan pyyntöihin ja ehdotuksiin täysin samalla tavalla, joten työntekijät eivät edes yrittäneet vaikuttaa.
Turhautumisen kokeminen voidaan nähdä myös hyvänä asiana, koska silloin ihminen ei ole kokonaan luovuttanut. Tällöin tahtoa tehdä työnsä hyvin edelleen löytyy. Turhautumisen syynä on siis se ettei omaa työtään voi tehdä niin hyvin kuin haluaisi esimerkiksi tiukan aikataulun takia. Pitkään jatkuessaan turhautuminen syö motivaation ja ihminen voi lannistua ja luovuttaa.(*)
Mikä turhauttaa
Turhautumisen syntyyn vaikuttaa monet ongelmat, haasteet ja kokemukset. Juttua varten rajasin turhautumisen syyt neljään yleisesti koettuun ongelmaan. Turhautumista aiheuttavat ainakin jatkuvat muutokset, toistuvat työn keskeytymiset, ongelmat johtamisessa ja tunne ettei tule kuulluksi.
1. Jatkuvat muutokset
Nykyisin muutos on pysyvää. Jatkuvat muutokset turhauttavat. Varsinkin muutoksien tekeminen turhaan aiheuttaa turhautumista.
Muutoksia tehdään usein perustelematta niitä kunnolla henkilöstölle. Johto ei välttämättä kerro selkeästi, miksi tämä muutos tehdään eivätkä he avaa työntekijöille kuinka tämä muutos parantaa esimerkiksi työskentelyä, sujuvuutta tai tehokkuutta.
Turhautumista luo myös se ettei muutoksiin sitouteta eikä sitouduta. Mikään muutos ei mene käytäntöön hetkessä vaan muutos ja sen juurtuminen vie aikaa. Liian usein uuden asian kokeilulle ei anneta tarpeeksi aikaa vaan ennen kuin uusi tapa on saatu sisäistettyä tulee jo uusi muutos.
2. Toistuvat työn keskeytykset
Tunnistat varmasti tilanteen, jossa keskittymistä vaativa työ keskeytyy toistuvasti puheluiden tai sähköpostien takia. Jokaisen keskeytyksen jälkeen sinulla menee useampi minuutti ennen kuin pääset taas kiinni alkuperäiseen tehtävääsi.
Kognitiivisesta ergonomiasta ja sen vaikutuksesta työntekoomme, työn tehokkuuteen ja työssä jaksamiseen puhutaan paljon. Kognitiivisen ergonomian tavoitteena on työhyvinvointi ja työnteon sujuvuus, tehokkuus sekä turvallisuus.
Kognitiivisesta ergonomiasta lisää esimerkiksi Työterveyslaitoksen sivuilta.
3. Ei tule kuulluksi
Usein turhautumisen syynä on tunne ettei tule kuulluksi tai huomioiduksi. Taustalla voi olla esimerkiksi jatkuva ideoiden ja ajatusten vähättely ja alas ampuminen.
Motivoitumisen takia olisi tärkeää kokea olevansa merkityksellinen osa työyhteisöä. Haluamme myös kuulua ryhmään. Ryhmään kuulumisen tunnetta vahvistaa tunne omasta hyödyllisyydestä. Jos omat ideat saavat aina tylyn vastaanoton voi henkilön turhautuminen kasvaa ja motivaatio laskea.
Kuunteluun liittyy myös ”vastakaiku”. Jos samoista asioista keskustellaan toistuvasti, ilman päätöstä, menee energiaa ja huomiota jatkuvasti turhauttavan ja negatiivisen asian vatvomiseen.
Esille nostetun ongelman tai haasteen tulisi keskustelun kuluessa päättyä johonkin lopputulemaan eikä jäädä leijumaan ilman ratkaisua tai epäselvänä. Muutoin asia nousee jatkuvasti esille aiheuttaen turhautumista.
4. Ongelmat johtamisessa
Esihenkilötyöllä on suuri vaikutus koko työyhteisön motivaation ja turhautumisen kokemuksiin. Esihenkilö ja hänen työnsä näkyy ja vaikuttaa koko työyhteisön toimintaan, pahimmillaan esihenkilön vääränlainen toiminta saattaa turhauttaa jatkuvasti koko henkilöstöä.
Esihenkilössä voi turhauttaa hänen osaamattomuutensa joko suorittavassa työssä tai johtamisessa. Turhautumista lisää jos esihenkilö ei ota vastuuta omasta roolistaan ja kehity siinä.
Epäjohdonmukaisuus teoissa ja päätöksissä on erittäin turhauttavaa. Esihenkilön muuttuvat mielipiteet ja toimintatavat pitävät koko henkilöstön varpaillaan heikentäen näin henkilöstön tehokkuutta ja viihtyvyyttä.
Epätasa-arvo on merkittävä turhautumisen tekijä jota esihenkilö luo kohtelemalla työntekijöitä eri tavalla. Suosimalla toista esimerkiksi vapaiden sijoittelussa, sopivien työvuorojen antamisessa, ideoiden kuuntelussa tai osaamisen kehittämisessä luo muille työntekijöille tunteen heidän arvottomuudestaan ja tämä johtaa vahvaan turhautumisen kokemiseen.
Esihenkilön tulisi hallita tunneälyn keinot ja tuntea itsensä. Tunneälyn avulla esihenkilö voi saada turhautumisen hallintaan. Lue lisää vinkkejä esimeistyöhön täältä.
Kenen vastuulla turhautumisen estäminen tai hallinta
Seuraavaksi muutama vinkki kuinka esimies ja työntekijät voivat rooleissaan estää turhautumisen syntymistä.
Esihenkilön vastuulla
Esihenkilön tulisi kuunnella ja tunnistaa mikä työyhteisössä luo turhautumista. Hänen tulisi ottaa asioita puheeksi ja selvittää syitä. Työntekijöille tulisi osoittaa, että heitä kuunnellaan, arvostetaan ja tuetaan.
Esihenkilön on hyvä nähdä oman roolin ja vuorovaikutuksen vaikutus koko työyhteisöön. Hänen tulisi olla halukas kehittymään ja oppimaan uutta.
Muutokset
- Osallista henkilöstö muutoksiin jo suunnitteluvaiheessa
- Jos voit vaikuttaa tilanteeseen älä aloita päällekkäisiä muutoksia
- Kuuntele työntekijöiden toiveita ja tarpeita muutokselle
Keskeytykset
- Huolehdi työntekijöiden työnteon edellytykset kuntoon
- Pyri luomaan työrauha
- Kuuntele työntekijöiden toiveita ja ehdotuksia tilanteen parantamiseksi
Ei tule kuulluksi
- Huomioi yksilöt
- Kuuntele ideoita ja keskustele avoimesti
- Hyödynnä hyviä ideoita (kunnia ehdottajalle)
Ongelmat johtamisessa
- Ota asiallista palautetta vastaan ja pyydä palautetta aktiivisesti
- Arvioi omaa esihenkilötyötäsi ja vuorovaikutustasi realistisesti
- Kehitä osaamistasi jatkuvasti
Työntekijän vastuulla
Työntekijän rooliin kuuluu ottaa asioita puheeksi esimiehen kanssa rakentavalla tavalla.
Työntekijän vastuuseen kuuluu myös omien työtehtävien hoitaminen vastuullisesti ja tehokkasti.
Lisäksi olisi ymmärettävä kokonaisuus eikä vain omaan toimenkuvaan kuuluvia asioita. Työntekijän vuorovaikutustavoilla on suuri merkitys.
Muutokset
- Ole avoin muutoksille, äläkä asetu heti vastarintaan
- Pyri löytämään mahdollisuuksia muutoksista ja ajatele kokonaisuutta, äläkä vain omaa työtehtävää tai roolia
- Anna palautetta muutoksesta rakentavasti
Keskeytykset
- Johda itseäsi, ota työtavoistasi vastuuta sekä kehitä niitä
- Tunnista häiriötekijät ja pyri tekemään asialle jotain (esim. niputa samankaltaisia työtehtäviä, älä vastaa heti sähköposteihin jos työ on kesken)
Ei tule kuulluksi
- Pyri kertomaan toiveesi tai ideasi oikeassa paikassa ja oikeaan aikaan
- Älä puhu selän takana
Ongelmat johtamisessa
- Hallitse itse työyhteisötaidot
- Anna esihenkilölle tilaa
- Anna palautetta rohkeasti, mutta rakentavasti > voit pyrkiä vaikuttamaan esimieheen ja auttaa häntä kehittymään
Tunneälyn avulla turhautuminen hallintaan
Saat tunneälyn avulla turhautumisen hallintaan selkeyttämällä mitä sinun tulee huomioida ja mihin kannattaa laittaa energiaa jotta arjessa syntyisi mahdollismman vähän haitallista turhautumista.
Se mitä et tunnista tai huomaa, et voi muuttaa. Seuraavan kerran kokiessasi turhautumista mieti mistä se syntyi, onko sille todellinen syy ja kuinka voisit toimia poistaaksesi asian joka turhautumisen synnytti.
Muista myös se että jatkuva ongelmien, virheiden ja negatiivisten asioiden huomiointi ohjaa sinut huomaamaan juuri näitä asioita. Opettele kiinnittämään huomiota asioihin jotka ovat hyvin ja onnistuvat. Ongelmat tulee huomioida mutta ongelmia ja virheitä ei saisi etsimällä etsiä.
Työyhteisön turhautumisten määrä voi pienetää huomioimalla onnistumiset. Onnistumiset lisäävät me-henkeä ja ohjaavat etsimään hyviä asioita lisäten näin hyvinvointia. Kun ymmärrät omat tunteesi ja käytöksesi ymmärrät muita helpommin. Näin jotkin aiemmin sinua turhauttaneet asiat saattavat hävitä tai alat katsoa asiaa eri näkökulmasta.
Lue lisää Johtakee-blogista: Neljä vinkkiä tunneälykkääseen esimiestyöhön.
Seuraavaksi tarkastelen turhautumista hallinnan ympyrän kautta. Ympyrän avulla voit karsia asioita joihin sinun kannattaa kuluttaa aikaasi.
Hallinan ympyrä tunneälyn apuna turhautumista vastaan
En voi vaikuttaa en voi päättää
Usein meitä turhauttavat asiat joihin emme voi vaikuttaa ja joita emme voi päättää. Kuitenkin näiden asioiden pohtiminen suuntaa energian väärään suuntaan heikentäen tehokkuuttamme.
Esihenkilönä muistan usein murehtineeni myyntien suhteen paljon sellaisia tekijöitä joihin en voinut vaikuttaa tai joita en voinut päättää. Sain lisää energiaa ja hallinnan tunnetta kun ymmärsin kiinnittää huomion asioihin joihin voin vaikuttaa.
Turhautuneena kannattaa pysähtyä ja miettiä onko asia oikeasti niin merkittävä että siihen kannattaa edes kiinnittää huomiota. Seuraavaksi kannattaa pohtia pystytkö päättämään asiasta tai voitko vaikuttaa siihen. Vastauksen ollessa kaikkiin kysymyksiin ei, älä haaskaa siihen enempää energiaasi.
En voi päättää, voin vaikuttaa
Unohdamme helposti että vaikka emme voi päättää jotain asiaa voimme pyrkiä vaikuttamaan siihen. Suurin osa työhön liittyvistä asioista ovat sellaisia joihin voimme pyrkiä vaikuttamaan.
Tilanne on ikävä jos jatkuvasta omat vaikuttamisyritykset ”torpataan” vaikka idea olisi koko työyhteisön kannalta hyvä. Merkityksellistä on myös se kuinka ideat torpataan. Oikeudenmukaisen ja järjellisen selityksen ymmärtävät varmasti kaikki.
Muista siis rohkeasti pyrkiä vaikuttamaan jos jokin työn osa, rutiini tai jonkun toiminta aiheuttaa turhautumista. Jos vaikka työkaveri jättää aina jonkin työhönsä kuuluvan osan tekemättä, voi siitä hänelle kohteliaasti mutta napakasti kertoa.
Tärkeää on oppia ottamaan asioita puheeksi ammattimaisesti. Tällöin turhautumisen tuomat tunteet ja kiukut on jätettävä pois ja oma ajatus on osattava esitellä rauhallisesti sekä hyvin perustellen.
Voin päättää ja voin vaikuttaa
Voit päättää ja vaikuttaa vain omaan tekemiseen ja ajatteluun. Voit päättää kuinka teet työsi ja huomioit muut. Voit vaikuttaa työyhteisöön, sen toimintaan ja vuorovaikutukseen.
Tunneälykkään työyhteisön jäsenet osaavat tulkita omia tunteitaan ja ennakoida sekä hallita käytöstään. He ymmärtävät myös muiden tunteita ja reaktioita. Jokainen jäsen näkee oman toiminnan vaikutuksen toiseen ja kuuntelee miksi työkaveri on turhautunut. Tunneälykkäässä työyhteisössä osataan ottaa vastaan ja antaa palautetta sekä osataan muovata omaa toimintaa tilanteen mukaan ilman jatkuvia ongelmia.
Oman jaksamisen kannalta on hyvä ymmärtää että suurin osa asioista ovat sellaisia joihin et voi vaikuttaa ja joita et voi päättää. Huomioi asiat joihin voit vaikuttaa. Pääpaino tulee antaa niille asioille joihin voit vaikuttaa ja jotka voit päättää eli sinun omaan toimintaasi.
Jos esimerkiksi koet että työsi keskeytyy jatkuvasti heikentäen keskittymistäsi ja tehokkuuttasi, voit ottaa tilannetta haltuun pohtimalla voitko tehdä tunnin töitä jonka aikana luot listan, sammutat kännykän ja hiljennät sähköpostien äänet ja keskityt työhön. Tunnin jälkeen voit katsoa viestit/puhelut ja jatkaa samalla tavalla vaikka toisen tunnin. Voit kertoa työaikasi muille, jolloin hekin osaavat antaa sinulle keskeytyksetöntä työaikaa.
Tunneälyn avulla turhautuminen hallintaan
Turhautuminen voi olla hyvästä ja ohjata keksimään uusia toimintatapoja ja toimia sytykkeenä uudelle idealle. Toisaalta pitkään jatkunut ja toistuvista ongelmista syntyvä turhautuminen tuhoaa motivaatiota. Laskenut mieliala tarttuu muihin ja luo helposti negatiivisen kierteen, josta on vaikea päästä irti vaikka haluaisi.
Hyvinvoiva ja hyvin toimiva työyhteisö ei jää vellomaan ja hautomaan turhauttavia asioista. Työyhteisö on toiveikas, elinvoimainen ja eteenpäin katsova.
Turhautumista voidaan välttää luomalla työyhteisö jossa voidaan puhua ja kertoa omat ajatukset sekä jossa kuunnellaan. Eshenkilönn rooli ja osaaminen on merkittävässä roolissa kun luodaan avointa ilmapiiriä.
Turhautumista voidaan välttää myös luomalla kulttuuri, jossa halutaan oppia ja kehittyä eikä kaikkea ennen tehtyä pidetä ainoana oikeana tapana tulevaa ajatellen. Oppivassa organisaatiossa kuunnellaan työyhteisön jäsenten ideoita ja ajatuksia hyödyntäen niistä parhaat ideat.
Useat turhautumiset liittyvät asioihin joita esimies voi päättää ja joihin hän voi vaikuttaa. Esimiehen tulee huomioida turhautumista synnyttävät asiat, ongelmat ja haasteet sekä pyrkiä ratkaisemaan niitä yhdessä henkilöstön kanssa.
Muista antaa työntekijöille aikaa, kuuntele heitä (vaikka aina et ideoihin tarttuisikaan), tutustu heihin yksilöinä ja pyri osallistamaan heitä mahdollisuuksien mukaan. Näin toimimalla estät yleisimpien turhautumisten syntymisen.
Jos nyt tunnet turhauttavien asioiden taakkaa harteillasi, pohdi mihin voit vaikuttaa ja ala purkamaan painolastia asia kerrallaan pois ja tee se yhdessä työyhteisön sekä työkavereiden kanssa.
Ota tunneälyn avulla turhautuminen hallintaan ja jaksa työssäsi paremmin.
Johtakee-treeni
Johtakee-treeni on liikunnallinen arkijohtamisen valmennus esihenkilöille. Valmennuksessa voit pohtia omia haasteita ja kehittymisen kohteita johtamisessa.
Linkit ja lähde
https://www.tehylehti.fi/fi/tyoelama/turhauttaako-nain-innostut-tyostasi-uudelleen
https://www.ttl.fi/tyopiste/kolme-tapaa-tylsistya-tyossa/
https://www.keva.fi/blogi-kirjoitukset/ala-havita-motivoituneita-ihmisia/
(* Lähde: https://www.tehylehti.fi/fi/tyoelama/turhauttaako-nain-innostut-tyostasi-uudelleen)