Uuden esimiehen
6 virhettä
Onneksi olkoon, olet esimies!
Oletko jo miettinyt millainen ”pomo” haluat olla? Esimiestyöhön ja johtamiseen on olemassa paljon ohjeita ja erilaisia oppeja. Kerron sinulle uuden esimiehen kuusi virhettä jotka kannattaa välttää.
Uuden esimiehen 6 virhettä
- Teet kaiken itse
- Otat roolin
- Et hyödynnä tunneälyä
- Yrität muutosta heti
- Et tutustu yksilöihin
- Olet kaveri
Lukemalla jutun saat selville miksi näitä virheitä kannattaa välttää. Jutusta saat vinkit kuinka asiat kannattaa hoitaa, jotta esimiestyösi ja johtamisesi helpottuu sekä henkilöstösi voi paremmin.
Uuden esimiehen 6 virhettä
Virheitä sattuu eikä niitä kannata pelätä. Toimintaansa voi ja kannattaa kuitenkin kehittää jatkuvasti. Oleellisinta on oman ja toisten jaksamisen huomiointi ja virheistä oppiminen. Jutun vinkit ovat tärkeitä jaksamisesi, esimiestyösi sujuvuuden ja työyhteisösi me-hengen syntymisen suhteen.
Käydään seuraavaksi läpi uuden esimiehen 6 virhettä jotka sinun on syytä välttää. Jokaisessa kohdassa käsitellään virhe, syyt miksi virhettä kannattaa välttää ja keinot kuinka tehdä asiat paremmin virheet välttäen.
Virhe 1. Teet kaiken itse > et delegoi, et pyydä apua
Usein uusi esimies määrittelee itsensä johtajana työtehtäviensä kautta. Esimerkiksi kuukausiraportit, tilitykset tai tietyt palaverit voidaan kokea tehtäviksi jotka kuuluvat esimiehelle. Toki uuden esimiehen tulee opetella tarpeelliset tehtävät ja rutiinit, mutta tehtäviä kannattaa myös mahdollisuuksien mukaan delegoida.
Sanonta ”hyvä johtaja tekee itsestään tarpeettoman” ohjeistaa delegointiin. Esimiehenä tehtäväsi ei ole pyrkiä olemaan paras ja osaavin kaikessa. Tehtävänäsi on mahdollistaa työntekijöiden sujuva työskentely ja työssä onnistuminen sekä tarjota heille mahdollisuus kehittyä. Toimit taustalla auttaen, ohjaten, tukien ja valmentaen.
Oikein tehtynä delegoinnissa piilee monta työyhteisön toiminnan ja tehokkuuden kannalta hyvää asiaa:
- Työ on laadukasta ja tehokasta, kun sen tekee osaava henkilö. Lisäksi työntekijä motivoituu voidessaan käyttää vahvuuksiaan ja saaden onnistumisen kokemuksia.
- Delegoinnilla voit motivoida ja sitouttaa työntekijän joka haluaa kehittyä, haastaa itseään sekä oppia uutta.
- Delegointi osallistaa työntekijöitä ja auttaa heitä hahmottamaan yrityksen toiminnan kokonaisuuden selkeämmin.
- Rutiinitehtäviä jakamalla säästät aikaasi ja voit olla enemmän läsnä työntekijöillesi.
Esimiehenä sinun ei tarvitse osata kaikkea. Sinun tulee nähdä vahvuutesi ja kehittymisen kohteet, ymmärtää mitä pitää oppia sekä ottaa vastuu omasta kehittymisestä. Tärkeää on myös pyytää ajoissa apua ja delegoida.
Muista ettet delegoi vain tehtäviä joista et itse pidä. Ota delegoinnin lähtökohdaksi työntekijöiden toiveet, osaaminen sekä heidän monipuolinen kehittämisensä. Muuten delegointi ei motivoi tai sitouta henkilöstöä.
Johtakee-sisäpiiri auttaa sinua kehittymään
Virhe 2. Otat kuvitteellisen esimiehen roolin > et hyödynnä vahvuuksiasi
Jotkut ottavat kuvitteellisen esimiehen roolin aloittaessaan esimiestyön. Sinullakin voi olla mielikuvia siitä millainen hyvä esimies on tai ei ole. Ottaessasi täysin kuvitteellisen roolin et näyttäydy työntekijöille aitona persoonana, jolloin heidän voi olla vaikea luottaa sinuun.
Voit luoda oman esimiestyylisi yhdistämällä omia vahvuuksiasi yleiseen käsitykseen hyvästä esimiehestä. Käskevä ja määräävä esimiestyyli ei toimi eikä tuota haluttuja tuloksia.
Mahdollisuuksien mukaan työntekijöiden tarpeet tulisi huomioida määritellessäsi tapaasi olla esimies. Pohdi millaista johtajaa juuri he kaipaavat ja arvostavat. Tietyt toimintatapasi tai painotuksesi voivat vaihtua ryhmän mukaan vaikka päälinjat pysyvät ennallaan.
Esimiehenä joudut ajoittain toimimaan vastoin omia ajatuksiasi; joudut olemaan napakka vaikka muuten et sitä olisi, joudut olemaan innostava vaikka olisit väsynyt tai joudut perustelemaan ylempien johtajien muutosta työntekijöille (johon edes itse et välttämättä usko).
Erilaisissa johtamiseen liittyvissä työtehtävissä sinua auttavat selkeä mielikuva työminästä ja selkeät ohjenuorat esimiestyöhösi. Rakentamalla tapasi johtaa omien vahvuuksiesi päälle, on toimintasi johdonmukaista, luottamusta herättävää ja ennakoitavaa. Ennakoitavuus ja luottamus ovat tärkeitä henkilöstön motivaatioon vaikuttavia asioita.
"Persoonallisuudestasi ja vahvuuksistasi kumpuava johtajuus herättää luottamusta."
Virhe 3. Et tutustu yksilöihin > johdat olettamuksilla ja yleistyksillä
Et voi motivoida henkilöstöä tehokkaasti, jos et tunne heitä kunnolla. Jotta voit todella motivoida, innostaa ja tukea, on sinun tutustuttava yksilöihin. Tuntemalla työntekijäsi voit johtaa ja valmentaa heitä oikein sekä luoda sopivan työpaikan juuri heitä varten.
Työntekijästä olisi hyvä tietää osaamisen ja esimerkiksi koulutuksen lisäksi elämäntilanne, harrastukset, tulevaisuuden toiveet, tarpeet ja päämäärät. On hyvä selvittää millaisesta esimiehestä he pitävät ja pohtia kuinka nämä toiveet sopivat itseesi.
Selvitä työntekijältä mikä motivoi ja innostaa, mikä lannistaa, miten hän haluaisi saada palautteen, millaisesta tavoitteiden asettamisesta hän pitää ja miten hän kokee olevansa osa ryhmää. Selvitä myös työntekijän oma näkemys hänen vahvuuksistaan ja kehityksen kohteistaan.
Tuntemalla yksilön voit johtaa ja motivoida häntä tehokkaammin. Saat viestisi paremmin perille, säästät molempien aikaa ja saat innostuneempia sekä sitoutuneempia työntekijöitä, kun huomioit heitä yksilöllisesti.
Rakentavaa palautetta tai uusia tehtäviä antaessasi kannattaa huomioida työntekijälle tilanteen mukainen luontaisin tapa oppia tai saada palautetta. Kaikkea ei voi aina huomioida, mutta mahdollisuuksien mukaan yksilön huomioon ottaminen kannattaa.
Olen huomannut että työntekijöiden toiveet rakentavan palautteen suhteen vaihtelevat ääripäästä toiseen. Toiset toivovat että asia kerrotaan kierrellen ja kaarrellen positiivisen palautteen kanssa. Toiset vastaavasti kaipaavat suoraa ja välitöntä palautetta virheen jälkeen. Suurin osa kaipaa rakentavan palautteen yhteydessä esimieheltään konkreettisia vinkkejä kuinka työntekijä voi parantaa omaa suoritustaan.
Yksilöiden tuntemisen tarve korostuu muutostilanteissa. Osaat esitellä uudet asiat ja muutokset työntekijälle parhaalla mahdollisella tavalla, kun tunnet yksilön ja tiedät kuinka hän reagoi muutoksiin. Tämä toimii myös ryhmätasolla, kun tunnet yksilöt, kykenet kertomaan muutoksista niin että se puhuttelee kaikkia.
Virhe 4. Et hyödynnä tunneälyä > jätät tunteet kotiin johtaen töissä asioita ja lukuja
Tunneälyn avulla voit tunnistaa ajatuksiasi ja tunteitasi. Opit ymmärtämään mistä ne syntyvät, kuinka ne sinuun vaikuttavat ja millaista käytöstä ne sinussa synnyttävät. Tunnistamalla tämän tapahtumaketjun voit hallita ja muokata käytöstäsi.
Tunnistamalla tunteet ja niiden synnyttämän käytöksen itsessäsi, voit opetella tunnistamaan niitä myös työntekijöissäsi ja ymmärryksesi heistä syvenee. Kun huomioit millaisen tunteen jokin teko voi työntekijässä herättää voit oppia tuntemaan hänelle ominaisen tavan toimia eri tilanteissa.
Havainnoimalla näitä yhteyksiä voit huomioida työntekijää tilannekohtaisesti paremmin. Tällöin osaat antaa rakentavan palautteen henkilölle sopivalla tavalla jolloin hän ei välttämättä koe tarpeelliseksi puolustautua hyökkäämällä. Pääsette asiassa nopeammin eteenpäin kun työntekijä voi ymmärtää palautteen syyt paremmin.
Tunneälyn avulla voitte luoda yhdessä kannustavaa ja keskustelevaa vuorovaikutusta työyhteisöönne. Tiedostamalla omat tapanne toimia voitte ymmärtää toisianne paremmin, jolloin voitte keskustella haastavistakin tilanteista rakentavasti.
Tunneälyn avulla olet helposti lähestyttävä ja inhimillinen esimies. Olet esimies joka osaa kannustaa, tukea ja kehua työntekijöitä. Pystyt suhtautumaan muuttuviin tilanteisiin joustavasti ja ymmärrät ettet voi kaikissa tilanteissa toimia samalla tavalla. Toimintaasi ohjaa selkeä ajatusmalli, jonka avulla toimit johdonmukaisesti ja ennakoitavasti.
Tunneälyyn kuuluu empatia eli kyky asettua toisen asemaan. Tunneälyn avulla osaat perustella ajatuksiasi ja tekojasi etkä koe työntekijöiden kyselyä negatiivisena kyseenalaistamisena. Näet kysymykset enemmän mahdollisuutena avata ajattelutapaasi työntekijöille, jotta he voivat oppia tuntemaan sinua entistä paremmin.
Tunneälyn avulla ymmärrät mitä tunteita, ajatuksia ja toimintoja jokin päätöksesi tai sanomasi voi työntekijöissä synnyttää. Pohtimalla näitä yhteyksiä etukäteen osaat perustella asiasi tilannekohtaisesti vakuuttavammin.
Virhe 5. Yrität heti muutosta > näin olet ennenkin toiminut
Saapuessasi olemassa olevaan työyhteisöön, älä pyri muuttamaan asioita liian nopeasti. Turhan nopeasti aloittamasi muutokset voivat kääntyä todella nopeasti sinua vastaan. Nopeat muutokset voivat luoda vanhoille työntekijöille vahvaa muutosvastarintaa ja tunteen siitä, etteivät he ole mielestäsi osanneet tehdä mitään oikein ja sinä tulet kertomaan kuinka heidän tulisi toimia.
Alkuun on hyvä ensin tutustua ja luoda luottamusta. Aloita tutustuminen yksilöistä ja työyhteisön toimintavoista. Kerää havaintojasi ylös, mutta älä kerro niitä heti muille. Toki räikeisiin puutteisiin ja turvallisuutta uhkaaviin asioihin tulee puuttua heti. Kysele työntekijöiltä heidän näkemyksiään ja kokemuksiaan nykyisestä tilanteesta.
Muutaman viikon jälkeen voit käydä tekemäsi listan läpi. Valitse ensin muutama tärkein asia. Mieti myös tarkkaan mikä olisi muutosten tärkeysjärjestys. Mieti valintaa tehdessäsi onko tämä sellainen asia että minun yksin ei kannata opetella uutta tapaa vaan kaikkien muiden (esimerkiksi 15 henkilön) on tärkeää oppia uusia tapa.
Ehdotuksesi on varmasti tervetullut, jos työyhteisössä koetaan tyytymättömyyttä asiaa kohtaan. Mikäli puutteita ei havaita, mieti mikä kehitysideasi hyöty tai arvo on työntekijälle ja hänen työlleen. Ehdota muutosta tämän hyödyn ja arvon kautta mikäli muutos on tarpeeksi merkittävä ja hyödyllinen jotta siihen kannattaa ryhtyä.
Työyhteisön uusi jäsen säilyttää kyvyn tarkastella ryhmän toimintaa ja tehokkuutta ulkopuolisena noin puolisen vuotta. Tämä jälkeen hän on ryhmän tavoissa ja käytännöissä sisällä, eikä alun kaltainen ulkopuolelta tarkastelu ole enää yhtä vaivatonta.
Muista siis hyödyntää kykysi ulkopuoliseen tarkkailuun. Muutoksiin ei kannata kuitenkaan rynnätä liian aikaisin. Muutosta ei kannata aloittaa osallistamatta henkilöstöä mukaan tavalla tai toisella.
Virhe 6. Olet kaveri > etkä pysty enää olemaan esimies
Vaikka sinun tulee tulla toimeen työtekijöiden kanssa ja on tärkeää jutella muustakin kuin työstä, ole tarkkana siinä ettet muutu liian läheiseksi kaveriksi.
”Mitä se haittaa jos on kivaa yhdessä ja ollaan kavereita?” Haittana voi olla esimiehen rooliin kuuluvien tehtävien hoitamisen haastavuus.
Usein kavereille voi tulla erimielisyyksiä ja jopa riitoja. Nämä riidat voivat vaikuttaa tunnelmaan työpaikalla.
Rakentavan palautteen antaminen tai käskeminen vaikeutuu jos välinne ovat liian kaverilliset. Voit kokea palautteen antamisen tai käskemisen vaikeaksi tai vastaavasti työntekijä ei ota palautetta vastaan koska olet ”vain” kaveri.
Haastavaa voi olla myös se, että luultavasti et koe samaa yhteyttä kaikkien työntekijöiden kanssa, jolloin kaveeraus yhden työntekijän kanssa aiheuttaa työyhteisöön epätasa-arvoa joka murentaa vakuuttavuuttasi ja luotettavuuttasi. Voi olla vaikeaa kieltäytyä antamasta kaverille etuja tai myönnytyksiä joita hän pyytää, kuten antaa kaverille tämän toivomia viikonloppuvapaita.
On siis tärkeää osata erottaa missä raja läheisen esimiehen ja kaverin välillä menee. Ehkä kyse on siitäkin, miten henkilökohtaisia asioita jakaa kunkin työntekijän kanssa ja milloin tai miten aikaa vietetään yhdessä.
Rooliisi kuuluu tulla toimeen kaikkien työntekijöiden kanssa. Tämä on tärkeää myös tasa-arvon ja oikeudenmukaisuuden näkökulmasta.
"Työntekijä arvostaa aitoa, tasa-arvoista, oikeudenmukaista ja ennakoitavaa johtajaa."
Uuden esimiehen 6 virhettä
Huolehdi uutena esimiehenä jaksamisestasi, äläkä kuormita itseäsi liikaa. Tunneälyn yksi elementti on armollisuus. Muista että olet uudessa tilanteessa, älä yritä pusertaa liikaa alussa vaan anna oppimiselle kunnolla aikaa. Uuteen roolin voi joutua kasvamaan hetken.
Johtajuudessa ja esimiestyössä kehityt kaiken aikaa, etkä ole koskaan täysin valmis. Se on yksi työsi suurista rikkauksista ja haasteista.
Muista rakentaa tapasi olla esimies oman persoonasi päälle lisäämällä siihen hyvän esimiehen elementtejä. Hyödynnä ryhmää ja sen osaamista tarjoamalla työntekijöille mahdollisuuksia kehittyä ja ylittää itsensä. Varaa aikaa tutustua yksilöihin ja luokaa sitä kautta yhdessä vahva me-henki. Yhteishenki auttaa teitä selviämään voittajina myös kohtaamistasi haasteista.
Olet nyt lukenut uuden esimiehen 6 virhettä ja vinkit niiden välttämiseksi. Toivon että saat vinkeistä apua uuteen työhösi.
Juttu sisälsi myös linkkejä muihin Johtakee-blogin teksteihin. Niiden avulla voit pohtia ja kehittää omaa esimiestyötäsi.
Onnea uuteen työhösi ja jos kaipaat tukea, voit olla yhteydessä minuun, autan mielelläni.