Arkijohtamisen kolme työkalua

Kehitä ja motivoi
Keskustele, kiitä ja kunnioita
Hyödynnä huumoria

Päivittäinen esimiestyö suorittavan työn ohella vaatii työkaluja, joiden avulla johtamisesta tulee selkeää ja suunnitelmallista. Työntekijälle tämä näkyy oikeudenmukaisena ja  johdonmukaisena esimiestyönä. Toimimalla ennakoitavasti voit rakentaa luottamusta.

Hyödynnä tämän jutun kolme arkijohtamisen työkalua:

  • kehitä ja motivoi
  • keskustele, kiitä ja kunnioita
  • hyödynnä huumoria

Arkijohtamisen malliin kuuluu yhdeksän esimiestyössä hyödynnettävää työkalua. Lue täältä aikaisemmat Johtakee-blogin jutut joissa käsitellään Arkijohtamisen mallin muita työkaluja:

Arkijohtamisen kolme työkalua

Kehitä ja motivoi

Kehittäminen ja motivointi ovat samassa työkalussa, koska ne vaikuttavat vahvasti toisiinsa. Motivoimalla saat työntekijän innostumaan ja haluamaan kehittyä työssään. Vastaavasti tarjoamalla työntekijälle mahdollisuuden kehittyä motivoit häntä.

Kehittäminen

Kehittämisen lähtökohtina tulee yrityksen tarpeiden lisäksi olla työntekijän motivaatio, vahvuudet, kiinnostuksen kohteet ja tulevaisuuden tavoitteet. Sinun tulee tutustua työntekijään, jotta osaat valita hänelle oikeat kehittämistavat.

Usein unohdetaan huomioida kuinka kyseinen henkilö oppii parhaiten. Otetaan esimerkiksi työntekijä, joka on hyvä käytännön työssä, eikä perinteinen koulun penkin kuluttaminen kiinnosta häntä. Silloin kannattaa punnita erilaisia valmennus- ja koulutusvaihtoehtoja, jotta myös hänen vahvuutensa ja tarpeensa tulevat huomioiduiksi.

Huomioimalla työntekijän luontaisen tavan oppia, saat parempia tuloksia.

Lue lisää oppimisen huomioimisesta esimiestyössä.

Henkilöstön kehittämistä suunniteltaessa ei kannata huolehtia ensimmäisenä siitä, lähteekö työntekijä pois vuoden vai kymmenen vuoden päästä. Toki toivottavaa on, että juuri koulutettu tai vasta perehdytetty työntekijä pysyy työssään pidempään, mutta tärkeää on myös luoda positiivista työnantajakuvaa.

Henkilöstön työpäiväkokemuksen, kehittämisen ja kouluttamisen avulla luodaan yrityksestä hyvää työnantajakuvaa. Hyvän työnantajakuvan avulla voidaan houkutella alan parhaita osaajia töihin.

Kannattaa myös pohtia milloin on syytä kouluttaa koko henkilöstö ja milloin vain osa. Voiko esimerkiksi kouluttaa muutaman työntekijän, jotka voivat kouluttaa yrityksen sisällä vastaavat asiat muille. Kehittäkää ja kouluttakaa mahdollisuuksien mukaan niitä joilla on siihen halua ja motivaatiota.

Muista että uuden oppiminen, tiedon sisäistäminen, käytäntöön soveltaminen ja lopulta toimintatavan muuttaminen vaativat työntekijöiden motivaatiota ja sitoutumista. Muutos ja oppiminen vaativat usein aikaa, eikä kaikkia ongelmia voida ratkaista yhden valmennuspäivän aikana.

Kuinka kehittää

Henkilöstöä voidaan kehittää niin sisäisillä kuin ulkoisillakin koulutuksilla ja valmennuksilla. Työpaikalla voidaan oppia ja kehittyä ilman erityistä koulutusta tai valmennusta työtehtäviä ja vastuita vaihdellen.

  • Muista ettei kehityskohteita kannata olla monta kerrallaan.  Aloitetut kehityshankkeet eivät saisi jäädä kesken. Kesken jääneet kehityshankkeet aiheuttavat turhautumista. Turhautuminen laskee motivaatiota. 
  • Työnkierto mahdollistaa uuden asian oppimisen työntekijöille, jotka oppivat tekemällä ja kokemalla.
  • Loma-aikana voi antaa lomalla olevan työtehtäviä ja vastuita työntekijöille joille kyseiset työt ovat uusia.
  • Delegointi on hyvä tapa saada työntekijät oppimaan uutta arjen lomassa. Delegoinnissa tulee muistaa, että paras lopputulos saavutetaan kun kyse ei ole vain epämieluisan työtehtävän siirtämisestä toiselle. Delegointi voi olla lyhyt- tai pitkäaikainen.
  • Mentoroinnin avulla voi varmistaa hiljaisen tiedon siirtymisen kokeneemmalta työntekijältä uudelle työntekijälle. Toimiva mentorointisuhde tarvitsee tietenkin motivaatiota mentorilta opettaa ja kouluttaa uutta työntekijää.

Kaikissa työn ohessa tapahtuvissa kehittämistoimissa tulee huolehtia työnteon edellytykset kuntoon. On tarjottava hyvä ja kattava perehdytys sekä kerrottava kuka voi tarpeen tullen auttaa uuden tehtävän hoitamisessa.

Työntekijä oppii parhaiten myönteisessä olotilassa, koska tällöin hän on halukas omaksumaan uutta tietoa. Esimiehen tulee olla mukana luomassa työyhteisöä jossa uuden oppiminen ja kehittyminen nähdään mahdollisuutena eikä uhkana tai rasitteena. Itsensä kehittämiseen motivoi myös tieto siitä, että uusia tietoja pääsee hyödyntämään työssään ja niitä arvostetaan.

Motivointi

Motivointi on yksi tärkeimmistä ja haastavammista esimiehen työkaluista. Vaikka et voi ”väkisin” motivoida ketään, tulee sinun luoda edellytykset motivoitumiselle.

Muista, että motivaatio muuttuu teoiksi vain henkilön oman tahdon kautta. Voit siis tarjota mahdollisuuden motivoitua, mutta työntekijän on itse tahdottava tehdä asia ja siirtyä ajatuksista tekoihin.

Motivoinnissa on tärkeää selvittää mistä työntekijäsi yksilöinä ja ryhmänä motivoituvat. Arkijohtamisen mallin yksi ydinajatuksista on, että esimiehen on tunnettava työntekijänsä tarpeeksi hyvin, jotta hän voi motivoida työntekijöitä yksilölle sopivalla tavalla.

Kuinka motivoida

  • osallistamalla henkilöstöä
  • selvittämällä heidän tulevaisuuden tavoitteitaan / kiinnostuksen kohteitaan ja antamalla heille siihen suuntaavia tehtäviä / mahdollisuuksia
  • huomioimalla onnistumiset
  • huomioimalla epäonnistumiset ja virheet kehittävällä tavalla
  • antamalla tarvittaessa selkeitä vinkkejä kuinka työntekijä voi kehittää toimintaansa
  • luomalla avoimen ja keskustelevan työyhteisön, jossa halutaan oppia sekä kehittyä
  • luomalla työyhteisön jossa on hyvä me-henki ja jossa tuetaan toisiaan
  • kannustamalla ja valmentamalla
  • toimimalla itse esimerkkinä erilaisissa arjen tilanteissa
  • ymmärtämällä että henkilöstöllä on muu elämä ja vapaa-aika sekä kunnioittamalla sitä
  • luottamalla henkilöstöön ja tarjoamalla heille tukea tarvittaessa
  • toimimalla itse ennakoitavasti ja oikeudenmukaisesti erilaiset tilanteet huomioiden
  • tunneälykkäällä esimiestyöllä
  • asettamalla kannustavia, realistisia ja seurattavia tavoitteita ja seuraamalla niitä
  • kiittämällä ja kunnioittamalla (tästä lisää myöhemmin)
  • antamalla positiivista ja rakentavaa palautetta
  • huomioimalla palkan, bonusten ja muiden etuuksien rooli (ei tietyn rajan jälkeen motivoi, eikä synnytä sisäistä motivaatiota)

Nosta esimiestyösi uudelle tasolle

Ota yhteyttä ja kerro mihin tarvitset apua

Keskustele, kiitä ja kunnioita

Työntekijät haluavat tuntea, että heidän työllänsä on merkitystä koko yritykselle. Merkityksellisyyden kokeminen on tärkeä osa motivoitumista. Sinun tulee esimiehenä osoittaa työntekijöille arvostusta.

Esimiehen tulee olla läsnä ja keskustella työntekijöiden kanssa. Työntekijöitä tulee kiittää esimerkiksi hyvin tehdystä työstä tai joustamisesta työvuoroissa.

Osoittamalla kunnioitusta työntekijän tekemää työtä kohtaan luot työntekijälle tunteen hänen työnsä ja roolinsa merkityksellisyydestä. 

Seuraavaksi kerron kuinka nämä työkalut on helppo ottaa mukaan esimiestyöhösi.

Keskustele

Esimiehenä sinun tulee tuntea omat työntekijäsi mahdollisimman hyvin. Avoin ja keskusteleva vuorovaikutus on merkittävässä roolissa tutustumisessa ja hyvän ilmapiirin luomisessa. Esimies toimii esimerkkinä myös vuorovaikutuksesta yrityksessä.

Sinun tulee myös tietää kuinka työntekijät voivat, mitä haasteita he kohtaavat työssään ja millaisia toiveita heillä on. Jos et keskustele työntekijöiden kanssa et tiedä mitä yrityksessä tapahtuu.

Asiakkaiden parissa työskenteleviltä työntekijöiltä kannattaa selvittää mitä toiveita ja palautteita he ovat asiakkailtanne saaneet.

Keskusteluun liittyy myös läsnäolo. Esimiehen tulee näkyä työntekijän arjessa. En tarkoita että  pitää olla vahtimassa, jos työ sujuu tavoitteiden mukaan. Vaan sitä, että työntekijöillä on tunne siitä että olet läsnä, sinulta saa apua kun sitä tarvitsee ja että sinä keskustelet heidän kanssaan, kun he sitä tarvitsevat.

Johtaminen ja esimiestyö eivät ole sitä että käyt välillä ”moikkaamassa”. Se on aitoa vuorovaikutusta, läsnäoloa ja työntekoa yhdessä ja yhteisten tavoitteiden eteen.

Ota siis tavaksi keskustella työntekijöidesi kanssa päivittäin. Keskusteluiden lomassa voit antaa ja saada palautetta, motivoida, kannustaa, tukea, kehittää, opastaa, korjata virheitä ja innostaa.

Kuinka keskustella

  • Muista keskustella muistakin kuin työhön liittyvistä asioista. Kertomalla itsestäsi jotain vapaa-aikaan liittyvää, uskaltavat myös työntekijät jakaa sinulle enemmän asioitaan. Näin voit oppia tuntemaan heidät paremmin, jolloin sinun on helpompi ymmärtää, johtaa ja motivoida heitä.
  • Keskustelemalla jostain päätöksistä ja toimenpiteistä voit saada työntekijät ymmärtämään muutosta ja tilannetta paremmin, jolloin esimerkiksi muutosvastarinta voi madaltua.
  • Muista että keskusteluun kuuluu myös kuuntelu.
  • Kun kohtaat työntekijän vaikka käytävällä muista tervehtiä ja jos sinulla ei ole oikeasti kova kiire kysy kuulumiset.
  • Älä keskustele vain henkilöiden kanssa joiden kanssa kemianne toimivat. Sinä olet esimies ja sinun tulee tulla kaikkien kanssa töissä toimeen sekä olla tasapuolinen.
  • Keskustelemalla avoimesti  saat henkilöstöltä tietoosi tärkeitä asioita
  • Muista haastavan tilanteen tai kriisin aikana keskustella entistä enemmän työntekijöidesi kanssa, koska keskustelemalla ja kuuntelemalla johdat ja ohjaat työntekijöitäsi haastavan tilanteen keskellä.

Kiitä

Varmasti tiedät kuinka suuri merkitys on pienellä kiitos-sanalla. Kuinka usein käytät sanaa? Kuinka usein hydynnät sitä esimiestyössäsi? Suosittelen hyödyntämään sanaa usein.

Edellisessä kohdassa korostin merkityksellisyyden kokemisen tärkeyttä. Olen myös aikaisemmissa blogiteksteissä maininnut onnistumisten kokemisen merkityksen. Kiitoksen avulla luot merkityksellisyyden kokemusta ja huomioit onnistumisia. 

Kiitoksen avulla saat aikaan tunnereaktion jonka avulla työntekijä sitoutuu ja motivoituu työstään. Hän kokee arvostusta, merkityksellisyyttä ja yhteenkuuluvuutta.

Kuinka kiittää

  • Kiitä työntekijää aidosti, iloisesti ja kuuluvasti joustamisesta esimerkiksi silloin, kun työvuoroissa on joustettu lyhyellä aikataululla äkillisen sairastumisen takia. Työntekijä joustaa mielellään uudelleen, kun hän saa joustamisestaan kiitosta.
  • Kiitä työntekijää, kun hän on hoitanut työtehtävänsä hyvin. Kiitos on erityisen motivoivaa, jos työtehtävä on ollut uusi tai muuten työntekijälle haasteellinen.
  • Kiitä jos työntekijä huomaa jonkin virheen ja estää huomiollaan suurempaa virhettä tapahtumasta. Muista kiittää huomioista vaikka virhe olisi sinun ja siinä hetkessä oma huolimattomuus suututtaisi. On tärkeää että työntekijät uskaltavat tulla sanomaan tärkeistä puutteista ja virheistä. Kiitoksella tulee vahvistaa kyseistä toimintaa.
  • Kiitä palautteesta joka kohdistuu itseesi. Esimiehenä annat palautetta työntekijöillesi ja sinun tulee osata ottaa vastaan palautetta ja olla esimerkkinä. Esimiehenä et saisi hyökätä, selitellä tai puolustautua aggressiivisesti saadessasi oikein annettua rakentavaa palautetta.
  • Kiitoksen avulla voit ohjata työntekijää oikeaan suuntaan ilman rakentavaa palautetta. Esimerkiksi jos olet usein sanonut jostain asiasta ja huomaat ettei rakentava palaute saa muutosta aikaan. Älä reagoi kun työntekijä tekee kyseisen asian väärin tai jättää jotain tekemättä. Vastaavasti kiitä vuolaasti, kun hän tekee asian toivomallasi tavalla. Pääset lähestymään asiaa positiivisen sanoman ja tunteen kautta. Kiitos tuntuu työntekijästä hyvältä ja koska hän haluaa kokea sen uudelleen hän siirtyy (jopa huomaamattaan) toimimaan toivomallasi tavalla. Tietenkään tämä ei toimi suurten virheiden tai merkittävien tekemättä jättämisten suhteen, joista on pakko sanoa suoraan heti, jottei tapahdu suurempaa vahinkoa.
  • Yhteisissä palavereissa on hyvä tilaisuus kiittää kaikkia panoksestaan ja osallisuudestaan tulokseen. Näin saat koko ryhmälle onnistumisen tunteen ja vahvistat tehokkaasti me-henkeä.

Kunnioita

Osoittamalla kunnoitusta työntekijää ja hänen tekemäänsä työtä kohtaan vahvistat tunnetta merkityksellisyydestä ja onnistumisesta. Kuten olen jutun aikana usein maininnut nuo tunteet ovat merkittäviä luottamuksen syntymiselle.

Työhyvinvoinnin ja työn tehokkuuden kannalta on erittäin tärkeää että työntekijä tietää esimiehen olevan häntä varten, hänen puolellaan ja arvostavan häntä. Kunnioittamiseen liittyy myös työntekijään luottaminen ja työrauhan antaminen.

Kunnioittaminen ei tarkoita ettei työntekijältä vaadittaisi mitään tai hänen virheisiinsä ei puututtaisi. Työntekijän rooli kokonaisuudelle on merkittävä. Tällöin hänen työ- ja toimintatapansa on oltava yritykseen ja ryhmään sopivat. Tällöin virheitä tai puutteita huomatessasi tulee sinun niihin puuttua, mutta rakentavalla ja kunnioittavalla tavalla.

Arkijohtamisen kolme työkalua

Kuinka kunnioittaa

Kunnioituksen osoittaminen kuulostaa helposti suureelliselta ajatukselta, mutta sitä se ei ole. Seuraavaksi muutama esimerkki asiaa valaisemaan:

  • Se miten ajattelet työntekijöistäsi näkyy käytöksessäsi huomaamattasi. Jos siis ajattelet, että ”tuo työntekijä on tyhmä”, näkyy tämä tavalla tai toisella käytöksessäsi häntä kohtaa. Työntekijä vaistoaa ajatuksesi, koska ne heijastuvat tiedostamatta tapaasi toimia hänen kanssaan. Etsi siis työntekijöistä piirteet, osaamiset ja/tai taidot joita kunnioitat ja mieti henkilöä tätä kautta.
  • Kerro työntekijälle kuinka arvostat ja kunnioitat tämän osaamista ja panosta yhteisen tavoitteen eteen.
  • Osoita kunnioitusta kun työntekijä kertoo jonkin rakentavan ehdotuksen, tuo esille puutteen tai huolen jostain asiasta. Pystyt osoittamaan kunnioitusta kuuntelemalla ja ottamalla palautteen vastaan ilman hyökkäystä tai puolustelua. Kunnioitusta osoittaa myös se, että otat asian pohdintaan ja kerrot kuinka asiassa edetään vaikka et lopulta toimisi kuten työntekijä toivoi.
  • Yhteiset palaverit ovat hyvä tilaisuus nostaa esille kunnioitus koko ryhmän työpanosta ja onnistumisia kohtaan.
  • Älä nosta itseäsi koskaan ”ylemmälle” tasolle tai kuvittele olevasi parempi työroolisi tai tittelisi takia.
  • Muista kunnioittaa työntekijöitäsi, heidän erilaisuuttaan ja osaamistaan. Muista myös välillä kertoa heille että arvostat ja kunnioitat heidän työtään.

Hyödynnä huumoria

Töissä pitää ollaa myös hauskaa. Me tarvitsemme iloa ja naurua voidaksemme hyvin. Nauru lisää mielihyvän tunnetta ja saa meidät hyvälle tuulelle. Myönteinen mieliala saa meidät optimistisiksi, uteliaiksi, luoviksi, sinnikkäiksi ja paremmiksi ratkomaan ongelmia.

Miksi ihmeessä heittäisit moiset mahdollisuudet hukkaan?

Työ ja työelämä on jostain syystä haluttu pitää tai nähdä vakavana paikkana. Töissä ei ole kuulunut nauraa tai olla kivaa. Tuloksen kannalta vakavuus, totisuus tai ilottomuus töissä on aivan väärä ajatus. Ei työniloa voi kokea jos töissä ei voi iloita. Tulosta ei pitkällä aikavälillä synny, jos töissä ei ole yhtään iloa, naurua tai tärkeimpänä näitä mahdollistavaa hyvää työilmapiiriä.

Nauru ylipäänsä on hyväksi ihmiselle. Lue esimerkiksi täältä kuinka nauru on hyväksi sydämen terveydelle.

Kuinka hyödyntää huumoria

Vaikka olen nimennyt työkalun nimellä huumori, ei se tarkoita pelkkää vitsien kertomista. Jotta työyhteisössä voidaan kokea oma olo niin hyväksi että siellä voidaan kertoa hauskoja juttuja ja nauraa, tarvitaan pohjalle luottamusta. Työntekijän on koettava olonsa turvalliseksi, jotta hän uskaltaa vapautuneesti nauraa tai kertoa hauskoja juttuja. Siksi huumorin määrä työpaikalla voi paljastaa kuinka työyhteisössä voidaan.

  • Kun työpaikalla on iloinen ja myönteinen pohjavire, on haasteiden kohtaaminen helpompaa. Positiivisen pohjavireen avulla haasteet jaksetaan kohdata yhdessä sinnikkäästi.
  • Huumorin avulla voi pelastaa toisen huonon päivän. Toki on tunnettava toinen tarpeeksi hyvin, että tiedät millaisesta huumorista hän pitää.
  • Kun kahvihuoneessa kerrotaan yhdessä jotain tyhmänhauskaa juttua ja jolle nauretaan yhdessä luodaan vahvaa yhteenkuuluvuutta ja  me-henkeä.
  • Monilla aloilla on omanlaisensa ammattihuumori jonka avulla selviydytään haastavasta työstä, työhön liittyvistä riskeistä tai turhautumisista.

Lue Johtakee-blogin juttu , jossa lisää ajatuksia, siitä kuinka voit hyödyntää huumoria johtamisessa.

Arkijohtamisen työkalut

Kehitä ja motivoi
Keskustele, kiitä ja kunnioita
Hyödynnä huumoria

Nyt on käsitelty viimeiset kolme Arkijohtamisen mallin työkalua.

Jos koit jutun hyödylliseksi jaa se eteenpäin. -Kiitos-

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *