Työkaluja arkijohtamiseen

Tavoitteet, osallistaminen ja delegointi sekä palautteen anto

Voit kokea esimiestyön suorittavan työn ohella kaaoksen hallintana tai tulipalojen sammuttamisena. Työ on haastavaa ja tilanteet muuttuvat nopeasti.

Et ole yksin, jos koet että johtamiseen ei jää riittävästi aikaa. Voit odottaa ja toivoa, että tilanteet tasaantuvat ja aikaa tulee jostain lisää. Toisaalta voit saada tilanteen hallintaan hyödyntämällä selkeitä työkaluja.

Tämän jutun luettuasi tiedät kolme työkalua, jotka auttavat sinua eteenpäin arkijohtamisessa:

  • tavoitteet
  • osallistaminen ja delegointi
  • palautteen anto

Työkaluja arkijohtamiseen

Tavoitteet, osallistaminen ja delegointi sekä palautteen anto

Johtakee Oy:n Arkijohtamisen malliin kuuluu yhteensä yhdeksän työkalua. Näet kaikki työkalut ylläolevasta kuvasta.

Pääset tutustumaan Johtakee-blogin jutuissa läpi kaikki työkalut, kolme työkalua kerrallaan. Lisäksi saat työkaluihin liittyviä helposti sovellettavia vinkkejä.

Tässä ensimmäisessä juttusarjan osassa käsittelen Arkijohtamisen mallin työkalupakin kolme ensimmäistä työkalua, jotka ovat:

  • tavoitteiden asettaminen ja seuranta
  • delegointi ja osallistaminen
  • palautteen antaminen

Hyvästä arkijohtamisesta voit lukea lisää täältä

Aseta tavoitteet ja seuraa

Miten voit päästä maaliin, jos et tiedä missä maaliviiva on?

Suurin osa työntekijöistäsi haluaa työlleen selkeät tavoitteet. Tavoitteet motivoivat paremmin, kun otat työntekijät mukaan pohtimaan tavoitteita, joita heidän työlleen asetetaan.

Esimerkki:

Myymäläpäällikkönä olin palaverissa, jossa kävimme läpi tulevan kampanjan myyntitavoitteitamme. Myyjät kokivat, että pystymme myymään enemmän mitä meille oli annettu tavoitteeksi. Nostimme tavoitteitamme ja saavutimme ne. Tavoite oli työntekijöiden oma, he uskoivat siihen ja työskentelivät toisiaan kannustaen tavoitteen eteen.

Kaikkiin asioihin henkilöstö ei voi tietenkään vaikuttaa. Muista, että antaessasi tilaisuuden vaikuttaa silloin kun se on mahdollista, työntekijöitä ei haittaa, jos he eivät aina pääse vaikuttamaan. Antamalla mahdollisuuden vaikuttaa työhön ja työn tavoitteisiin saat myös hyödynnettyä työntekijöiltä löytyvää osaamista.

Kerro selkeästi työn tärkeimmät tavoitteet. Pidä huoli, ettei tavoitteita ole liikaa ja ole tarkkana, etteivät tavoitteet ole keskenään ristiriidassa. Tavoitteiden tulee olla sopusoinnussa yrityksen arvojen, strategian, mission ja vision kanssa. Tavoitteiden tulee olla realistisia ja työn tuloksellisuuden kannalta oleellisia.

Huomioi välitavoitteet, aikataulut ja oikeat mittarit

Muista jakaa yksi iso tavoite välitavoitteisiin. Välitavoitteet auttavat seuraamisessa ja aikataulutuksessa. Lisäksi välitavoitteiden saavuttaminen motivoi henkilöstöä onnistumisten kautta. Suuri tavoite on helpompi ymmärtää välitavoitteiden avulla.

Tavoitteille tulee asettaa realistinen ja selkeä aikataulu. Aikataulun avulla voidaan asettaa tehtäville toimenpiteille ja välitavoitteille omat aikataulut. Aikataulutus on tärkeää myös tavoitteiden seuraamisen ja mittaamisen takia.

Työntekijät haluavat tietää kuinka tavoitteita mitataan. Tavoitteen saavuttaminen on aina onnistuminen. Luo työntekijöiden kanssa oma tapanne huomioida onnistumisenne.

Hyvä mittari tavoitteelle on konkreettinen ja vertailtava. Mittareiden tulisi olla mahdollisuuksien mukaan numeromuodossa jolloin tavoitteen täyttymistä on helppo seurata. Eri aloilla on käytössä eri tyyppiset mittarit.

Esimerkiksi:

  • kuinka monta kauppaa tulisi päivässä/viikossa saada
  • minkä verran saa tulla reklamaatioita
  • kuinka paljon aikaa voi tietyn työtehtävän suorittamiseen käyttää
  • mikä on tavoiteltu kate
  • miten hyvin hyödynnetään kapasiteetti ja miten suuri tulisi käyttöasteen olla
  • kuinka kauan suunnitteluun/valmistukseen saa mennä aikaa
  • varastonkierron nopeus
Muista että työssä seurattavia mittareita ei saa olla liikaa. Liian monta mittaria haittaavat työntekoa. Kolmesta viiteen mittaria on hyvin hallittavissa ja huomioitavissa.
 
Tavoitteiden saavuttamista tulee aktiivisesti seurata mittareiden avulla. Mittarit ohjaavat ja kertovat mitä työnteolta odotetaan ja mihin työntekijän tulisi vähintään yltää.

Yhteisymmärrys käsitteistä

Tavoitteiden yhteydessä on syytä luoda yhteinen merkitys käsitteille ja asioille. Esimerkiksi yhteinen käsitys arvoista ja niiden käytännön toteuttamisesta on äärimmäisen tärkeää yrityksen toimivuudelle. Ristiriitaisista käsityksistä syntyy turhia väärinkäsityksiä ja jopa virheitä.

Uuden työntekijän kanssa tulee käydä läpi käsitteet, tavoitteet ja mittarit. Yritykset tarkastelevat samoja asioita usein eri näkökulmista.

Esimerkiksi:

Tavoitteet kuten ”laadukkaan asiakaspalvelun tarjoaminen”, tulisi avata käytännön tasolla. Eri ihmiset voivat käsittää laadun eri tavoin ja tasoerot palvelussa voivat kasvaa.

Tavoitteiden asettamisen yhteydessä tulisi avata mitä hyvä palvelu teille merkitsee, kuinka sitä päivittäin toteutetaan ja kuinka sitä seurataan. Mittarina tässä yhteydessä toimii hyvin esimerkiksi asiakastyytyväisyyskysely.

Onnistumiset motivoivat ja epäonnistumiset opettavat

Onnistumiset lisäävät henkilöstön hyvinvointia, nostavat ammatillista itsetuntoa, motivaatiota, me-henkeä ja tottakai myös yrityksen tulosta. On erittäin tärkeää asettaa tavoitteet ja mittarit oikein, jotta ne toimivat myös onnistumisten mahdollistajina. Mittareiden avulla pyritään saamaan työn laadusta tasalaatuista eli sama laatu säilyy työntekijästä riippumatta.

Onnistumisia tulee huomioida ja niiden avulla voidaan kehittää toimintaa positiivisen lähestymistavan kautta. Lue onnistumisten huomioinnista lisää täältä.

On hyvä myös tuoda esille mahdollisen epäonnistumisen vaikutukset. Emme halua epäonnistua ja epäonnistumisen mahdollisuus vaikuttaa meihin eri tavoin. Muista korostaa, että yrittäminen ja kaikkensa antaminen päivittäin riittää. Opeta henkilöstö arvioimaan omaa työtään ja työpanostaan tulosten suhteen.

Kun henkilöstö osaa peilata omaa työskentelyään tavoitteisin ja mittareihin, he näkevät oman päivittäisen suorituskykynsä sekä mahdollisuuden parantaa suoritustaan seuraavana työpäivänä.

Muista kertoa mikä on tavoitteiden ja mittareiden tärkeysjärjestys

Esimerkkejä:

  • Asiakaspalvelu voi kärsiä, jos asiakaspalvelijalle on korostettu yksipuolisesti tavoiteaikaa kuorman purkuun.  Mikäli hänelle ei ole korostettu tehtävien tärkeysjärjestystä kunnolla voi asiakaspalvelu kärsiä, koska asiakaspalvelija pyrkii purkamaan kuorman vaaditussa ajassa.
  • Jos myyjälle on sanottu, että tärkein mittari on keskiosto, voi hän kokea epäonnistumisena pienet kaupat vaikka hän palveli asiakkaan täydellisesti ja käytti mahdollisuudet lisämyyntiin.

Valittujen tavoitteiden tavoittelu ja mittareiden avulla niiden seuraamisen tulisi olla osa päivittäistä johtamista ja työntekoa.

Esimerkki:

  • Myyntityössä tulee myynnistä, sen tavoitteista ja mittareista olla kiinnostunut koko ajan
  • Asiakaspalvelussa tulee jokainen asiakas palvella huolellisesti ja asiakaslähtöisesti

Mittareiden seuraaminen ei saisi olla vain esimiehen vastuulla, vaan koko henkilöstön tulee tietää tärkeimmät mittarit sekä seurata niitä.

Liity Johtakee-sisäpiiriin

Johtakee-sisäpiiriläisenä saat käytännöllisiä vinkkejä esimiestyösi tueksi.

Liity ilmaiseksi ja saat liittymislahjana Arkijohtamisen oppaan joka käy läpi Arkijohtamisen mallin tarjoten sinulle apua esimiestyöhösi.

Osallista ja delegoi

Seuraavina työkaluina käsitellään osallistaminen ja delegointi.

Osallista työntekijöitä

Olet varmasti yhtä mieltä siitä että osallisuus innostaa ja motivoi.

Me ihmiset olemme laumasieluja ja haluamme olla osa jotain ryhmää. Tahdomme myös kokea vaikutusmahdollisuuksia asioissa jotka koskevat meitä.

On erittäin tärkeää osallistaa henkilökuntaa toiminnan suunnitteluun sekä päätöksentekoon heihin tai heidän työhönsä liittyvissä asioissa. Arkisen osallistamisen ei tarvitse olla suuria asioita, vaan mukaan ottamista ja mielipiteen kysymistä. Osallistamisen tulisi olla osa arkijohtamista niin, että keskustelu, ajatusten kysely ja ideoiden vaihto ovat päivittäisiä tapoja kommunikoida, toimia ja kehittää toimintaa.

Esimerkki:

Osallistamista voit tehdä helposti arjessa pohtimalla ääneen jotain ongelmaa ja kysymällä apua työntekijältä. Näin työntekijä pääsee pohtimaan asioita kanssasi ja saa tunteen vaikuttamisesta. Sinä saat asiaan toisen näkökulman ja ehkä uusia ajatuksia. Usein asian pohtiminen toisen kanssa saa omatkin ajatukset paremmin liikkeelle ja ongelmat ratkeavat nopeammin.

Jos pohdit virkistyspäivää tai pikkujouluohjelmaa yksin et luultavasti keksi mitä työntekijäsi haluaisivat. Kysy siis mielipiteitä ja tee päätös annettujen ideoiden perusteella. Sama toimii myös omaan esimiestyöhösi. Jos mietit mitä työntekijät sinulta kaipaavat kysy ja osallista heidät näin oman johtajuutesi ja koko työyhteisön kehittämiseen.

Osallistamiseen liittäisin tässä yhteydessä myös yhteisöllisyyden. Huolehdi, että työntekijät tietävät ja tuntevat toisensa. Luokaa oma rutiini ottaa uusi työntekijän mukaan ryhmään. Huomioikaa arjessa toisenne ja luokaa keskusteleva ilmapiiri, jossa puhutaan välillä muitakin kuin työasioita.

Esimerkiksi:

  • uuden työntekijän tullessa tarjoa apua ja huolehdi, että kaikki tukevat häntä uudessa työssään
  • kiitä työntekijöitä ja kerro heidän työnsä merkitys
  • luokaa työyhteisöön me-henki ja vaalikaa sitä
  • jos teillä on eri osastoja yms. pyrkikää tuntemaan toisenne yli näiden rajojen ja toimimaan tiiviissä yhteistyössä.

Osallistaminen kannattaa

Osallistaminen motivoi ja sitouttaa. On epäreilua, jos henkilöstöä koskevissa kysymyksissä ei huomioida henkilöstön mielipidettä. Helpointa on luoda selkeät toimintatavat, joissa tilanteiden mukaan osallistetaan.

Esimerkki:

Osallistaminen voi olla mielipiteen kysymistä jostain muutoksesta, kesälomien kierrätystavasta tai vaikka työn tehostamisesta. Muutos on helpompi hyväksyä, jos siihen on osaltaan päässyt vaikuttamaan.

Osallistamalla henkilökuntaa toiminnan kehittämiseen ja suunnitteluun, saat kuuluville tärkeitä huomioita arjesta. Moni asia voi vaikuttaa suoraan asiakkaidenne kokemuksiin.

Delegoi tehokkaasti

Olet varmaan kuullut, että hyvä esimies tekee itsestään tarpeettoman? Ehkä ei kannata mennä niin pitkälle, mutta et saisi olla tai luulla olevasi korvaamaton.

Delegoimalla kehität henkilökuntaasi ja motivoit heitä. Lisäksi helpotat omaa työtäsi, jos delegoit työstäsi tehtäviä muille.

Muista ettei delegoinnin perusteena voi olla vain se, ettet pidä kyseisestä tehtävästä. Delegoi sen mukaan missä työntekijöidesi vahvuudet, kehittymisen halut ja osaamiset ovat.

Delegointi ei murenna arvoasi

Varsinkin uudet esimiehet pitävät kiinni esimiehille kuuluvista rutiineista, koska he voivat kokea, että tehtävät määrittelevät johtajuuden. Toki on hyvä oppia ensin itse rutiinit joita esimiehelle kyseisessä työssä kuuluu.

Alun jälkeen on kuitenkin hyvä pohtia mitä tehtäviä voi delegoida ja mitkä tehtävät voisivat motivoida työntekijöitä. Voit delegoida kun osaat tehtävät ja olet riittävän varma omasta johtajuudestasi, jotta delegointi ei näyttäydy sinulle uhkana.

Delegoinnilla varaudut yllättäviin tilanteisiin

Delegoinnin avulla varaudut myös yllättäviin tilanteisiin.

Jos esimiestyöhösi kuuluvia tehtäviä osaa useampikin työntekijä hoitaa, on toimintanne lomien tai sairaslomien aikana tehokasta ja toimivaa, koska henkilöstö tietää mitä tehdä. Myös heidän viihtyvyytensä paranee, koska he tietävät mitä tehdä yllättävissä tilanteissa.

Delegoinnissa alkuun

Arkijohtamisessa delegointi voidaan aloittaa helposti.

Mieti mitä tehtäviä voit delegoida, mieti kuka haluaa lisää vastuuta ja tehtäviä sekä haluaako joku vastaavasti niitä vähemmän. Delegoi heille jotka haluavat oppia uutta, jos delegoinnille ei ole jotain pakollista syytä. Delegointi voi tarkoittaa vastuualuetta, tiettyjen työtehtävien hoitamista hetken (esimeriksi loma-ajan) tai pidempikestoista delegointia.

Luultavasti voit delegoida monia työtehtäviä, mutta johtamista et voi delegoida muille. Onnistuneen delegoinnin avulla voit saada johtamiselle lisää aikaa ja luoda innostuneen ja kehittyvät työyhteisön.

Kuvassa kolme arkijohtamisen työkalua.

Anna palautetta

Olen usein kuullut eri alojen työntekijöiden harmiteltavan palautteen puutetta esimieheltään tai työkavereiltaan. Ongelmana voi olla myös kehuvan tai rakentavan palautteen epätasapainoinen jakautuminen.

Hyvien tavoitteiden ja mittareiden työn laadun seuraaminen ja palautteen antaminen on helppoa. Sinulla on palautteen antamiselle selkeät perusteet, kun noudatat mittareita ja asetettuja tavoitteita.

Muistathan, että olet palautteen antamisen lisäksi esimerkkinä myös palautteen vastaanottamisessa. Jos saat rakentavaa palautetta työntekijöiltäsi, muista kiittää ja ottaa palaute vastaan kohteliaasti, pohtia sen merkityksellisyys ja tarvittaessa muuttaa toimintaasi. Älä astu puolustuskannalle ja hyökkää vastaan, jotta annat osaltasi hyvän esimerkin palautteen vastaanottamisesta.

Ilman rakentavaa palautetta emme kehity

Rakentavan palautteen tarkoitus ei ole lytätä tai ahdistaa. Sen tarkoitus on kiinnittää huomio oikeaan asiaan ja toimintatapaan. Varsinkin rakentavan palautteen antamisessa helpottaa työntekijöiden tunteminen. Huomioi työntekijän persoona ja ajatustyyli antaessasi rakentavaa palautetta.

Yksilöllisen huomioinnin kautta palaute ymmärretään paremmin eikä työntekijä siirry niin helposti puolustuskannalle rakentavan palautteen saadessaan. Palautteen saadessa puolustuskannalle siirtyminen estää palautteen sisäistämisen, aidon keskustelun aloituksen sekä mahdollisesti koko toivotun muutoksen.

Opeta henkilöstö kehuihin

Mitä tuumit, jos joku kehuu töitäsi/osaamistasi, takkiasi tai hiuksiasi? Hämmennytkö ja kommentoitko vähätellen että ”tein vain työni” tai ”tämä on tosi vanha takki” tai ”kunhan harjasin hiukset”?

Positiivinen palaute menee usein vähättelyn takia ohi eli olemme ikään kuin kiinni positiivisille kommenteille. Sinun tulee pysäyttää työntekijä ja saada hänet sisäistämään kehut.

Tee positiivisesta palautteesta näkyvää esimerkiksi:

  • sanomalla että nyt tulee kehuja ennen kuin annat palautteen
  • viittaamalla aikaisempiin kehuihin sanomalla että taas kerran saan sanoa kuinka hyvää työtä teet
  • et anna työntekijän väheksyä omaa onnistumistaan (”enhän minä mitään tehnyt, työni vain”)
  • kannusta työntekijöitä antamaan toisilleen hyvää palautetta (positiivisen palautteen määrä lisääntyy huimasti)
  • annat positiivista palautetta vain kun on oikeasti aihetta, joten työntekijät oppivat että sanoillasi on oikea peruste ja kehut ovat aiheelliset.

Syö hampurilaisia - älä anna palautetta hampurilaismallina

Hampurilaismalli palautteessa tarkoittaa, että rakentava palaute annetaan hyvien palautteiden välissä. Hampurilaismallin palaute voi enemmän hämmentää kuin kehittää.

Rakentavalle palautteelle on syy ja se on osattava sanoa omana asiana ja se on osattava ottaa vastaan omana asiana. Rakentavaa palautetta ei tarvitse ujuttaa kehujen väliin.

Kehu ei myöskään tunnu hyvälle jos sen perään tulee ”…mutta…”.

Toki on tilanteita, joissa tulee kehuja ja rakentavaa palautetta yhtä aikaa, mutta pääsääntöisesti niitä ei kannata yhdistää.

Hyvä tapa antaa palautetta

Esimiehen tulee kyetä antamaan rakentava palaute heti kun mahdollista ja suoraan. Suoraan sanottu ei tarkoita ajattelematonta töksäyttelyä vaan pohdittua tapaa kertoa muutettava asia ja keinot tilanteen muuttamiseen.

Ota palautteen antaminen osaksi arkea ja muista kehua aina kun mahdollista. Kehut ja onnistumisten esiintuominen kannustaa, motivoi ja sitouttaa. Hyvin harvoin on tilanne että työntekijän toimista ei oikeasti ole löydettävissä pitkällä tähtäimellä hyvää.

Palautetta antaessa on erittäin tärkeää tuntea työntekijän toiveet palautteen antamiseen ja siihen sinä heitä voit motivoida.

Esimerkki:

Mikäli henkilö pitää suorasta palautteesta kannattaa palaute antaa mahdollisimman reaaliaikaisena ja tiiviinä. Toiset kaipaavat monisyisempiä tapoja varsinkin rakentavalle palautteelle.

Hyvä muistisääntö palautteeseen liittyen on se, että yksi negatiivinen asia vaatii kolme positiivista asiaa jotta henkilöllä nousee positiivinen tunne esiin. Jos siis haluat kasvattaa henkilöstösi ammatillista itsetuntoa muista myös kehua.

Työkaluja arkijohtamiseen

Tavoitteet, osallistaminen ja delegointi sekä palautteen anto

Tässä jutussa käsiteltiin Arkijohtamisen mallin työkalupakin kolme ensimmäistä työkalua, jotka olivat:

  • tavoitteiden asettaminen ja seuranta
  • delegointi ja osallistaminen
  • palautteen antaminen

Ota työkalu kerrallaan osaksi arkijohtamistasi. Muista, että selkeät ja ennalta pohditut työkalut tehostavat ja helpottavat johtamistasi.

Johtakee-blogissa käsitellään kaikki yhdeksän arkijohtamisen työkalua. Seuraavassa arkijohtamisen työkaluja käsittelevässä jutussa tarkastellaan onnistumisten huomioimista, vaikuttamista ja vakuuttamista sekä kannustamista ja tukemista. 

Lue lisää

Johtakee-blogi tarjoaa suorittavan työn ohella johtaville esimiehille käytännönläheisiä vinkkejä ja ajatuksia johtamiseen. Blogin aiheet rajautuvat Johtakee Oy:n Arkijohtamisen mallin ympärille.

Alla löydät linkit kolmeen juttuun, joista saat erilaisia vinkkejä päivittäiseen esimiestyöhösi. Käy tutustumassa.

Ja hei, jos tuli mieleen aihe, josta haluaisit lukea Johtakee-blogissa laita ihmeessä viestiä.

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *