Työvuoroilla motivointi
Jos olet esihenkilönä yrityksessä, jossa tehdään vuorotyötä ja
työntekijöitä on alle 20 henkilöä, lue tämä!
Esihenkilönä tasapainottelet hyvän työn järjestelyn ja työntekijöiden toiveiden välissä. Työvuorosuunnittelulla on suuri merkitys työntekijöille, kun työtä tehdään vuoroissa eivätkä viikonloput ole aina vapaana.
Työvuorojen suunnittelusta tulee parhaimmillaan motivointia lisäävä tekijä, kun taas heikosti toteutettuna se murentaa motivaatiota.
Jutussa käyn läpi syitä, miksi työvuorojen suunnittelu on merkittävä tekijä motivoinnissa. Jutun lopussa saat käytännön vinkkejä jotka kannattaa huomioida työvuoroja tehdessä.
Työvuoroilla motivointi
Motivoiva työvuorosuunnittelu vaatii aikaa ja vaivannäköä, mutta hyvin suunnitellut työvuorot tekevät arjesta sujuvampaa ja motivoivat työntekijöitä. Kuuntelemalla työntekijöiden toiveet ja huomioimalla ne mahdollisuuksien mukaan osoitat kiinnostusta heidän toiveitaan kohtaan. Työvuorojen suunnittelun avulla voit osoittaa, että olet heidän puolellaan ja haluat heille hyvää.
Monissa yrityksissä taistellaan kesälomista. Työntekijät voivat kokea etteivät koskaan saa lomaa silloin kun haluavat ja toiset taas tuntuvat saavan lomat parhaaseen aikaan. Lomien jakamiseen liittyy paljon eripuraa.
Vapaaviikonloput herättävät myös paljon keskustelua. Viikonloppuvapaat ovat erittäin tärkeitä silloin, kun niitä on vain kerran kuussa tai harvemmin.
Aineeton palkitseminen
Monilla työpaikoilla ei ole mahdollisuutta palkita ja kannustaa rahallisesti, joten aineeton motivointi on erityisen tärkeää. Lisäksi aineeton palkitseminen on viime vuosina noussut merkittäväksi ja toimivaksi tavaksi motivoida henkilöstöä.
Palkan ja rahan tuoma ulkoinen motivaatio ei enää riitä. Työntekijät arvostavat vapaa-aikaansa yhä enemmän. Mahdollistamalla vapaan silloin kun he sitä toivovat, pystyt sitouttamaan heitä yritykseen ja motivoimaan heitä työhönsä.
Toiveet huomioimalla voit palkita myös tehdystä työstä ja joustamisesta esimerkiksi sesongin aikana tai sairasloman tuurauksen yhteydessä.
Voit kannustaa työntekijöitä korostamalla vastavuoroisuutta: kun sinulle joustetaan, sinäkin joustat. Olen itse todennut tämän auttavan saamaan tiukoissa tilanteissa työntekijöitä lyhyellä varoitusajalla töihin. Työntekijät haluavat joustaa, kun he tietävät että myös heille joustetaan joskus heidän toivomallaan tavalla.
Työnteon mahdollistaminen (esimerkiksi osa-aikainen opiskelija)
Monet yritykset tarvitsevat osa-aikaisia työntekijöitä. Usein osa-aikaiset työt sopivat erinomaisesti opiskelijoille. Esihenkilön tulisi suhtautua ymmärtävästi työntekijän opiskeluun eikä suunnitella lähtökohtaisesti töitä tiedossa olevien oppituntien päälle.
Opiskelijan arvojärjestyksessä opiskelu on usein tärkein asia, eikä se haittaa.
On huomioitava, että esimerkiksi kaupanalalle ei löytyisi tarpeeksi osa-aikaisia töitä tekeviä työntekijöitä ilman opiskelijoita. On siis erityisen tärkeää osoittaa arvostusta opiskelijan opintoja kohtaan.
Pientä tuntimäärää tekevät joutuvat usein joustamaan kaikissa erikoistilanteissa ja tulemaan vapaalta/opiskeluistaan töihin. Tarjoamalla heille vapaita silloin, kun he niitä toivovat voit sitouttaa ja motivoida heitä jaksamaan vaihtelevien työaikojen ja lyhyiden töihin kutsumisaikojen kanssa.
Motivointi ja sitouttaminen
Työvuorojen merkitys on suuri, koska työntekijöillä on oma elämä työn ulkopuolella. Tunne vaikuttamisen mahdollisuudesta omiin asioihin on vahva motivaatiota luova tekijä.
Opeta työntekijäsi siihen, että otat heidän työvuoroihin liittyvät toiveensa huomioon aina kun se on mahdollista. Varaudu myös selittämään miksi vapaatoiveet eivät toteutuneet. Lisäät ymmärrystä ja luottamusta työvuorojen suunnitteluun. Luottamuksen kasvaessa kysymysten määrä vähenee.
Työntekijät voivat sitoutua ja motivoitua, kun he kokevat työpaikkansa turvallisena, he voivat luottaa esihenkilöönsä ja he kokevat mahdollisuuden vaikuttaa itseensä liittyviin asioihin. Työvuorojen avulla esihenkilö voi vastata näiden tekijöiden syntyyn ja rakentaa luottamusta.
Työntekijä on motivoituneempi kun hänellä on vaikutusmahdollisuus siihen milloin hän töitä tekee. Vapaatoiveita olisi hyvä huomioida mahdollisuuksien mukaan, työntekijää luonnollisesti innostaa enemmän vapaa toivomassaan ajankohdassa kuin juuri sitä ennen tai sen jälkeen.
Työvuoroista ei synny negatiivista kierrettä, kun niistä keskustellaan avoimesti, työntekijät saavat esittää toiveitaan ja sinä osaat perustella työvuorovalintasi. Parhaimmillaan työntekijät voivat luottaa siihen että heidän toiveensa huomioidaan aina kun se on mahdollista ja jos toiveet eivät toteudu, sille on järkevä syy jota saa kysyä. Esihenkilön kannattaa kertoa esimerkiksi sesongista ja muista vastaavista tilanteista, jolloin vapaatoiveita ei välttämättä voida toteuttaa.
Työntekijät haluavat hyvinvoivassa työpaikassa auttaa toisiaan myös vapaatoiveiden kanssa. Usein työntekijät voivat vaihtaa vuorojaan, jotta toinen saa toivomansa vapaan. Toki muutoksista tulee kysyä aina ensin esihenkilöltä ja vuoronvaihtojen tulee olla vastavuoroisia myös työntekijöiden välillä.
Liity Johtakee-sisäpiiriin
Johtakee-sisäpiiriläisenä saat käytännöllisiä vinkkejä esimiestyösi tueksi.
Liity ilmaiseksi ja saat liittymislahjana Arkijohtamisen oppaan joka käy läpi Arkijohtamisen mallin tarjoten sinulle apua esimiestyöhösi.
Tapoja motivoida työvuorosuunnittelun avulla
Olet saattanut käyttää seuraavia vinkkejä työvuorosuunnittelussa. Nyt kannustan ottamaan nämä vinkit tietoisesti ja järjestelmällisesti huomioon. Työntekijät pitävät oikeudenmukaisuudesta ja ennakoitavuudesta. Toimiessasi järjestelmällisesti työvuorojen suunnittelussa oppivat työntekijät toimintatapasi.
Seuraavaksi saat neljä vinkkiä motivoivalle työvuorosuunnittelulle.
Mahdollisuuksien mukaan työntekijöiden toiveet huomioon
Tilanteen ja mahdollisuuksien mukaan voit huomioida työntekijöiden toiveet työvuoroissa ja erikoistilanteissa, kun työvuorosuunnitelma ei pysy ennallaan esimerkiksi työntekijän sairasloman takia.
Esimerkkejä:
1. Jos tiedät että toinen on aamuisin pirteä ja toinen energisin iltaisin voit tarjota heille vuoroja tämän mukaan. Tällöin he saavat olla töissä itselleen sopivimpaan aikaan. He voivat olla töissä, kun on heille virkein ja tehokkain aika työskennellä.
Olin vuosia sitten työssä, jossa oli myös yövuoroja. Olen aamuihminen joten toipuminen yövuoroista ei sujunut kovinkaan hyvin enkä ollut yövuoroissa todellakaan parhaimmillani. Vastaavasti ystäväni oli ”yökukkuja” ja otti mielellään vastaan muidenkin yövuoroja ja koki itsensä yölläkin energiseksi.
2. Jos tiedät että jotkut työntekijät toivovat lisää työvuoroja ja osa taas ei koe tarvetta tehdä enemmän, voit huomioida tämän mm. sairaslomien aikaan tehtävässä työvuorosuunnittelussa. Pyydät ensin tuuraamaan niitä, jotka kaipaavat lisää työvuoroja. Jos tarve vaatii, pyydät viimeisenä niitä, jotka eivät tarvitse lisää työvuoroja ja kerrot että nyt ei kukaan muu pääse.
Harmittavan usein olen kuullut, etteivät kysyntä ja tarjonta työvuoroissa kohtaa. Työntekijä, joka haluaisi lisää vuoroja/tunteja ei niitä saa ja vastaavasti työntekijä, joka ei haluaisi lisää töitä joutuu ottamaan töitä vastaan. Syyt tämän takana voivat olla moninaisia, mutta silti edellä mainittuun tilanteeseen ei kannattaisi omaa henkilöstöä ajaa. Toimintaa tulisi kehittää niin, että halukkaat voivat tehdä enemmän tunteja.
Mieti mikä on oikeasti viikonloppu
Eri työehtosopimuksissa voi olla eroja, mutta osa katsoo, että viikonloppu voi olla lauantaista sunnuntaihin, perjantaista lauantaihin tai sunnuntaista maanantaihin. Suurin osa kokee todellisen viikonlopun olevan juuri lauantaista sunnuntaihin. Tämä kannattaa huomioida työvuoroja suunniteltaessa.
Työehtosopimukset antavat eri aloille minimäärän vapaille viikonlopuille. Suosittelen mahdollisuuksien mukaan antamaan vapaita minimiä enemmän. Toki jos työntekijämäärä on pieni ja tarve työntekijöille viikonloppuisin suuri, voi vapaiden lisääminen viikonloppuun olla mahdotonta.
Lomalle aamu-, ilta- vai yövuorosta?
Yksi tärkeä tekijä työvuoroilla motivoinnissa liittyy lomiin. Ensinnäkin lomaa olisi hyvä saada silloin kun haluaa. Tietenkään tämä ei aina ole mahdollista.
Lomien jakaantumisen tulisi olla tasa-arvoista ja oikeudenmukaista. Työntekijöiltä kannattaa kysyä, millaista lomien jakaantumista he pitävät oikeudenmukaisena.
Toinen tärkeä asia lomissa, varsinkin jos loma on vain viikon tai kahden viikon mittainen, on loman alun ajankohta. Olisi hyvä päästää työntekijä lomalle aamuvuorosta, päivävuorosta tai päivää aikaisemmin ilta- tai yövuorosta. Pieni asia, jolla voi olla kuitenkin suuri merkitys työntekijälle ja hänen motivaatiolleen.
Tee vuorot kuin haluaisit itsellesi ne tehtävän jos olisit työntekijänä
Mieti milloin sinä haluaisit päästä lomalle, mitkä päivät viikosta ovat sinulle viikonloppua ja huomioi nämä ajatukset, kun teet työvuoroja. Pohdi miten toivoisit omiin vapaatoiveisiisi suhtauduttavan.
Kun mietit asioita työvuorojen yhteydessä myös itsesi kautta, voit helpommin hyödyntää tunneälyä ja tilannetajua. Empatian avulla voit ratkaista tietyt ongelmat niin, että kaikki osapuolet voivat olla tyytyväisiä.
Työvuoroilla motivointi kannattaa
Vinkeissä korostan työntekijän toiveiden kuulemista. Pääasiallinen syy työvuoroille on töiden järkevä jakaminen, ei se että kaikki saavat vapaansa silloin kun haluavat. Kuuntelemalla työntekijöiden toiveet voit kuitenkin motivoida heitä työssä ja arjessa.
Opettamalla työntekijät siihen, että toiveet huomioidaan silloin kun se on mahdollista, et saa valitusten ryöppyä joka kerta kun julkaiset uudet työvuorot. Oikeudenmukaisesti ja tasa-arvoisesti eri työntekijöiden vapaatoiveet toteuttamalla saat työntekijöille tunteen mahdollisuudesta vaikuttaa itseään koskeviin asioihin.
Tee työvuorot ajatuksen kanssa ja varaudu perustelemaan ja selventämään vuoroja. Älä ota työntekijän kyselyä työvuoroista negatiivisena haastamisena, vaan mahdollisuutena opettaa heille työvuorosuunnittelusi periaatteita tai mahdollisuutena korjata työvuoroissa havaittu virhe.
Työvuoroilla motivointi on pieni arkijohtamisen osa-alue, jonka avulla voidaan yksinkertaisilla toimilla motivoida henkilöstöä päivittäisessä toiminnassa.