Oletko valmis muutokseen? Varaudu muutokseen arkijohtamisen avulla
Yritykset ja työyhteisöt kohtaavat erilaisia muutoksia. Onnistunut muutos vaatii oikeiden rakenteiden olemassaolon. Varaudu muutokseen arkijohtamisen avulla.
Muutoksen toteutumiseen tarvitaan joustamista, luottamusta, oppimista ja työskentelyä yhteisen päämäärän eteen.
Yritys ei menesty elleivät johto ja työntekijät opi, uudistu, jousta ja innostu. Uudistuminen mahdollistuu vain kun halutaan oppia uutta, yrityskulttuuri tukee oppimista ja yksilöt ovat todella sitoutuneet yritykseen.
Ihmiset huomioiva, yksilöä tukeva ja kannustava johtaminen on edellytys työntekijän halulle muuttua organisaation muutospaineiden mukana.
Arkijohtamisen mallin avulla rakennat hyvinvoivaa, muutoskykyistä ja joustavaa työyhteisöä.
Jutun luettuasi tiedät, miksi muutoksen huomiointi on arkijohtamisessa tärkeää. Saat arkijohtamiseen vinkkejä joiden avulla voit luoda rakenteita jotka auttavat muutoksessa ja sujuvoittavat arkea.
Muutos voi yllättää, mutta kilpailukykyiset työyhteisöt ovat ketteriä vastaamaan haasteisiin. Sinä voit valita mahdollistatko vai estätkö muutosta helpottavien rakenteiden synnyn.
Varaudu muutokseen arkijohtamisen avulla
Onnistuakseen muutos tarvitsee oikeat rakenteet työyhteisön arkeen. Voit vähentää muutosvastarintaa luomalla työyhteisön joka on kyvykäs kohtamaan haasteet ja halukas kehittämään omaa sekä yrityksen toimintaa.
Arkijohtamisen malli tarjoaa tukea päivittäiseen johtamiseen. Malli huomioi yksilön, ryhmän, toimintojen ja osaamisen johtamisen. Arkijohtamisen malli tukee myös vuorovaikutuksen rakentamisessa tunneälyn ja tilannetajun avulla. Arkijohtamisen mallin ja johtajuuden ydin syntyy esihenkilön itsetuntemuksesta.
Lue lisää Arkijohtamisen mallista täältä.
Työyhteisön arjessa muutoskykyä tukevia rakenteita ovat luottamus, tunneäly, tilannetaju, motivaatio, joustavuus, oppiminen ja yksilö. Seuraavaksi tutustutaan tarkemmin muutoksen mahdollistaviin rakenteisiin.
1. Luottamus
Muutostilanne ilman luottamusta on erittäin vaikea. Työntekijän on voitava luottaa työnantajaansa ja päinvastoin.
Luottamus on perusedellytys työntekijöiden halulle tehdä töitä yhdessä muutoksen toteutumisen eteen. Työyhteisön jäsenet ovat valmiimpia haastamaan itseään ja kohtaamaan muutoksen, kun luottamus on kunnossa.
Ilman luottamusta syntyy pelkoa ja epävarmuutta. Yllättävät ja uudet tilanteet näyttäytyvät helposti negatiivisessa valossa. Tällöin ristiriidat, oman aseman puolustaminen ja muiden arvostelu kukoistavat.
Muutos synnyttää paljon tunteita ja pelkoja. Pelot liittyvät usein huoleen omasta asemasta/roolista tai kyvykkyydestä pärjätä muutoksessa tai sen jälkeen. Usein muutosten yhteydessä pohditaan, miten oma tilanne muuttuu tulevaisuudessa. Luottamuksen puute lisää pelosta johtuvaa muutosvastarintaa.
Luottamus syntyy toimivan vuorovaikutuksen, oikeudenmukaisten ja ennakoitavien tekojen kautta. Luottamusta ei voi luoda tyhjästä vaan se vaatii aikaa, avointa vuorovaikutusta, yhdessä työskentelyä ja tutustumista. Keskittymällä luottamukseen vasta muutoksen kynnyksellä ollaan auttamattomasti myöhässä.
2. Tunneäly
Tunneälyä kannattaa hyödyntää arkijohtamisessa ja työyhteisön päivittäisessä vuorovaikutuksessa. Tunneälyn avulla ymmärretään miten työntekijät motivoituvat tai mikä muutoksessa voi pelottaa.
Muutostilanteet synnyttävät hyvin vahvoja tunteita. Tunneälyn avulla voit huomata kuinka ajatuksesi vaikuttavat tunteisiisi ja kuinka toimit syntyneen tunteen pohjalta.
Havaitsemalla toimintaasi ohjaavat ajatukset ja tunteet, opit samalla havainnoimaan syy-seuraus-suhteita myös ympärilläsi olevista ihmisistä. Tällöin voit pohtia kuinka muut kokevat tulevan muutoksen ja kuinka asiasta kannattaa kertoa.
Muutoksen synnyttämä negatiivinen alkureaktio on inhimillinen reagointitapa. Muutos on uhka tutulle arjelle ja totutuille rutiineille. Esihenkilön tulisi sallia yhdessä puhuminen muutoksiin liittyvistä huolista.
Keskustelun hiljentäminen heti alussa heikentää luottamusta, luo kiilaa esihenkilön ja työntekijöiden väliin sekä siirtää keskustelun kahvipöytäkeskusteluihin. Näihin keskusteluihin esihenkilö ei pääse osallistumaan eikä korjaamaan esimerkiksi virheellisiä tulkintoja tai väärinkäsityksiä.
Esimerkki
Yrityksessä vaihdetaan tunnuslukuja, joilla myyjien onnistumista arvioidaan. Henkilöstö on tottunut seuraamaan toisia lukuja ja muutos aiheuttaa ihmettelyä. Esihenkilöt ovat varanneet tunnin aikaa asian käsittelyyn. Esihenkilöt ärsyyntyvät kun lukuisista kysymyksistä sillä heidän mielestään asiasta tehdään turhan iso ja vaikea.
Ongelmallisen tästä tilanteesta tekee se ettei alunperinkään ole tunnettu yksilöitä tai pohdittu ennakkoon ryhmässä syntyviä ajatuksia muutosta kohtaan. Asia on ajateltu esittää vain tiedottamalla muutoksesta. Lukujen vaihtaminen voi vaatia oman ajatustavan muokkaamista ja asian tarkempaa pohdintaa. Asian käsittelyyn tulisi varata enemmän aikaa ja asiaa olisi voinut käsitellä työpajoina tai ryhmätöinä, jolloin henkilöstö olisi päässyt tarkastelemaan asiaa enemmän itse.
Tutustu kuinka voit varautua muutokseen arkijohtamisen avulla:
3. Tilannetaju
Tilannetajun avulla ymmärretään eri tilanteiden luomat olosuhteet ja niiden vaikutukset. Tilannetaju on yksi arkijohtamisen pääteemoista.
Tilannetaju tarkoittaa kykyä havainnoida tilannetta/ihmisiä ja kykyä toimia tilanteen vaatimalla tavalla. Koko työyhteisö voi oppia havainnoimaan tilanteita ja laittamaan asioita tärkeysjärjestykseen. Esihenkilön kannattaa perustella miksi toimii tietyllä tavalla eri tilanteissa ja opettaa näin henkilöstöä huomioimaan laajemman kokonaisuuden.
Muutoksessa hyvää tilannetajua osoittaa ymmärrys siitä miten muutos voi vaikuttaa työntekijöihin ja kärsivällinen suhtautuminen työntekijöitä kohtaan. Työntekijät tulisi sitouttaa ja osallistaa mukaan muutokseen alusta asti. Työntekijöille on merkityksellistä päästä vaikuttamaan omaan työhön ja rooliin liittyviin asioihin.
Muutoksiin liittyy usein kiirettä, painetta ja stressiä. Tilannetajun merkitys on suurimmillaan juuri näissä tilanteissa. Kuitenkin paineen alla voidaan tehdä vääriä päätöksiä tilannetajua vaativien asioiden suhteen. Opettele hyödyntämään tilannetajua arkijohtamisessasi.
Esimerkki
Yrityksessä unohdetaan ottaa työntekijät mukaan muutosprosessiin heti alussa, kun keskitytään esimerkiksi budjettiin ja aikatauluun. Tällainen unohdus voi olla inhimillinen, mutta sen seuraukset työntekijöiden viihtyvyyden ja muutoksen onnistumisen näkökulmasta eivät ole hyviä.
4. Motivaatio
Motivaatio on merkittävässä roolissa kun tarkkaillaan muutoskykyä. Henkilöstöä tulee motivoida ja sitouttaa arjessa. Motivoitunut ja työssään viihtyvä henkilöstö tekee parempaa tulosta.
Motivaatio syntyy eri tavoin. Sinun tulee tuntea työntekijät mahdollisimman hyvin, jotta voit kannustaa, innostaa ja tukea heitä oikein. Motivoinnin tulee olla osa arkijohtamistasi ja näkyä päivittäisessä työssäsi. Esihenkilön mahdollisuudella motivoida on toki rajat ja yksilöllä on vastuu omasta asenteesta ja motivaatiosta työtään kohtaan.
Ilman motivaatiota muutokseen suhtautuminen on negatiivista. Tällöin työntekijää ei huvita oppia uutta tai haastaa itseään muutoksessa. Muutosten kohtaaminen on helpompaa, kun työyhteisö on motivoitunutta.
Motivaatiota on sisäistä ja ulkoista. Sisäisen motivaation puuttuessa voi ulkoisella motivaatiolla olla vaikea saada ihmistä liikkeelle ja aktiiviseksi. Esihenkilön kannattaa jutella työntekijän kanssa ja pohtia yhdessä miksi henkilö ei motivoidu ja mitä asialle voidaan tehdä.
Esimerkki:
Osaat puhua muutoksesta yksilölle oikealla tavalla kun tunnet ihmiset hyvin. Hyödynnä muutoksessa apuna nopeasti innostuvia työntekijöitä. Hitaammin mukaan lähteviä voi innostaa heidän päämääriensä ja mielenkiintojensa mukaan. Pohdi onko prosessissa jotain tehtäviä heille, tarvitaanko heidän asiantuntemustaan apuna tai tuoko muutos heidän omaan työhönsä tehostusta tai helpotusta.
On tärkeää tuntea yksilöt ja tietää millaisista persoonista ryhmäsi koostuu, jotta osaat puhua heille oikein. Kohdennettu ja ”yleisön” mukaan valittu puhe, puhetapa ja sanavalinnat tehoavat hyvin. Muista että muutostilanteessa sinun tulee vaikuttaa, vakuuttaa, innostaa ja motivoida muutokseen.
Lue lisää Johtakee-blogista:
5. Joustavuus
Joustavuus on yksi tulevaisuuden tärkeistä taidoista työelämässä. Joustavuus on kykyä oppia uutta, mukautua uuteen ja unohtaa vanhaa.
Joustavuuden tulee olla vastavuoroista. Joustaminen ei ole vain työntekijän velvollisuus vaan myös esihenkilön tulee joustaa. Esihenkilön joustamiseen liittyy vahvasti tilannetaju. Mikäli työntekijä joustaa työvuoroissaan sairastapauksien takia tehden lisävuoroja, on oikeudenmukaista pyrkiä huomioimaan hänen vapaatoiveitaan työvuorosuunnittelussa.
Jatkuvien muutosten takia joustavuus on tärkeä taito yksittäiselle työntekijälle ja myös koko yritykselle. Ketterä, muutoskykyinen ja -halukas yritys on elinvoimainen. Elinvoimainen yritys pystyy vastaamaan kilpailuun, kestää haasteita ja kehittyy.
Joustava työyhteisö pystyy sopeutumaan muutoksiin ja oppii toimimaan uudella tavalla. Joustavuus on myös mahdollisuuden antamista muutokselle ja uudelle tilanteelle. Esimerkiksi ryhmän esihenkilön vaihtuessa, on ryhmän annettava uudelle esihenkilölle mahdollisuus ottaa oma rooli ja työ haltuun.
Esimerkki:
Joustavuutta tarvitaan myös muutosprosessin ajalle. Remontoidessa myymälää uusiksi, se vaikuttaa myyjän töihin hankaloittamalla arkea. Muutos on kuitenkin välttämätön jotta saadaan ajanmukainen myymälä. Myyjien työ muutostilanteessa helpottuu kun he voivat joustaa ja osaavat katsoa tilannetta ohimenevänä tilanteena.
Uutta nostetta arkijohtamiseen
Johtakee-sisäpiiri auttaa sinua kehittymään.
Sisäpiiriläisenä saat ilmaisen Arkijohtamisen oppaan ja pääsyn ilmaisiin Johtakee-webinaareihin.
6. Oppiminen
Oppimisen tulee olla yrityksen kulttuuria jo ennen muutosta. Virheitä ei tarvitse pelätä, mutta niistä tulee oppia.
Oikea osaaminen on merkittävä kilpailukyvyn tekijä ja oikeaa osaamista saadakseen tulee oppia uutta. Esihenkilön olisi hyvä miettiä kuinka oppimista voidaan edistää ja kuinka siihen voidaan kannustaa työyhteisön arjessa.
Yksi tapa kannustaa kokeilemaan ja oppimaan on oikea suhtautuminen epäonnistumisiin ja virheisiin. Tietenkin huolimattomuuteen liittyvät virheet vaativat erilaista asiaan puuttumista. Mutta jos työntekijä haluaa kokeilla jotain uutta ja ensimmäinen yritys ei onnistu ei tulisi niin vahvasti puhua heti epäonnistumisesta vaan oppimisesta. Tällöin voidaan onnistua tai oppia (eikä epäonnistua).
Oppiminen tulisi huomioida myös yksilötasolla. Esihenkilönä sinun on hyvä tietää kuinka eri yksilöt kokevat oppivansa parhaiten ja kuinka voidaan tarjota eri tapoja oppia. Työyhteisön tulisi oppia uutta, olla avoin uudelle tiedolle ja tekniikalle. Oppimiseen tulee innostaa ja kannustaa työyhteisön arjessa sekä hyödyntää osaamista.
Muutos vaatii yleensä uuden asian oppimista tai vanhasta pois oppimista. Vaikeinta on oppia uutta uuden tiedon haastaessa aikaisemman käsityksen. Oppimista ajatellen asioiden perustelu ja niiden liittäminen jo tiedettyyn tietoon vahvistaa oppimista. Oppiminen vaatii myös motivaatiota oppia.
Muutoksen yhteydessä oppimisella tulisi jättää aikaa. Muutos ei toteudu jos ei opita uutta eikä toimintaa oikeasti muuteta. Voimme kuulla uusia ajatuksia ja innostua niistä, mutta oppiminen ja muutos tapahtuu vasta kun toimimme toisin kuin ennen.
Esimerkki:
Yritykseen ostetaan uusi järjestelmä jonka tulisi tehostaa työskentelyä, mutta sen käyttöönottoon tai käyttöön ei ohjata eikä sen käyttöä opeteta, silloin on hyvin epätodennäköistä että uusi järjestelmän tulee koskaan arkikäyttöön. Tällöin järjestelmän hankintaan kulutetut rahat ovat menneet täysin hukkaan eikä toiminta tehostu toivotusti henkilöstön käyttäessä edelleen vanhaa järjestelmää.
Lue lisää Johtakee-blogista: Oppimisen hyödyntäminen yrityksen kehittämisessä.
7. Yksilö
Yksilö on muutoksen keskiössä. Yritys voi tarjota välineitä ja tukea tulevaa muutosta varten, mutta lopullinen työ jää yksilölle. Muutoksen onnistumiseksi on yksilön muututtava, opittava vahasta pois ja toimittava uudella tavalla.
Johto ja esihenkilöt saattavat unohtaa muutoksen jalkauttamisen merkityksen ja aliarvioida sen vaatiman ajan. Helposti ajatellaan että asia on nopeasti tiedottamalla hoidettu ja sitten ärtyneenä vastataan kysymyksiin joihin ei ole varauduttu.
Muutosta ei tapahdu ilman työntekijöiden panosta. Yksilön tulee oppia uusi toimintatapa ja muuttaa päivittäisiä rutiinejaan. Työntekijät tulee ottaa mukaan kehittämään ja toteuttamaan muutosta jo varhaisessa vaiheessa.
Työyhteisö väsyy jatkuviin ja nopeasti toistuviin muutoksiin. Jos nämä muutokset jäävät myös kesken ja niiden lopputulema ei koskaan selviä, ei ole ihme etteivät yksilöt innostu muutoksista.
Muutosten pohjana tulisi tehokkuuden parantamisen ohella olla työntekijän tai asiakkaan kokemuksien parantaminen. Jos muutos heikentää selkeästi työntekijän viihtyvyyttä ja laskee todellista tehokkuutta, näkyy se lopulta asiakkaalle ja muutos on tällöin epäonnistunut.
Arjessa yksittäisen työntekijän kuuntelu, kehittäminen ja kannustaminen innostaa sekä motivoi työntekijää. Motivoitunut työntekijä on halukas ja kyvykäs tekemään työnsä hyvin. Hyvinvoiva ja työstään pitävä työntekijä ymmärtää tarpeen muuttua eikä koe muutosta pelkästään negatiivisena asiana.
Kannusta työntekijöitä oppimaan uutta, haastamaan toimintatapojanne ja toimimaan joustavasti tilanteen mukaan. Kun onnistuneeseen muutoksen tarvittavat rakenteet ovat osa työntekijöidenne arkea kokevat he vähemmän muutosvastarintaa ja muutosten läpikäynti helpottuu.
Lue lisää Johtakee-blogista: Onnistumisten huomiointi esimiehenä
Varaudu muutokseen arkijohtamisen avulla
Muutoksiin on tärkeää varautua jo arkijohtamisen tasolla. Muutoskyvylle tulee luoda otollinen maaperä jo ennen muutosta. Yllättävät ja rajut muutokset lamaannuttavat, mutta oikeilla ajattelutavoilla voi lamaantumisesta päästä eroon nopeasti.
Muutos on osa elämäämme ja uudistumista vaaditaan jatkuvasti. Luo siis työyhteisö joka on motivoitunut, innostunut oppimaan ja halukas uudistumaan. Pidä huoli työntekijöiden motivaatiosta kuuntelemalla ja tukemalla heitä. Osallista heitä muutoksiin jolloin he voivat sitoutua muutokseen ja kokea sen enemmän omakseen.
Tunneälyn ja tilannetajun merkitystä ei voi tarpeeksi korostaa arkijohtamisessa ja muutosten yhteydessä. Kuuntele työntekijöitä ja selvitä mikä heitä muutoksessa huolettaa. Älä kyseenalaista työntekijöiden kokemuksia ja huolia, vaan kuuntele ja tarjoa tukea.
Muutoksen aikana on tärkeää tukea ja kannustaa työntekijöitä. Mitä vaikeampi muutostilanne on ollut, sitä enemmän kannattaa puhua yksilöiden ja koko ryhmän onnistumisista. Lopulta on myös osattava sanoa että nyt asioista on keskusteltu riittävästi ja on aika mennä eteenpäin.
Yksilön onnistumisten huomiointi motivoi yksilöä jatkamaan hyvää työtä ja palkitsee työstä muutoksen hyväksi. Ryhmätasolla onnistumisten huomiointi kasvattaa me-henkeä ja lisää joustavuutta sekä kykyä kohdata haasteita jatkossakin yhdessä. Vastoinkäymisten kohtaaminen ja niiden voittaminen yhdessä lujittaa työyhteisön yhteenkuuluvuuden tunnetta.
Huomioi oma roolisi onnistuneen muutoksen mahdollistamissa ja muutoksessa. Sinun tulee esihenkilönä mahdollistaa edellä mainitut muutosta tukevat rakenteet. Muutos ei tapahdu käskemällä ja sinun tulee olla osa muutosta. Muutoksesta riippuen näytä esimerkilläsi kuinka uudet asiat otetaan haltuun.
Muista että onnistunut muutos vaatii koko työyhteisön yhteistyötä, vuorovaikutusta ja yhteistä päämäärää ja oikeita rakenteita jo ennen muutosta. Varaudu siis muutokseen arkijohtamisen avulla.