Luottamus omaan esimieheen ja työnantajaan on edellytys motivaation ja sitoutumisen syntyyn. Myös esimiehen tulee voida luottaa työntekijöihinsä.
Psykologinen sopimus vaikuttaa ratkaisevasti luottamuksen syntymiseen ja kehittymiseen. Psykologinen sopimus liittyy läheisesti myös työyhteisötaitoihin ja on siitäkin syystä tärkeä aihe huomioida esimiestyössä.
Tässä jutussa kerron sinulle mikä on psykologinen sopimus ja kuinka se vaikuttaa luottamuksen syntyyn. Tarjoan myös kolme vinkkiä joiden avulla voit rakentaa luottamusta työyhteisössäsi psykologisen sopimuksen huomioiden.
Psykologisen sopimuksen ja luottamuksen merkitys johtamisessa
Psykologinen sopimus
Työpsykologiassa psykologinen sopimus kuvaa niitä odotuksia ja tehtäviä jotka kuuluvat työhön, mutta joita ei mainita ääneen työsopimusta tehdessä.
Työsopimuksessa huomoidaan palkka, työaika ja -tehtävät, vastuut ja oikeudet. Moni asia jää kuitenkin odotusten piiriin: miten palkitaan tai kannustetaan, miten tarkka töihintuloaika on, miten ylityöt otetaan takaisin, miten työyhteisössä kommunikoidaan ja niin edelleen.
Psykologinen sopimus sisältää odotuksia (jopa oletuksia) kommunikoinnista, käsityksiä hyvityksistä (joustavuus ja siitä palkitseminen) ja ajankäytön raamit (esimerkiksi oletus ylitöiden tekemisestä). Lisäksi sopimuksen oletuksiin kuuluu mielipide vuorovaikutussuhteeseen sitoutumisesta ja viestinnästä.
Psykologinen sopimus liittää työyhteisötaidot esimiestaitoihin
Työntekijältä odotetaan rehellisyyttä, vastuullisuutta ja joustavuutta. Työntekijä olettaa, että kun hän tekee ylimääräistä saa hän siitä jonkun korvauksen tai kiitoksen. Vastaavasti työnantajalta odotetaan taitojen mukaisten tehtävien saamista, tukea ja kannustusta sekä työhyvinvoinnista huolehtimista. Osapuolet uskovat molemmin puolin velvollisuuksien täyttämiseen. Psykologisen sopimisen pohjana on usko oikeudenmukaisuuteen ja luottamus rehellisyyteen.
Psykologisen sopimuksen rikkoutuminen
Psykologisen sopimuksen rikkoutuminen tarkoittaa, että jompikumpi osapuoli ei täytä odotuksia tai oletuksia.
Psykologisen sopimuksen rikkoutuminen turhauttaa työntekijän ja heikentää hänen sitoutumistaan sekä työn laatua. Työntekijä voi tällöin muuttua kuormittavaksi ja haastavaksi johtaa. Vastaavasti esimiehen työntekijälleen asettamien odotusten täyttämättömyys turhauttaa esimiestä. Esimiehen aikaa menee asioiden korjaamiseen ja uudelleen ohjeistamiseen.
Haastavaa psykologisissa sopimuksissa on myös niiden muuttuminen ja tasapainottelu jotta molemmat osapuolet kokevat tulleensa oikeudenmukaisesti kohdelluiksi. Psykologisen sopimuksen rikkoutumisessa on kyse siis kuilusta odotusten ja toteutuman välillä. Sopimuksen rikkoutuminen heikentää luottamusta.
Luottamus osana psykologista sopimusta
Luottamus on osa työyhteisötaitojen rakentumista. Luottamus perustuu koettuun vuorovaikutukseen. Organisaatio kantaa mukanaan omaa luotettavuuttaan työntekijöiden kokemuksissa.
Psykologisten sopimusten, eli esimerkiksi työntekijän odotusten täyttyminen johtaa ajan kanssa luottamuksen rakentumiseen. Samoin esimiehen luottamus työntekijään kasvaa hänen odotustensa täyttyessä.
Luottamus rakentuu aina arjessa ja sen syntyminen kestää melko pitkään. Ikävä kyllä luottamuksen menetys voi tapahtua helpommin kuin se rakentaminen. Luottamuksen suhteen toimii sama sääntö kuin asiakaspalvelun laadussa: pettynyt kertoo viidelle, kun taas hyvää palvelua saanut kertoo ehkä yhdelle kokemuksistaan.
Menetetty luottamus on vaikea saada takaisin, mutta ei mahdotonta.
Luottamuksen rakentuminen
Organisaatioon syntyvään luottamukseen vaikuttavat työntekijöiden omat persoonalliset piirteet, työn ja työolojen organisointi sekä toimiva esimiestyö ja henkilöstöstä huolehtiminen.
Luottamus rakentuu alussa hyötyjen laskelmoinnin kautta. Esimerkiksi työsopimusta tehdessä työntekijä arvioi työn mielekkyyttä, palkkaa ja kokemusta. Esimies taas miettii saako hän maksetulle palkalle ammattimaista vastinetta.
Syvemmässä vaiheessa luottamus muodostuu vuorovaikutuksen jatkuessa ja kokemuksen lisääntyessä. Luottamuksen syventyminen vaatii tutustumista ja vuorovaikutusta.
Työskentely yhdessä saman päämäärän eteen, ongelmien kohtaaminen ja niistä yhdessä selviäminen sekä avoin vuorovaikutus syventävät luottamusta. Esimies voi tukea luottamuksen syntymistä huolehtimalla työnteon edellytykset kuntoon, hoitamalla työsuhteeseen liittyvät vastuunsa ja luomalla sujuvan arjen työn tekemiseen.
Syvällisin luottamuksen muoto on yhteisymmärrys, jossa luottamus perustuu vahvaan samaistumisen tunteeseen. Syvällinen luottamus voi syntyä, kun on työskennelty jo pitkään yhdessä, luotu yhteiset merkitykset asioille ja koetaan ryhmässä yhteenkuuluvuutta.
Kolme tapaa huomioida psykologisen sopimuksen ja luottamuksen rakentaminen johtamisessa
1. Käy uuden työntekijän kanssa avoimesti läpi hiljaiset odotuksenne
Monet psykologisen sopimuksen asioista ovat niin merkittäviä työyhteisön toiminnan tasapainolle, että ne tulisi käydä uuden työntekijän kanssa läpi. Työnantajalla ja työntekijällä voi olla jostakin asiasta eriävä käsitys ja tästä näkemysten erosta voi aiheutua turhia virheitä tai väärinkäsityksiä. Näiden psykologisten sopimusten pitävyys luo luottamusta esimiehen ja työntekijän välille.
Kerro jo työhaastatteluvaiheessa hiukan toimintatavoistanne, johtamiskulttturista, työnkuvan vaatimuksista ja odotuksista ja muista työntekijää kiinnostavista seikoista. Ole myös perehdytyksen aikana avoin kuuntelemaan uutta työntekijää ja kannusta häntä puhumaan avoimesti odotuksistaan ja tavoista joihin hän on voinut aikaisemmissa työpaikoissa tottua. Kerro hänelle toimintakulttuurista ja säännöistä joiden mukaan toimitte.
ESIMERKKI: Työntekijä on tottunut aikaisemmassa työpaikassaan, että kesälomaviikot kiertävät tai vuorotyötä tekevä työntekijä on tottunut, että viikonloppuvapaille pääsee perjantaiaamuna, kun taas teillä nämä asiat sovitaan eri tavalla, vaikkapa enemmän tilannekohtaisesti. Sinänsä kyse ei ole isoista eroista, mutta erilaiset odotukset voivat aiheuttaa kitkaa jos niistä ole puhuttu ajoissa.
Vastaavasti kokemus voi kääntyä eduksenne. Työntekijä esimerkiksi ei ole ennen saanut kehuja ja kiitosta tekemästään tuloksesta. Hän ei ehkä osaa odottaa niitä nytkään. Mieti miten luottamuksenne vahvistuu, kun sinä kehut hänen työtään ja annat kiitosta onnistumisista. Psykologisen sopimuksen odotusten ylittäminen mahdollistaa nopean sitoutumisen työhön ja yritykseen.
Tärkeää olisi, että työntekijä oppii alusta asti siihen, että teillä asiosta voidan puhua, odotuksistaan saa kertoa ja ristiriitaisiin odotuksiin osataan suhtautua asiallisesti keskustellen. Rakennat tietoisesti pohjaa luottamuksen syntymiselle psykologisen sopimuksen huomioinnin kautta.
2. Kuuntele työntekijöitä ja huomioi tyytymättömyys
Kun olet selvittänyt työntekijöiden odotukset ja oletukset sekä jakanut omat odotuksesi, voit hyödyntää näitä tietoja johtamisessasi. Kun tiedät jonkin tulevan asian olevan työntekijöiden odotusten vastainen, pystyt etukäteen pohtimaan argumentit joilla voit vastaväitteisiin vastata.
ESIMERKKI: Suunnittelet kesälomia ja tiedät että niiden jaosta on syntynyt aikaisempina vuosina kiivasta keskustelua. Päätät tarjota työntekijöille mahdollisuutta luoda tapaa jolla kesälomien jako olisi mieluisampi. Mitään uutta tapaa ei välttämättä synny, mutta tarjosit mahdollisuutta vaikuttaa ja huomioit työntekijöiden odotukset lomien jaon suhteen.
Tai jos vuorotyössä viikonloppuvapaalle pääsee normaalisti perjantaiaamuna ja tietyssä työvuorolistassa se ei onnistu, voit mainita asiasta etukäteen kyseiselle työntekijälle. Perustelemalla ennakkoon odotusten vastaista tilannetta ei turhautuminen kasva liian suureksi. Tietenkään aina ei voi, eikä tarvitsekaan tehtyjä työvuoroja perustella, mutta mikäli tietystä normista poiketaan on se hyvä huomioida.
3. Tarvittaessa korjaa tilanne mahdollisimman nopeasti
Mikäli huomaat, että työyhteisössä alkaa esiintyä turhautumista ja havaitset syynä olevan psykologisen sopimuksen säröily, tee asialle heti jotain. Keskustele työntekijöiden kanssa ja selvitä mistä nimenomaisesta asiasta ongelmat johtuvat. Pyri kuuntelemaan, vaikka olisit aluksi eri mieltä, pohdi asiaa rauhassa ja tee oikeanlainen päätös vasta pohdinnan jälkeen.
ESIMERKKI: Huomaat työntekijöiden jupisevan työvuoroista tai kesälomista. Mitä teet? Vältteletkö ikävää keskustelua vai otatko osaa keskusteluun tuomalla oman näkökulmasi. Mikäli olet kuunnellut työntekijöitäsi tiedät heidän odotuksensa ja voit vastata kysymyksiin niiden mukaan.
Esimiehen tulisi olla tietoinen siitä, kuinka työntekijät voivat, mitä he ajattelevat ja mitä haasteita he kokevat työssään. Tietoisuus muodostuu vain keskustelemalla, kuuntelemalla ja havainnoimalla työntekijöitä. Kun tunnet työntekijäsi, huomaat hyvin pienestä jos jokin asia vaivaa jolloin pystyt puuttumaan ongelmiin jo alkuvaiheessa.
Korosta työntekijöillesi, että sinulle voi ja pitää tulla puhumaan jos jokin työhön liittyvä asia vaivaa. Työntekijöiden keskinäinen asioista puhuminen harvoin auttaa asiaa eteenpäin vaan esimiehelleen puhumalla voi saada jonkin epäkohdan korjattua.
Psykologisen sopimuksen ja luottamuksen huomiointi johtamisessa
Monilla työpaikoilla on henkilöitä, jotka eivät omaa hyviä työyhteisötaitoja eivätkä toimi hyvässä vuorovaikutuksessa muiden kanssa. Olen havainnut että huonosti muita kohteleva työntekijä tai esimies on usein joutunut huonon kohtelun alle uransa aikana. Hän ikään kuin siirää omaa huonoa oloaan/kokemustaan eteenpäin toisille, joko tiedostamatta tai tietoisesti.
Tietenkään tapa ei ole hyväksyttävä ja siihen tulee puuttua. Pohtimalla voisiko kyse olla psykologisen sopimuksen rikkoutumisen aiheuttamasta huonosta käytöksestä, saadaan erilainen lähestymistapa asiaan. Syy hankalaan käytökseen voi löytyä selvittämällä työntekijän työkokemusta ja muuta taustaa. Käytöstä on vaikea muuttaa, mutta jo tietoisuus käytöksen syistä voi auttaa lähestymään ihmistä oikealla tavalla.
Huolehdi avoimesta vuorovaikutuksesta
Viestintä ja kommunikointi ovat usein organisaation toiminnan kompastuskiviä. Usein avoimelle keskinäiselle viestinnälle ei jää aikaa. Tällöin monet odotukset, toiveet ja oletukset jäävät sanomatta. Olisi tärkeää luoda mahdollisuuksia vuorovaikutukseen ja puhumiseen työntekijöiden ja esimiesten kesken.
Odotukset eivät välttämättä toteudu jos niitä ei ilmaista toiselle. Kuilu toteutuman ja odotusten välillä kasvaa, turhautuminen lisääntyy ja ongelmat kerääntyvät. On siis äärimmäisen tärkeää luoda avoin ja vuorovaikutuksellinen kulttuuri. Ihmisten tulee voida ja uskaltaa sanoa tarpeensa ja odotuksensa hyvässä hengessä ja keskustellen.
Organisaatioiden tulisi pohtia tarkkaan omia viestintäkäytänteitään ja etsiä keinot, joilla sitä voidaan parantaa. Työyhteisö toimii vain, kun työntekijät ja esimiehet toimivat yhteistyössä omien rooliensa mukaan yhteisen tavoitteen eteen.Yhteistyö on mahdollista avoimessa ilmapiirissä jossa tiedetään toisten odotukset ja tarpeet.
LATAA ilmainen
ARKIJOHTAMISEN OPAS
JA LIITY
johtakee- SISÄPIIRIIN
Ota askel kohti hyvää arkijohtamista ja lataa itsellesi Arkijohtamisen opas. Arkijohtamisen opas käsittelee Arkijohtamisen mallin mukaisesti päivittäistä johtamista. Saat selkeät vinkit joita voi omassa työssäsi esimiehenä hyödyntää.
Lataamalla oppaan liityt postituslistalle ja saat kuukausittain vinkkejä esimiestyösi tueksi.
Lähteet:
Keskinen, S. 2005. Alaistaito – luottamus, sitoutuminen ja sopimus. Kunnallisalan kehittämissäätiö Kaks.
Kuittinen, M. Mönkkönen, K. & Puusa, A. 2011. Onko kaikki todella vain johtamisesta kiinni? Alais- ja työyhteisötaitojen kasvava merkitys muuttuvassa työelämässä. Teoksessa Puusa, A. & Reijonen, H. (2011). Aineeton pääoma orga-nisaation voimavarana. 94–116. EU. UNIpress.