Johda tehokkaammin huomioimalla ryhmän kehitysvaihe
Johdat tehokkaammin, kun tunnistat ryhmäsi kehitysvaiheet. Tässä kirjoituksessa käyn läpi, mitä ryhmän kehittymiseen kuuluu, miksi esihenkilön kannattaa tuntea nämä vaiheet ja tärkeimpänä miten voit hyödyntää tätä tietoa johtamisessasi.
Puhun usein yksilön huomioimisesta johtamisessa ja keinoista tukea hänen suoritustaan. Nyt siirrymme tarkastelemaan samaa näkökulmaa ryhmän tasolla. Kun ymmärrät, missä vaiheessa kehityskaarta ryhmäsi tällä hetkellä on, osaat asettaa realistisia tavoitteita, antaa oikeanlaista palautetta ja kannustaa sekä tukea tiimiä juuri oikealla tavalla.
Johda tehokkaammin huomioimalla
ryhmän kehitysvaihe
Ryhmän kehitysvaihe vaikuttaa siihen, kuinka tehokkaasti se pystyy ratkaisemaan ongelmia. Pääsääntöisesti ryhmän kehittyminen kuvataan viidellä vaiheella: muodostuminen, kuohunta, normien asettaminen, suoritus- ja päätösvaihe.
Huomioi etteivät kaikki ryhmät käy läpi kaikkia vaiheita vaan ne voivat hypätä jonkin vaiheen yli tai palata vaiheissa taaksepäin. Lisäksi ryhmän jäsenen poistumisen jälkeen voidaan joutua palaamaan kuohunta- ja normien asettamisen vaiheeseen uuden ryhmän kanssa.
Käydään ensin läpi ryhmän kehittymisen vaiheet yleisellä tasolla. Sen jälkeen tutustutaan miten eri vaiheissa kannattaa johtaa.
1. Muodostumisvaihe
Ensimmäisenä ryhmä kohtaa muodostumisvaiheen, jolloin jäsenet tutustuvat toisiinsa ja toistensa asenteisiin sekä kokemuksiin. Mahdollisen ryhmänjohtajan on luotava rakenne ja kiinnittää ryhmän huomio sille asetettuun tavoitteeseen ja tehtävään. Vaiheen jälkeen kaikilla on (toivottavasti) selkeänä oma identiteetti kyseisessä ryhmässä.
2. Kuohuntavaihe
Kuohuntavaiheessa ryhmän sisällä syntyy usein ristiriitoja yksilöiden pyrkimysten ja ryhmän yleisten tavoitteiden yhteensovittamisen takia. Johtajan tulee hallita, ratkaista ristiriidat kompromissien avulla tehtävän tavoite huomioiden ja sopia kuinka edetään, jotta tehtävä saadaan suoritettua laadukkaasti loppuun. Tämän vaiheen epäonnistunut hoito voi rampauttaa ryhmän ja estää tehtävän toteuttamisen.
3. Normien asettamisen vaihe
Seuraavana vaiheena luodaan säännöt ja normit käyttäytymiselle. Tässä vaiheessa ryhmä yleensä tiivistyy ja myönteinen tunne ryhmäidentiteetistä nousee. Läpikäydyn ristiriidan jälkeen ryhmässä on parhaimmillaan yhteenkuuluvuuden tunne.
4. Suoritusvaihe
Yhteenkuuluvuuden tunteen avulla päästään suoritusvaiheeseen, jossa tavoitteiden eteen tehdään töitä. Työskentely tehdään joko yksin, pienissä alaryhmissä tai koko ryhmän voimin. Yhteistyön ja sitoutumisen takaa keskinäinen riippuvuus, jossa autetaan toinen toista ja tavoitellaan päämäärää yhdessä yhtenä tiiminä.
5. Päätösvaihe
Projekteissa on päätösvaihe, jossa annettu tehtävä palautetaan valmiina toimeksiantajalle ja ryhmä hajoaa. Päätösvaiheena voidaan pitää myös ryhmän yhden jäsenen vaihtumista, koska olemassa oleva ryhmä hajoaa ja muodostuu uusi ryhmä. Tiiviistä ja hyvin toimineesta ryhmästä luopuminen voi olla vaikeaa.
Johda tehokkaammin huomioimalla
ryhmän kehitysvaihe: vinkit esimiehen rooliin ryhmän eri vaiheissa
Seuraavaksi käyn ryhmän kehitysvaiheet läpi peilaten niitä esijenkilön rooliin ja tehtäviin. Voit samalla pohtia missä kehitysvaiheessa teidän ryhmänne on. Muista, että ryhmä siirtyy eri vaiheissa eteen ja taakse ja osa vaiheista voi jäädä myös kokonaan välistä.
Muodostumisvaihe luo pohjaa ryhmän tulevalle toiminnalle
Muodostumisvaiheessa esihenkilön roolina on auttaa henkilöitä tutustumaan toisiinsa. Alusta asti kannattaa panostaa avoimeen ja vuorovaikutukselliseen toimintaan. Luo henkilöstön kanssa selkeät työnkuvat, vastuut, vapaudet ja velvollisuudet. Näytä toiminnallasi esimerkkiä, kuinka yhteisössä on tarkoitus tulevaisuudessa toimia.
Selkeä tapa toimia esihenkilö ja ennakoitavuus alusta asti rakentavat tehokkaasti luottamusta. Luottamuksen rakentaminen muodostumisvaiheessa on tärkeää myös esihenkilön vaikutusmahdollisuuksien takia seuraavassa vaiheessa. Jos esihenkilö ei ole lunastanut rooliaan ja paikkaansa alussa, on sen ottaminen myöhemmin haasteellista.
Esihenkilön tulee osallistamisen ja työntekijöiden huomioimisen ohella kyetä itsenäisiin päätöksiin. Hänen rooliinsa kuuluu vastuu omista ja välillä muidenkin teoista. Lisäksi hänen tulee kyetä ottamaan johtajan rooli ryhmässä.
Kuohuntavaihe mahdollistaa ryhmän yhdistymisen
Kuohuntavaihe on usein ikävä vaihe. Esihenkilön on jaksettava uskoa vaiheen tärkeyteen ryhmän kehittymisessä. Ihan kuin pikkulapsen uhmaikä: se ei ole kivaa, mutta oman tahdon syntyminen on tarpeellista. Oleellista esihenkilölle on pysyä ulkopuolella, jotta voit nähdä tilanteen selkeämmin ja auttaa ryhmääsi ristiriidoista eteenpäin.
Pohdi tilanteen mukaan, onko sinun syytä puuttua vai antaa ryhmäläisten ratkaista tilanne itse. Usein työntekijöiden itse tehty ratkaisu tai kompromissi on motivoivampi, kuin johtajan ”määräämä” ratkaisu, vaikka se olisi sama. Kuohunta on hyvä vaihe opettaa henkilöstöä avoimeen, kunnioittavaan ja kehittävään vuorovaikutukseen.
Kuohuntavaiheessa kannattaa muistuttaa myös tehtävänhoidosta ja tavoitteista. Yhteisen tavoitteen ja onnistumisten korostaminen ja huomiointi voi helpottaa kuohuntaa. Ristiriidat tulee tiettyyn pisteeseen asti hyväksyä ja ymmärtää, mutta vaihe ei saa haitata liikaa työn tekemistä ja tavoitteiden saavuttamista.
Normien avulla toiminnan perusta kuntoon
Normien asettamisen yhteydessä esihenkilön rooli korostuu. Esihenkilön vastuulla ovat sääntöjen ja ohjeiden luominen. Työntekijät kannattaa kuitenkin osallistaa näihin päätöksiin, koska osallistumismahdollisuudet motivoivat. Tue tässä vaiheessa myös yhteenkuuluvuuden syntymistä.
Yhdessä voidaan luoda sääntöjä kuinka toimitaan eri tilanteissa tai kuinka huomioidaan oman työn ja aikataulun vaikutus muiden aikatauluihin ja työn etenemiseen. Hiljaisen tiedon jakamisen kautta saadaan hyviä vinkkejä, joilla työnteko helpottuu ja nopeutuu. Yhdessä luotuihin sääntöihin sitoudutaan paremmin ja sääntöjen mukaan toimimiseen syntyy positiivinen ryhmäpaine.
Normien asettamisvaihe on samalla arvojen jalkauttamisen vaihe. Strategia ja muut ”mammutit” tulee tuoda osaksi arkea, jotta ne voivat olla aidosti osa yrityskulttuuria. Esihenkilön tehtävänä on sanoittaa arvot ja strategia työntekijöilleen toiminnan ohjaamisen yhteydessä. Aivan liian usein nämä jäävät vain arvotaulujen lauseiksi vailla todellista kaikupohjaa. Arvot tulee pilkkoa tekoihin, joita arjessa voidaan oikeasti toteuttaa.
Normien asettamisvaiheessa luodaan yhteenkuuluvuuden tunnetta
Luot yhteenkuuluvuutta huomioimalla jäsenet yksilöinä ja hyödyntämällä heidän vahvuuksiaan osana koko ryhmän toimintaa. Omien vahvuuksien hyödyntäminen parantaa työnlaatua ja työnteon mielekkyyttä.
Pyri huomioimaan yksilöiden vahvuudet ja mahdollisuuksien mukaan hyödynnä tietoa vastuualueiden tai työtehtävien jaossa. Esimerkiksi sosiaalisempi työntekijä hoitaa vaativat asiakkaat ja vastaavasti tarkempi ja yksityiskohtiin mielellään keskittyvä työntekijä voi hoitaa tarkkuutta vaativia tehtäviä.
Korosta kaikkien työntekijöiden työn merkitystä onnistuneeseen lopputulokseen. Yhteenkuuluvuuden tunne syntyy yhdessä tekemisestä ja oman työn merkityksellisyyden kokemisesta. Muista huomioida myös taustatyötä tekevien työn merkitys lopputuloksen kannalta.
Kannusta ryhmäsi menestymään ja nosta onnistumiset esille. Yhteinen onnistuminen haasteiden jälkeen rakentaa yhteenkuuluvuuden tunnetta. Muista korostaa eri tekijöiden ja roolien merkitystä tavoitteeseen pääsyyn. Opeta, että menestyminen onnistuu vain yhdessä tekemällä ja kiitos onnistumisista kuuluu kaikille!
Hyödynnä kuohuntavaiheen oppeja normien luomisessa
Normien asettaminen ja sitä edeltävän kuohuntavaiheen tulokset on hyvä yhdistää. Kuohuntavaiheessa esiin nousee ristriitoja ja yleensä kaikkien on täytynyt kohdata eriäviä mielipiteitä vaiheen aikana.
Yhteisön normeihin kannattaa luoda rakenne, joka sallii tilannesidonnaisesti niin sanotun ajatusten törmäyttämisen. Tarkoitan tällä sitä, ettei hyvää yhteisöä, uutta ideaa tai tulosta synny aina samaa mieltä olemalla, vaan eriäviä mielipiteitä on voitava sanoa, ne tulee huomioida ja asioista tulee voida keskustella eri näkökulmista.
Toisaalta on myös tilanteita joissa esihenkilön on vain käytettävä valtaansa ja määrättävä. Molemmat menetelmät sopivat yhteisen normiston alle, kun painotetaan tilannesidonnaisuutta. Esihenkilön ennakoitava ja ennustettava johtaminen on avainasemassa, jotta näiden eri tapojen yhdistäminen ja ymmärtäminen on mahdollista.
LATAA HYVINVOINNIN KARTTA
Hei esihenkilö ethän unohda itseäsi ja hyvinvointiasi arjen kiireen keskellä?
Maksuttoman minikurssin avulla otat ensimmäiset askeleet kohti parempaa itsetuntemusta, tunneälykästä ja hyvinvoivaa johtamista, selkeämpää rajojen määrittelyä ja tasapainoisempaa hyvinvointia arjessasi.
Suoritusvaihe tarkoittaa normaalia työtä
Suoritusvaiheessa tehdään sitä pääasiallista tehtävää, jota varten yritys on olemassa. Tässä vaiheessa esihenkilö johtaa työntekoa tavoitteita asettamalla, tukemalla, kannustamalla, ohjaamalla ja antamalla palautetta. Kyse on siis arjen johtamisesta. Tämä vaihe voi kestää pitkään, mikäli ei synny suuria ristiriitoja tai muutoksia tehtävissä ja henkilöstössä.
Suorittamisvaiheessa on huomioitava luodut normit ja yhteiset toimintatavat. Sovituista tavoista pidetään kiinni ja vastuu toimivuudesta on jokaisella ryhmän jäsenellä.
Arkijohtamisen mallin avulla voidaan luoda luottamusta ja rakentaa hyvää johtamista, jonka avulla niin esihenkilö kuin koko työyhteisökin voi paremmin.
Lue lisää Arkijohtamisen mallista ja sen hyödyistä täältä.
Huomioi henkilöstömuutokset ryhmän päätösvaiheena
Päätösvaiheen ajatellaan koskevan lähinnä projekteja, joilla on selkeä alku ja loppu. Päätösvaiheena tulisi huomioida ja käsitellä myös ryhmän henkilöstön muutokset. Nämä muutokset ovat työpaikoissa yleisiä.
Esihenkilön tai työntekijän vaihtuessa ryhmän toiminta aikaisemmassa muodossaan päättyy. Ryhmän kehitys alkaa alusta uuden henkilön kanssa. Aikaisemmin hyvin toimineen ja tiiviin ryhmän purkaminen voi heijastua hankaluutena aloittaa toiminta uuden ryhmän kanssa sekä vaikeutena ottaa uusi jäsen ryhmään.
Henkilöstön muutoksissa nousee usein kuohuntavaiheessa esiin vahvoja ristiriitoja, jotka esimiehen tulisi huolella käydä läpi ennen siirtymistä seuraavaan vaiheeseen. Ristiriidat voivat johtua pelosta tulevaa kohtaan, uuden esimiehen erilaisista tavoista tai turhautumisesta muutoksen edessä.
Vajaaksi jäänyt kuohuntavaihe voi rampauttaa ryhmän tehokkaan toiminnan. Selvittämättä jääneet asiat voivat jäädä vaivaamaan ja hiertämään ryhmän jäsenten mieltä. On hyvä muistaa, että muutokset henkilöstössä siirtävät ryhmän yleensä uudelleen kehittymispolun alkuun ja tehokkuus voi laskea hetkeksi. Tätä muutosta ei usein muisteta, eikä sitä huomioida tarpeeksi.
Muutosvaihe ja siirtymä uuteen ryhmään on erittäin tärkeä tilanne ymmärtää ja huomioida. Muutoksen läpikäyntiin tulee antaa aikaa ja tukea, mutta myös osoittaa selkeät rajat mihin asti asioita voi ”vatvoa”. Lisäksi on hyvä huolehtia ettei päätehtävän hoitaminen esty.
Johda tehokkaammin huomioimalla ryhmän kehitysvaihe
Yhteenveto
Ryhmän kehitysvaiheiden hyödyntämiselle on tarvetta varsinkin erilaisten henkilöstömuutosten yhteydessä. Monissa työpaikoissa henkilöstö vaihtuu nopeaankin tahtiin ja kiireisessä arjessa voi unohtua ryhmän kehittymiseen ja tehokkaan työskentelyn saavuttamiseen vaadittava aika. Kehitysvaiheet huomioimalla muistat henkilöiden vaihdosten vaikuttavan ryhmän toimintaan ja toiminnan alkavan rakentuvan alusta.
Huomioimalla ryhmää vaiheiden mukaan henkilöstö saa sinulta juuri oikeanlaista johtamista oikeaan aikaan. He kokevat, että sinä ymmärrät heitä ja tuet heitä haastavissa tilanteissa. Kehitysvaiheiden ymmärryksen avulla luot luottamusta, joka on edellytys motivoitumiselle ja sitoutumiselle. Ja kuten aina sanon: luottamus rakennetaan arjessa toimimalla pitkäjänteisesti ja ennakoitavasti eikä yksittäisillä tai irrallisilla teoilla.
Hyödynnä vinkit omaan työhösi ja johda tehokkaammin huomioimalla ryhmän kehitysvaihe!
TUNNEÄLYKKÄÄN TYÖYHTEISÖN
VALMENNUKSET
Kun yhteistyö toimii, se näkyy työhyvinvoinnissa, henkilöstön sitoutumisessa ja lopulta myös tuloksessa.
Työyhteisöille monipuolisia, käytännönläheisiä ja tunneälykkäästi ohjattuja koulutuksia ja valmennuksia, jotka keskittyvät erityisesti vuorovaikutukseen, asiakaspalveluun ja työyhteisön toimivuuden kehittämiseen. Autamme työyhteisöjä kehittämään arkista vuorovaikutusta ja hyödyntämään tunneälyä.
Lähteet:
Ahokas M., Lahikainen A.R., Pirttilä-Backman A-M., Suoninen E. 2010. Arjen sosiaalipsykologia. Helsinki. WSOY pro Oy.
Kuusela P. (toim.) 2007. Sosiaalipsykologia, yksilöstä yhteiskuntaan. Suomi. Taskutieto.
Pennington D.C. 2005. Pienryhmän sosiaalipsykologia. Helsinki. Tammer-Paino.