3 askelta parempaan ajanhallintaan - johtakee.fi

Johtakee- blogin vieraskynä:

Satu pihlaja

3 askelta parempaan ajanhallintaan

Moni kamppailee ajanhallinnan kanssa. On kiire, aikaa ei riitä, tärkeätkin asiat lykkääntyvät ja oma olotila on stressaantunut.

Työnteko voi tuntua kaoottiselta, kun ei edes tiedä, mihin tehtävään ensiksi tarttuisi. Työpäivät venyvät, lounas jää välista. Kiirettä kokevat sekä johtajat, että heidän alaisensa.

Miten ajan saisi paremmin haltuun? Lue seuraavat kolme vinkkiä ja saat hyviä työkaluja.

3 askelta parempaan ajanhallintaan

1. Omalla rytmillä

Aikaa ei voi hallita. Se vain kulkee omaa tahtiaan eteenpäin. Voit vaikuttaa vain siihen, mitä itse teet ja miten siitä ajattelet. Se on ehkä helpommin sanottu kuin tehty.

Jokainen tunnistaa varmasti, että joskus työnteko vain sujuu, ja toisinaan taas takkuaa. Salaisuus parempaan tekemisen hallintaan on siinä, että pyrkii tekemään asioita mahdollisimman paljon oman luontaisen rytminsä mukaisesti.

Aamuihminen kokee voivansa keskittyä parhaiten varhain Tätä kannattaa hyödyntää, ja järjestää hyvää työskentelyaikaa mahdollisimman paljon aamuihin.

Minä, joka en ole aamuihminen, järjestän itselleni usein aamuun tunnin aikaa, joka minulta kuluu kävellä työhuoneelleni. Sen jälkeen olen vasta herännyt ja valmis tarttumaan töihin. Joskus tekisi mieli säästää aikaa ja ottaa kulkuneuvo alle, mutta tiedän, ettei hyviä työtunteja synny ajasta, vaan oikeasta olotilasta.

Jollekulle sopii tasainen työskentely. Monet kuitenkin käyttävät paljon aikaa vaan ajatteluun, ja saavat sitten lyhyessä ajassa paljon aikaan.

Tasaisesti työskenteleväkin hyötyisi valtavasti tauoista, joiden aikana oikeasti palautuu tekemisestä. Jos unohdat pitää lepotauot päivän aikana, rakenna itsellesi taukorytmi, joka sopii juuri sinulle. Lounastaukoa ei missään nimessä kannata jättää väliin, vaan pikemminkin tehdä siitä itselleen mahdollisimman mukava. 

Lataa ilmainen opas ja hyödynnä muut Johtakee-sisäpiiriläisen edut

2. Suunnittele tehtävälajin mukaan

Sorrutko käyttämään parhaan keskittymisaikasi helppoihin rutiinitehtäviin? Aloitatko päivän selaamalla sähköpostia niin, että pian mieli on täynnä kaikenlaista tehtävää, ja olo on heti aamusta kuormittunut tekemättömistä töistä?

En kiellä, etteikö joskus kannattaisi aloittaa päivä jollakin helpolla tehtävällä, joka saa työvireen mukavasti päälle. Tunnista kuitenkin, mitkä ovat sinulle rutiinitöitä, sälätehtäviä ja mikä keskittymistä vaativaa työtä.

Keskittymistä vaativalle työlle kannattaa varata erikseen aikaa. Jos jokin tekeminen lykkääntyy, ”koska ei ole aikaa”, on sinun tehtäväsi järjestää sitä. Älä silloin harhaudu sähköpostiin tai älypuhelimen äärelle – päätä käyttää tehtävään tunti tai pari ja kieltäydy tekemästä muuta silloin.

Kun ajatus harhautuu, palauta se lempeästi takaisin tehtävään. Opit keskittymisen pian tavaksi, kun toistat sitä vähintään viikoittain. Rutiinitehtäviä taas voit tehdä milloin vaan – vaikka perjantaina iltapäivällä viimeiseksi, jolloin muu keskittyminen voi olla haastava. 

Sälätyöllekin voi varata erikseen aikaa. Tee itsellesi sälälistaa, ja tartu siihen aiemmin suunniteltuna ajankohtana. Huomaat pian, että moni mieltä kuormittanut pikkutehtävä ei olekaan niin kiireinen kuin luulit.

Taukoja kannattaa pitää senkin takia, että kuormitus alkaa todella nopeasti vaikuttamaan päätöksentekokykyymme. Se tarkoittaa sitä, että tartut turhiin pikkutehtäviin, vastaat heti muille vaikka omat työt ovat kesken ja reagoit kaikkeen sen sijaan, että keskittyisit. Mieli pysyy rauhallisena, kun suunnittelet milloin hoidat tämän viikon sälät.

Lue lisää ajanhallinnasta Johtakee-blogista.

"Tunnista olotilasi ja hyödynnä huippuhetkesi."

3. Seuraa olotilaasi

Opettele seuraamaan, millaisessa olotilassa kulloinkin olet. Luo vaikka oma asteikko 1-5, jossa 5 on huippufiilis, sopivan energinen ja rauhallinen, valmis tarttumaan mihin tahansa tehtäviin. Asteikon 1 voisi tarkoittaa vaikka sitä, että väsymys on niin voimakas, ettei päässä liiku mitään ja 2 sitä olotilaa, kun mielessä on liian monta asiaa, eikä tiedä mihin niistä tarttuisi.

Työnteko tulisi pääosin hoitaa silloin, kun ollaan asteikolla 3-5 välillä. Muutoin tekeminen on niin tehotonta, että kannattaisi vaan levätä, nukkua tai käydä vaikka puolen tunnin kävelyllä virkistymässä. 

Olotilan tarkastelua voi myös hyödyntää kalenterin suunnittelussa etukäteen. Itse en koskaan suunnittele keskittyväni mihinkään suoraan energisten puheenvuorojen tai workshoppien jälkeen. Saatan kyllä jonkun tapaamisen tai vaikka lähteä urheilemaan suoraan tilaisuudesta.

Päätän tehdä keskittymistä vaativan tehtävän ennen lounasta, koska iltapäivän palaverit todennäköisesti katkaisevat keskittymisen kuitenkin. Joihinkin päiviin taas buukkaan vaikka lounastapaamisen, etten yrittäisi istua liian pitkään yhteen menoon yksin työhuoneessa puurtamassa. 

Bonusvinkkinä sanoisin, että älä missään nimessä luo itsellesi turhia sääntöjä. Tunnista kun inspiraatio iskee. Kun olotila on hyvä, priorisoi se kaikkein haastavin tehtävä. Minulle ja monelle muullekin se on keskittymistä vaativat tehtävät, mutta joillekin se on vaikkapa sälätyöt tai rutiinit.

Hyödynnä huippuhetkesi, esimerkiksi junamatkoilla kirjoitan aina, koska tiedän kokemuksesta sen sujuvan hienosti. Varaan selkeitä tehtäviä matkalle ja saan ne aina ennätysajassa valmiiksi. 

Minkä ajanhallinnan vinkin haluat antaa nyt itsellesi? Jakaisitko sen meille muillekin? Vaikka olemme yksilöitä, niin saamme usein myös oivalluksia muiden ideoista!

VIERASKYNÄN KIRJOITTAJa

Satu Pihlaja

Satu Pihlaja on tunnettu itsensä johtamisen valmentaja.

Hän on taustoiltaan psykologi, kouluttaa ja coachaa sekä organisaatioita, että yksilöitä esimerkiksi tavoitteellisuuden, ajanhallinnan, aikaansaamisen, valintojen tekemisen, oman mielen johtamisen ja hyvinvoinnin teemoista.

Satu on julkaissut tietokirjat Aikaansaamisen taika – näin johdat itseäsi (2018, Atena), Aikaansaamisen taika – työkirja (2019, Atena), Valinnan paikka – näin teet parempia päätöksiä (2021, Atena) itsensä johtamisesta, sekä valmentaa myös muita tietokirjan kirjoittajia

Satu Pihlaja, erikoispsykologi PsL, kouluttaja, coach, tietokirjailija

satupihlaja.com | [email protected]

Tutustu täältä Sadun aikaansaamisen avaimet-workshoppiin.

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.