4 vinkkiä kesätyöntekijän perehdytykseen
Osaavat kesätyöntekijät ovat työpaikan sujuvien kesäloma-aikojen edellytys. Hyvä ja kattava perehdytys on vastaavasti onnistuneen kesätyön tärkeimpiä edellytyksiä.
Perehdytys voi kuitenkin jäädä tekemättä tai se jää kesken. Syynä on usein kiire, muuttuvat tilanteet tai esimerkiksi selkeän perehdytysrutiinin puuttuminen.
Riittävän kattava ja hyvin suunniteltu perehdytys on kaikkien työsuhteiden sujuvan ja tehokkaan alun tärkein tekijä. Perehdytys vaikuttaa myös suoraan työntekijän motivaatioon, sitoutumiseen ja työn laatuun.
Perehdytys on osa yrityksen uudelle kesätyöntekijälle antamaa ensivaikutelmaa ja sen luoma tunne voi pysyä pitkään. Muista siis luoda hyvä ensivaikutelma. Nuorelle kesätyöntekijälle työpaikka voi olla ensimmäinen ja huono kokemus perehdytyksestä voi luoda hänelle kuvaa koko työelämästä.
Perehdytysvaiheessa luodaan työnantajan mielikuvaa. On hyvä muistaa että kesätyöntekijä kertoo kokemuksistaan eteenpäin ja vaikuttaa näin osaltaan työnantajasta syntyvään mielikuvaan sekä mahdollisuuteen saada jatkossa kesätyöntekijöitä.
Lukemalla jutun saat 4 vinkkiä kesätyöntekijän perehdytykseen. Vinkkien avulla otat perehdytyksen hallintaan ja nopeutat työntekijän oppimisprosessia. Vinkit tukevat sinua vaikka et olisi ennen vastannut perehdyttämisestä tai teillä ei olisi valmista runkoa perehdyttämiseen.
4 Vinkkiä kesätyöntekijän perehdytykseen
Perehdytys on monimutkainen prosessi, joka voi poiketa eri yrityksissä ja aloilla toisistaan. Kuitenkin tiettyjen pääteemojen tulisi toteutua, jotta perehdytyksestä tulee toimiva ja sujuva.
Tässä jutussa saat 4 vinkkiä kesätyöntekijän perehdytykseen. Nämä vinkit ovat suunnitelmallisuus, vuorovaikutus, tavoitteellisuus ja yksilöllisyys. Aloitetaan suunnitelmallisuudesta.
Lataa ilmainen opas ja tule mukaan maksuttomiin miniwebinaarehin Johtakee-sisäpiiriläisenä
Suunnitelmallisuus
Perehdytys on kiinteä osa rekrytointia. Perehdytyksen tulisi olla etukäteen suunniteltua. Mikäli perehdytystä ei ole suunniteltu kunnolla etukäteen, se vie liikaa aikaa ja jää helposti vajaaksi. Ilman hyvää perehdytystä uusi kesätyöntekijä ei pysty kehittymään yhtä nopeasti tehokkaaksi työyhteisön jäseneksi ja tällöin työsuoritus voi jäädä vajaaksi.
Lisää vinkkejä rekrytointiin Johtakee-blogista
Suunnittelussa on tärkeä huomioida etukäteen perehdytyksen sisältö työnkuvan mukaan, perehdytysmateriaalit, aikataulutus ja kuka perehdyttää.
Perehdytys työnkuvan mukaan
Rekrytointiprosessin alussa määritellään tarkasti mihin rooliin työntekijää haetaan. Samalla voidaan pohtia kuinka kyseiset työtehtävät opitaan parhaiten. Kannattaa hyödyntää erilaisia perehdytystapoja eri tyyppisissä tehtävissä. Pelkkä kuuntelu väsyttää eivätkä asiat jää mieleen yhtä hyvin kuin tekemällä. Perehdytys voi sisältää esimerkiksi lukemista, ohjaamista, testejä/tehtäviä, tekemistä ja keskusteluja.
Pyri tarkastelemaan työtehtävää ulkopuolisen näkökulmasta. Älä oleta että jotkin asiat tiedetään jättäen niitä sen takia kertomatta. Tällöin kesätyöntekijälle voi jäädä merkittäviä aukkoja perehdytykseen ja osaamiseen.
Perehdytyksen materiaalit
Tee muistilista ja materiaali perehdytyksen tueksi. Näin varmistat että perehdytyksessä käydään kaikki oleelliset asiat läpi ja perehdytys on tasalaatuista.
Muistilista voi olla tehtävälistamainen dokumentti jossa listataan kaikki asiat joita uudelle kesätyöntekijälle tulee kertoa esimerkiksi työstä, työsuhteesta, toimintatavoista ja tunnuksista. Lista kannattaa tehdä siinä järjestyksessä kuin asiat on loogista käydä läpi. Listaan voidaan merkitä myös suunniteltu aikataulu perehdyttämiselle.
Listaa käyttäessä on tärkeää että perehdyttäjä merkkaa aina ruksin kun asia on käyty läpi, näin tiedetään missä perehdytyksessä ollaan menossa jos esimerkiksi perehdyttäjä sairastuu.
Materiaali voi olla esimerkiksi tukimateriaali perehdyttäjälle tai kertausmateriaali työntekijälle. Olisi hyvä että mahdollisimman paljon tietoa löytyy yhdestä paikasta jolloin tiedon etsintä on nopeaa. Jos yrityksellä on oma Intra tms. on hyvä antaa aikaa myös siihen tutustumiseen mikäli se on ensisijainen tiedon lähde.
Materiaalin hyödyntäminen ei tarkoita sitä että kesätyöntekijä lukee kotona illalla perehdytyskansiota joko papereilta tai verkosta ja perehdytys on siinä. Materiaalin tarkoitus on toimia ohjauksen ja keskustelun tukena ja apuna.
Työterveyslaitoksen sivuilla kerrotaan mihin työntekijä kannattaa perehdyttää. Katso Kunnollinen perehdytys kannattaa aina.
Kuinka aikatauluttaa?
Perehdytyksen aikataulutus tulisi tehdä jo ennen rekrytointiprosessin alkua. Rekrytointia suunniteltaessa tulee pohtia milloin työntekijän tulisi olla vahvuudessa mukana niin että hän voi hoitaa tehtäviään osin itsenäisesti. Aikataulutuksen voi lisätä perehdytyksen muistilistaan.
Aikataulutuksessa kannattaa huomioida, ettei uutta tietoa pysty ottamaan haltuun määräänsä enempää. Pohdi ainakin, milloin eri asioita käydään läpi, miten asiaan perehdytään, minkä aikaa ja kuka esittelee.
Aikataulu kannattaa suunnitella tarkasti ja loogiseen järjestykseen. Tästä aikataulusta voidaan joustaa valitun työntekijän osaamisen ja kokemuksen mukaan. Alussa uutta tietoa tulee todella paljon ja onkin hyvä jos tieto voidaan jakaa osiin niin että aloitetaan työtehtävän kannalta välttämättömimmistä asioista.
Olisi hyvä jos ainakin päivän tai pari (työtehtävän monimutkaisuudesta ja vaativuudesta riippuen) pelkkään perehtymiseen, tutustumiseen ja toisen tukemana asioiden tekemiseen. Aikataulua voidaan myös jaksottaa, jolloin kerralla ei tule kaikkea tietoa. Tärkeintä on että oppia työntekemiseen saa suunnitelmallisesti ja selkeästi.
Uuden oppiminen ja sisäistäminen vie aikaa. Epämukavuusalueella oppii, mutta jos joutuu liian nopeasti syvään päähän voi seurauksena olla motivaation lasku eikä innostuminen. Ihmiset ovat tässä suhteessa hyvin erilaisia ja tästä syystä kannattaa panostaa hyvään sekä tahdiltaan sopivaan perehdytykseen.
Kuka perehdyttää?
Etukäteen pohditaan myös kuka vastaa perehdytyksestä, vaikka yleiseen opastamiseen ja ohjaamisen osallistuu koko työyhteisö. Yhdellä voi olla päävastuu ja muut perehdyttävät esimerkiksi tiettyjä osia työstä.
Mikäli eri henkilöt ohjaavat perehdytyksen aikana, on äärimmäisen tärkeää ottaa heihin etukäteen yhteyttä jotta he osaavat varautua perehdytykseen eivätkä sovi siihen muuta.
Mieti kuka on hyvä kertomaan asioista eri tavoin, kuka tykkää auttaa muita ja kuka loistaa kun pääsee kertomaan eri toiminnoista. Ota perehdyttämään niitä joilla on opastamiseen aikaa ja halua. Tällöin perehdytettävä oppii työnsä sujuvammin ja mukavammin.
Epäselvyys siitä kuka kertoo ja mitä aiheuttaa turhaa hankaluutta uudelle työntekijälle eikä luo hyvää ensivaikutelmaa. Selkeä aikataulu, työnjako ja ajan varaaminen perehdytykseen luovat luotettavaa kuvaa työnantajasta ja osoittavat kunnioitusta kesätyöntekijää kohtaan.
Hyvä muistilista ja perehdytysmateriaali takaavat laadukkaan perehdytyksen myös silloin, kun perehdytyksestä vastaava on esimerkiksi sairaana. Tällöin perehdytyksen valmis toimintapa mahdollistaa hyvän perehdytyksen eikä tuuraajan tarvitse itse tietää tai muistaa mitä kaikkea alussa tulee kertoa.
Vuorovaikutus
Muista ettei perehdytys ja keskustelu voi olla yksipuolista, vaikka alussa on paljon asiaa ja usein kova kiire päästä eteenpäin. Oppiminen ei tarkoita yksisuuntaista tiedon kaatamista vaan keskustelua ja vuorovaikutusta.
On tärkeää kuunnella mitä kysymyksiä, pohdintoja tai epävarmuuksia uudella kesätyöntekijällä on. Esitettyihin kysymyksiin tulee vastata selkeästi. Avoimuus ja keskustelu ovat tärkeitä tekijöitä onnistuneelle perehdytykselle.
Perehdytyksen ohessa voi jutella muutakin kuin työasiaa ja tutustua samalla paremmin. Yhteinen lounas tai tauko olisi hyvä myös tässä mielessä. Kannattaa jättää aikaa myös tutustumiseen ja asioista keskustelemiseen niin perehdyttäjän kuin muidenkin uusien työntekijöiden kanssa.
Vuorovaikutukseen liittyy myös työn ohessa tapahtuva ohjaaminen ja se että koko työyhteisö viestii uudelle työntekijälle että hän kuuluu ryhmään joka tukee hänen oppimistaan. On tärkeää että kaikki tarjoavat apua tarvittaessa, mutta antavat uuden työntekijän myös tehdä ja harjoitella itse.
Ryhmäytymisen ja kesätyöntekijän viihtyvyyden kannalta on todella tärkeää että hänet otetaan mukaan ryhmään, eikä kesätyöntekijöihin suhtauduta erilailla kuin vakituisiin työntekijöihin. Vuorovaikutus on tärkeää myös ryhmään kiinnittymisen kannalta, tällöin uskaltaa kysyä apua kaikilta ja jutella kaikkien kanssa.
Tavoitteellisuus
Kesätyöntekijälle on määritelty tietyt työtehtävät. Perehdytyksen tavoitteena tulee olla antaa mahdollisuus työtehtävien oppimiseen ja hallintaan. Perehdytyksen tavoitteena on siis henkilö joka suoriutuu työstään.
Uuden työntekijän kohdalla on hyvä suhteuttaa tavoitteet työtehtävään, työsuhteen kestoon ja yksilön omaan kokemukseen sekä osaamiseen.
Osaaminen voidaan pilkkoa osiin ja eri vaiheisiin tai tasoihin. Alussa odotetaan perusasioiden hallintaa ja siitä lähdetään eteenpäin. Tämä jaottelu auttaa kuvaamaan myös kesätyötekijälle mitä häneltä odotetaan ja milloin. Korkeimpia tavoitteita ei tietenkään voi asettaa heti alkuun.
Perehdytyksessä on muistettava että uuden työn haltuunotto on oppimisprosessi. Uutta opeteltaessa onnistumisen kokemuksilla ja oikeanlaisella rakentavalla palautteella on merkittävä rooli.
Ilman onnistumisen kokemuksia ei tunnetta asian oppimisesta pääse syntymään eikä pääse kokemaan onnistumisen iloa joka motivoi oppimaan lisää. Aseta siis realistisia tavoitteita eri vaiheille ja muista tuoda kaikki onnistumiset esille.
Rakentavaa palautetta tulee myös antaa, jotta kesätyöntekijä näkee missä pitää toimia eri tavalla ja jotta hän voi oppia lisää. Tärkeää on kuitenkin kertoa korjattavasta asiasta asiallisesti sekä samalla tarjoten vinkit kuinka suoritusta voi parantaa sekä miksi se on tärkeää tehdä kerrotulla tavalla. Selkeiden vinkkien sijaan voidaan myös jutella aiheesta ja ohjata kesätyöntekijä huomaamaan itse kuinka hän voi suoritustaan parantaa.
Tavoitteiden seuraamiseen liittyy yleensä erilaisia mittareita. Kaikki oleellisimmat mittarit tulee käydä kesätyöntekijän kanssa läpi. Mittareiden tärkeys kannattaa perustella esimerkein, jotta kesätyöntekijä ymmärtää niiden merkityksen ja voi sitoutua niihin.
Palautekeskustelu kannattaa ottaa osaksi perehdytystä ja käydä säännöllisesti läpi onnistumiset ja vinkit kuinka parantaa. Tässä yhteydessä on hyvä muistaa pyytää myös itselle ja yritykselle palautetta. Kuinka perehdytys on toiminut, onko saanut riittävästi ohjausta, onko päässyt mukaan porukkaan ja saako kaikilta tarvittaessa tukea. Palautteiden kautta koko perehdytysprosessia voidaan tarpeen mukaan päivittää.
Yksilöllisyys
Olemme kaikki erilaisia persoonia ja koemme asioita eri tavoin. On tärkeää että perehdytysprosessissa suunnitelmallisuudesta huolimatta huomioidaan yksilö. Esihenkilön on tärkeää tutustua kaikkiin työntekijöihin, sillä tätä kautta yksilön tukeminen, motivointi, palautteen anto, ymmärtäminen ja keskustelu helpottuvat huomattavasti.
Uudesta kesätyöntekijästäkin on huomioitava persoona sekä yksilön kokemus, osaaminen, vahvuudet, toiveet kehittymiselle, miten hän omasta mielestään oppii parhaiten, miten motivoituu ja miten haluaa palautteen. Tietämällä nämä asiat työntekijästä sinun on helpompi tiedostaa kuinka asiat kannattaa työntekijälle kertoa ja osaat tarvittessa muokata tapaasi kertoa asioista.
Oppimiseen liittyen on myös huomioitava, että opimme asioita eri tahtiin. Huomioi siis miten yksilö oppii, miten nopeasti hän oppii ja millainen perehdytystapa voisi toimia hänelle parhaiten. Älä käytä tiettyä perehdytystapaa vain siksi että se on sinulle vaivaton, vaan muista aina perehdytyksen tavoite työstään suoriutuvasta kesätyöntekijästä ja muokkaa suunnitelmaa tarpeen/yksilön mukaan.
Halu tutustua yksilöön luo kesätyötekijälle tunteen, että hän on merkityksellinen ja osa ryhmää. Kesätyöntekijän jättäminen palaverien tai muiden yhteisten asioiden ulkopuolelle lyhyen työsuhteen takia luo kiilaa vakituisten työntekijöiden ja kesätyöntekijöiden välille. Yksilön motivoitumiselle, hyvinvoinnille ja sitoutumiselle on tärkeää että hän kokee olevansa osa ryhmää.
Lue täältä lisää kuinka tunneälykäs arkijohtaminen mahdollistaa menestyksen.
4 Vinkkiä kesätyöntekijän perehdytykseen
Nyt olemme käyneet läpi 4 vinkkiä kesätyöntekijän perehdytykseen. Muista panostaa hyvään, selkeään, riittävään ja innostavaan perehdytykseen.
Hyvällä perehdytyksellä on monia etuja:
- kannattavuus ja tehokkuus > uusi kesätyöntekijä oppii työn nopeammin ja tekee työnsä oikein
- motivoituminen > saa ohjausta ja tukea onnistumiseen
- hyvä työnantajakuva > kesätyöntekijä kertoo muille kokemuksistaan
- ryhmän toimivuus > kesätyöntekijä pääsee omaan työhön ja ryhmään mukaan
- psykologinen turvallisuus > kesätyöntekijällä on turvallinen olo kysyä ja oppia
Perehdyttäessä on tärkeää asettua uuden kesätyöntekijän asemaan ja olla sopivan joustava. . Älä oleta puhumatta että tietyt asiat ovat selviä tai hallussa.
Kesätyöntekijöinä on usein myös nuoria astumassa ensimmäistä kertaa työelämään. Perehdytyksessä on tällöin huomioitava työtehtävän lisäksi yleisiä asioita kuinka työelämässä toimitaan. Nuori tarvitsee usein rohkaisua, tukea ja yhteisöllisyyttä työuran aloittamiseen. Uusi kesätyötekijä ei saisi koskaan kokea olevansa yksin.
Perehdytyksessä oikominen voi säästää aikaa alussa, mutta se vie aikaa myöhemmin. Alussa kaikki on sekavaa uudelle kesätyöntekijälle ja rauhallinen, etukäteen suunniteltu perehdytys (vaikka se ei olisi kovin pitkä) luo työsuhteelle sujuvamman alun. Hyvä perehdytys on kaikkien etu.
Mukavia perehdytyshetkiä toivotellen.
Lue täältä lisää kuinka motivoida työvuoroilla
Lataa ilmainen Arkijohtamisen opas
Liity ilmaiseksi Johtakee-sisäpiiriin ja saat liittymislahjana Arkijohtamisen oppaan joka käy läpi Arkijohtamisen mallin tarjoten sinulle apua oman työn selkeyttämiseen ja sujuvoittamiseen.
Johtakee-sisäpiiriläisenä saat käytännöllisiä vinkkejä johtamisesi tueksi.
Erinomaisia ajatuksia työntekijän perehdyttämisestä!
Itse en ole koskaan toiminut perehdyttäjänä, mutta monenlaisissa ja monen tasoisissa perehdytyksessä olen kyllä ollut osallisena.
Monille yrityksille olisi hyödyllistä lukea työntekijän perehdyttämisestä. ?
Kiitos Tiina viestistäsi :). Perehdytykseen olisi kyllä hyvä tutustua ja ajoittain arvioida omia käytäntöjä. Perehdytys on tärkeää suunnitella hyvin ja tehdä huolella, koska se vaikuttaa niin moneen asiaan kuten luottamuksen syntymiseen, mahdollisuuteen suoriutua työstä hyvin, motivaatioon sekä ryhmäytymiseen.
Hyvä kirjoitus ja etenkin tuo perehdyttämislista, jonka voi tarvittaessa ”siirtää” toiselle perehdyttäjälle, ettei työntekijälle tule toistoa, on todella hyvä idea!
Kiitos palautteesta. Kiva kuulla että koit perehdytyslistan toimivaksi. Lista estää toiston ja toistaalta senkin ettei unohdu jokin asia välistä jos perehyttäjä vaihtuu välillä.
Hyvä teksti!
Nyt ei ole tarvetta perehdytykseen, mutta aikanaan ensimmäistä työntekijää palkatessa olisin kyllä hyötynyt suuresti tästä tietomäärästä!
Kiitos viestistä ja kiva kuulla että koet vinkit hyödyllisiksi.
Olipa kattava ja monesta eri näkökulmasta aihetta lähestyvä kirjoitus. Monesti perehdyttäjän roolissa on vähän hukassa, tietää suurinpiirtein mitä pitää opettaa, mutta syvällisempi ote jää usein pois ihan jo aikapaineen vuoksi. No, toisaalta työ on paras opettaja, mutta kyllä hyvä perehdytys on kaiken A ja O. Se myös säästää kaikki osapuolet turhilta väärinkäsityksiltä ja erehdyksiltä. Kiitos!
Kiitos viestistäsi. Niinhän se on että työ tekijänsä opettaa. Ja perehdytys sujuvoittaa ja nopeuttaa opimista.