Uuden työntekijän palkkaamisella on yleensä kova kiire. Rekrytointi vaatii aikaa valinta- ja haastatteluvaiheessa. Kiire ei helpota vaikean päätöksen tekemistä vaan voi aiheuttaa jopa hätäisen ja väärän valinnan.
Rekrytoinnin aikana mietitään millaista osaamista, kokemusta, koulutusta, tietoa ja taitoa uudelta työntekijältä halutaan. Osaamisen ohella tulisi muistaa pohtia millainen henkilö sopii omaan johtamistyyliin sekä olemassa olevaan ryhmään.
Yksi hankala tyyppi voi teoillaan haitata koko työyhteisön toimintaa. Virheitä työntekijöiden valinnassa ei voida kokonaan välttää. Kuinka sitten löytää oikea henkilö tehtävään ja olemassa olevaan ryhmään?
Tässä jutussa tuon esille oman näkemykseni rekrytointeihin, joka perustuu omaan kokemukseeni henkilöstön palkkaamisesta. Esittelen rekrytointiprosessin, joka painottuu tarvitun osaamisen ohella juuri sen oikean persoonan löytämiseen.
Rekrytoinnin yhteydessä tehdään nykyisin erilaisia testejä, joilla selvitetään hakijoiden sopivuutta tehtävään. Tässä jutussa kuvaamani rekrytointiprosessi on apuna, kun ei ole mahdollisuutta palkata rekrytointifirmaa tai yrityksellä ei ole käytössä erillistä ohjelmaa tai testiä.
Vinkkien avulla voit aloittaa rekrytoinnin, vaikka et olisi ennen rekrytointeja tehnyt.
Juttu ei käsittele rekrytointiin, palkkoihin tai työsopimuksiin liittyviä lakiasioita. Niitä voit selvittää esimerkiksi eri alojen työehtosopimuksista ja työlainsäädännöstä.
Vinkkejä uuden työntekijän palkkaamiseen. Löydä ryhmään sopiva osaaja rekrytointiprosessin avulla.
Rekrytointi on jännittävää, se on uuden alku ja kaikille osallisille mahdollisuus oppia uutta. Minusta hakemusten luku, työhaastattelut, valinta ja perehdytys ovat mielenkiintoisia tehtäviä, vaikka tilanne on usein stressaava ja kiireinen.
Omia kokemuksia rekrytoinnista
Muistan ensimmäisen rekrytointini. Olin silloin tulevaan myymälään vasta palkattu myymäläpäällikkö. Sain mahdollisuuden olla mukana valitsemassa myyntihenkilöstöä itselleni ja kiitollisena olin mukana.
Haastateltavat oli valinnut ja haastatteluita ohjasi kokeneempi kollega. Lopulliset valinnat työntekijöistä sain tehdä itse. Erittäin toimiva työnjako, jota voin suositella vastaavissa tilanteissa.
Sen jälkeen olen tehnyt monta rekrytointia. Moneen ilmoitettuun paikkaan tuli yli satakin hakemusta! Lukemista siis riitti. Rajasin hakemukset ensin sen mukaan onko hakemuksessa ansioluettelon lisäksi avoin hakemus. Pelkällä luettelolla töistä ja koulutuksista mielikuva hakijasta jäi hataraksi eikä persoona päässyt kunnolla esille.
Kiinnitin huomiota myös siihen millainen tunne hakemuksesta tuli. Tietenkin vertasin hakemuksen asioita muistilistaan, jonka olin tehnyt ennen työpaikan ilmoittamista. Pyrin löytämään näiden väliltä yhteyden ja jos sitä ei löytynyt, ei hakija päässyt pidemmälle.
Monissa työpaikkailmoituksissa pyydetään nykyään kuvaa tai videota. Kuva tekee hakijasta inhimillisemmän ja vakuuttavamman vaikka itselle ulkonäkö ei ole ollut kriteeri palkkaamiselle.
"Ryhmään sopimisen merkitys korostuu mitä pienempi ja tiiviimpi ryhmä on kyseessä"
Tietenkin on tärkeää saada työntekijä, joka sopii osaksi jo olemassa olevaa ryhmää. Ryhmään sopimisen merkitys korostuu mitä pienempi ja tiiviimpi ryhmä on kyseessä. Pohdin hakemuksia lukiessani miten kyseinen hakija sopisi ryhmäämme: miten hän ”puhuu”, mitä sanoja hän käyttää, millaiseksi hän kuvailee itseään eli millaiselta persoonalta hän vaikuttaa tekstin perusteella.
Haastatteluissa kokemus hakijasta saattoi kääntyä päälaelleen. Paperilla ei niin vahva hakija saattoi pärjätä haastattelussa paremmin kuin hakija, jonka hakemus oli todella hyvin kirjoitettu. Saattoi käydä myös niin, ettei hakija täyttänytkään niitä odotuksia, joita itselle oli hakemusta lukiessa syntynyt.
Suositusten kysely on nykyään hyvin yleistä ja varmasti erittäin hyvä tapa. Yleensä olen itsekin kysynyt suositukset. Nuorille hakijoille tämä voi aiheuttaa päänvaivaa, kun ei ole työkokemusta ei ole suosituksiakaan.
Olen joskus valinnut työntekijän oman tuntemuksen mukaan enkä ole kysynyt suosituksia. Näissä tilanteissa minulle on tullut erittäin vahva tunne haastateltavan sopivuudesta. Onneksi nämä rekrytoinnit ovat onnistuneet ja valinta on pohjautunut sopivasti hakijan persoonaan, ryhmään sopivuuteen sekä oikeaan osaamiseen. Yleensä kuitenkin olen selvittänyt suosittelijoiden näkemykset hakijasta.
Valitun työntekijän sopivuus näkyy todellisuudessa koeajan aikana. Tietenkin perehdytyksellä on suuri merkitys siinä kuinka uusi työntekijä voi onnistua. Perehdytyksen aikana voit opettaa työntekijälle työn lisäksi paljon myös työkulttuurista ja -tavoista, itsestäsi esimiehenä ja koko työyhteisöstä. Koeaikana molemmat osapuolet voivat harkita onko työsuhde toimiva ja sellainen, jota halutaan jatkaa.
Lataa ilmainen opas ja tule mukaan maksuttomiin miniwebinaarehin
Johtakee-sisäpiiriläisenä
Löydä ryhmään sopiva osaaja rekrytointiprosessin avulla
Rekrytointiprosessia voit hyödyntää myös muistilistana. Prosessi alkaa aikataulun suunnittelusta ja päättyy uuden työntekijän valintaan.
Käydään seuraavaksi prosessin vaiheet läpi.
Ennen aikataulutusta selvitä mikä työpaikka ja tehtävä halutaan täyttää, mitä työtehtäviä, vastuita ja oikeuksia siihen kuuluu. Tarkista myös palkkaan liittyvät asiat tarkkaan. Lisäksi sinun tulee tietää, onko työ määräaikainen vai vakituinen sekä onko kyse täysi- vai osa-aikaisesta työntekijästä.
1. Koko prosessin aikataulutus ja vastuuhenkilö(t)
Aikataulutus on tärkeää. Mieti aikataulu sen mukaan, milloin uuden työntekijän tulisi aloittaa työt. Tämän halutun aloituspäivämäärän mukaan aikataulutat koko rekrytointiprosessin.
Pohdi seuraavaksi paljonko tarvitaan aikaa prosessin eri vaiheisiin. Mieti samalla kuka vastaa prosessin eri vaiheista. Jos et vastaa kaikista tehtävistä, tarkista aikataulun sopivuus kyseisen vastuuhenkilön kanssa hyvissä ajoin ennen rekrytointia.
Esimerkki:
Saat tietoosi 15.8, että työntekijäsi lähtee pois marraskuun puolessa välissä. Haluat että uusi työntekijä aloittaa marraskuun alussa perehdytyksen. Valinta tulisi tehdä lokakuun alussa, mikäli haluat huomioida uuden työntekijän mahdollisen kuukauden irtisanomisajan. Usein irtisanomisajasta voidaan neuvotella aikaisemman työnantajan kanssa. Esimerkissä oletetaan, että työnantajalla on mahdollisuus huomioida yhden kuukauden irtisanomisaika.
- haluttu aloituspäivä on 4.11. (työntekijällä aikaa 1 kuukauden irtisanomiseen)
- valinta ilmoitetaan viimeistään 4.10. (jotta työntekijällä aikaa yhden kuukauden irtisanomisaikaan)
- suositukset 26. ja 27. 9 (varaa kaksi päivää jotta kaikkiin suosittelijoihin saadaan yhteys)
- haastattelut 24.-25.9.
- haastatteluiden sopiminen 16. ja 17.9. (varaa kaksi päivää jotta kaikkiin haastateltaviin saadaan yhteys)
- hakemusten lukeminen 9.-13.9 (jos luet eri päivinä muista pitää kriteerit joka päivä samoina)
- haku alkaa: 26.8 päättyy: 8.9
- työpaikkailmoituksen teko ja lähetys 22.-23.8
- pohdi osaaminen ja persoonan vaatimukset ryhmä huomioiden 19.-21.8. (tee selkeä muistilista tärkeistä seikoista)
- 15.8 saat tiedon, että henkilö lopettaa teillä marraskuun puolessa välissä ja aloitat rekrytointiprosessin heti
Esimerkissä aikaa rekrytoinnille on puolitoista kuukautta. Usein aikaa on vähemmän, jolloin aikataulu tiivistyy. Tiiviimmillään olen suorittanut rekrytointiprosessin kahteen viikkoon (huomioiden hakuaika, haastattelut, suositukset ja valinnan).
2. Pohdi millaista osaamista, kokemusta ja koulutusta tarvitaan
Pohdi tarkkaan mitä osaamista, kokemusta ja koulutusta uudelta työntekijältä halutaan. Osaaminen ja sen hyödyntäminen on yksi yritysten kilpailukykyä määrittävistä tekijöistä. Mieti mitä osaamista ja kokemusta haetun tehtävän hyvin hoitaminen edellyttää.
Vaaditut osaamiset, kokemukset ja koulutukset olisi hyvä pohtia tarpeeksi tarkkaan. Mieti minkä alan koulutusta edellytetään, millaista osaamista arvostetaan ja mitkä kokemukset tai taidot ovat hakijan eduksi. Jos hakijoina on paljon nuoria, kannattaa huomioida nuoren kaikki työkokemus, koska juuri sen alan/työn kokemusta ei välttämättä vielä ole.
Esimerkki:
Nuoria myyjiä palkatessa olen itse arvostanut (ja kuullut monen muunkin esimiehen arvostavan) työkokemusta esimerkiksi pikaruokaravintoloista, siivoustyöstä, henkilökohtaisena avustajana toimimisesta tai ruokakaupassa työskentelystä. Kyseiset työt ovat raskaita ja niissä oppii paljon työnteosta, paineensietokyvystä, vastuunotosta, ryhmään kuulumisesta ja itsenäisestä työskentelystä.
Usein törmää työpaikkailmoituksiin, joissa on todella pitkä lista taidoista, kokemuksista ja koulutuksista, joita valittavalla työntekijällä tulisi olla. Vaatimusten tulee olla oikeassa suhteessa työhön. Mieti realistisesti mitä osaamista arvostatte ja mikä koulutus on välttämätöntä.
Työpaikkailmoituksen tulisi olla selkeä, uskottava ja myyvä. Sinä haluat, että juuri oikea ihminen hakee paikkaa. Ole siis täsmällinen ja mieti ”vaatimuksesi” tarkkaan.
Muista huomioida osaaminen ja tausta laajasti myös oman kokemuspiirisi ulkopuolelta. Me arvostamme helposti ja huomaamattamme itsellemme tuttua tai itse kokemaamme. Samaan maaliin voi kuitenkin päästä eri reittejä, erilaisten kokemusten kautta ja erilaisia vahvuuksia mukanaan tuoden.
Jos työnkuva on uusi, pohdi työnkuva ja tehtävät tarkkaan. Tarvittava osaaminen tulisi osata rajata tarkasti. Liian epämääräinen työkuvaus ilmoituksessa voi karkottaa pätevät hakijat tai aiheuttaa hakijoille väärinkäsityksiä.
3. Pohdi millainen persoona sopii olemassa olevaan ryhmään
”Pelkän” osaamisen lisäksi työhön tulisi valita henkilö, joka sopii olemassa olevaan ryhmään. On silkkaa hulluutta olla ottamatta huomioon ryhmän sujuvuutta ja toimintaa. Yksi ainut ihminen voi pilata ryhmän ilmapiirin ja työskentelyn tehokkuuden.
Jos olette onnistuneet luomaan hyvän me-hengen ja ilmapiirin, älkää pilatko niitä huolimattomalla valinnalla. Paneudu teillä vallitsevan hyvän me-hengen syihin ja siihen, kuinka sitä voidaan jatkossakin ylläpitää.
Esimerkki:
Valitset uuden työntekijän pelkän osaamisen ja koulutuksen perusteella. Ehkä itselläsi oli jopa hiukan ”jännä olo” haastattelussa mutta teet valinnan silti. Myöhemmin osoittautuu, ettei tämä rautainen osaaja omaa työyhteisötaitoja eikä edes halua tulla ryhmän kanssa toimeen. Ennen hyvin toiminut ja sopuisa ryhmä voi ajautua kiistoihin, jolloin työn tehokkuus kärsii.
Miten sitten voidaan varmistaa, että palkataan oikeanlainen työntekijä? Yhtenä tärkeänä tekijänä on omien työntekijöiden tunteminen niin hyvin, että tiedät millainen persoona heidän kanssaan sopii hyvin yhteen. Huomioi pois lähtevän henkilön persoona sekä millaiset välit hänellä oli muuhun ryhmään. Jos havaitsit puutteita, huomioi ne hakiessasi uutta työntekijää.
Pohdi ja listaa ylös persoonallisuuden piirteitä ja luonnetta kuvaavia asioita, joita toivot työntekijällä olevan. Pohdi persoonaa siitä käsin, että se sopii ryhmädynamiikkaan. Muista myös, että erilaisuus täydentää ryhmää ja vastakohdat toimivat usein hyvin yhteen.
Esimerkki:
Itse kokosin ryhmää niin, että ryhmässä oli nopeita ja energisiä tekijöitä, ehkä jopa hyvällä tavalla sählääjiä ja vastapainona tuli olla pohdiskelevampia, rauhallisempia ja yksityiskohtia tutkivia henkilöitä. Näitä erilaisia persoonia tuli olla noin puolet ja puolet. Ryhmä toimi hyvin koska tekijät innostuivat ja alkoivat tehdä, mutta pohdiskelijat pitivät huolen, että tehdään oikeaa asiaa oikealla tavalla. Hiukan vastakohtaiset persoonat kannattelevat toisiaan.
Huomioi ettet sokaistu kemioiden kohdatessa hakijan kanssa. Voit harhaantua tilanteessa valitsemaan henkilön koska hän tulee toimeen kanssasi, on ehkä samankaltainen kuin sinä ja hän tuntuu tutulta. Laita faktat tiskiin ja peilaa persoonan sopivuutta ryhmään, ettei oma mieltymyksesi vaikuttaisi liikaa.
4. Tee työpaikkailmoitus huomioiden kohdat 1-3
Kun olet pohtinut mitä osaamista ja taitoja tarvitaan, millainen persoona istuu ryhmääsi sekä aikatauluttanut kaiken on aika koota työpaikkailmoitus. Ilmoitus tiivistää pohdintasi selkeäksi kokonaisuudeksi. Palkatun hakijan tulee täyttää ilmoituksen vaatimukset.
Muista että työpaikkailmoituksen tulee olla tiedottava, selkeä ja myyvä. Nykyisin tehdään paljon ”hauskoja” työpaikkailmoituksia. Humoristinen työpaikkailmoitus voi houkuttaa, mutta se voidaan aina ymmärtää väärin.
Oleellista on kuvata yritystänne, avata selkeästi työn sisältö, vastuut sekä mitä koulutusta ja kokemusta hakijoilta odotetaan. Lisäksi on tietenkin mainittava hakuajan päättyminen ja tieto vastataanko kyselyihin vai ei. Tärkeintä on siis keskittyä kuvaamaan työtä ja millaista persoonaa etsitään.
Tee itsellesi muutaman kohdan lista (esimerkiksi 10 kohtaa), jossa kokoat yhteen vaiheiden kaksi ja kolme tärkeimmät vaatimukset. Tämä lista toimii tarkastuslistana tehdessäsi työpaikkailmoitusta ja myöhemmin lukiessasi hakemuksia.
Työpaikkailmoituksen voit jäättää TE-palveluihin tai muihin työnhakuportaaleihin. Voit myös pohtia laitatko ”haetaan työntekijää” ilmoituksen esimerkiksi myymälään näkyville. Ilmoituksen voit julkaista myös sosiaalisessa mediassa riippuen käyttämistänne kanavista.
Tutustu lisää esimerkiksi näihin:
5. Hakemusten lukeminen
Muista hakukriteerit
Lue hakemukset verraten hakemusten tietoja edellisessä vaiheessa tekemääsi muistilistaan, joka tiivistä halutun osaamisen ja persoonan. Hakemukset vievät helposti ajatuksen mukanaan ja alkuperäinen näkemys unohtuu. Tee systemaattisesti vertailua hakemusten ja kriteereittesi välillä, jolloin jokainen hakijaa saa tasavertaisen kohtelun.
Huomioi tietosuoja
Muista tietosuojaan liittyvät seikat ja asetukset. Säilytä tiedostot ja tulostetut paperit niin, ettei kukaan muu näe niitä. Hakemukset sisältävät hakijan henkilökohtaista tietoa eivätkä ne kuulu muille kuin haastattelijalle. Hävitä tiedot asianmukaisesti valinnan jälkeen.
Rajaa hakijoita pois
Jos hakemuksia on todella paljon rajaa heti tietyillä kriteereillä hakijoita pois. Lue esimerkiksi tarkemmin vain hakemukset, joissa hakijoilla on riittävästi työkokemusta ja sopiva koulutus. Kuten aikaisemmin mainitsin valikoin hakijoita myös sen mukaan, onko hakemuksen ohessa ansioluettelon lisäksi avoin hakemus.
Lue tietyssä järjestyksessä
Käy kaikki hakemukset läpi tietyssä järjestyksessä. Lue esimerkiksi ensin hakemus ja sitten ansioluettelo. Listaa potentiaaliset haastatteluun pyydettävät, jotta et unohda kuka hakijoista oli vahvoilla. Jos näitä nimiä on enemmän kuin ehdit haastatella karsi hakijoita. Mieti ensin kuka on paras hakija, sitten toiseksi paras ja niin edelleen.
6. Valitse haastateltavat ja sovi haastattelut
Riippuu tietenkin työstä ja yrityksen tavoista, mutta yleensä kannattaa haastatella 3-5 hakijaa. Haastateltaviksi valitaan ne paperilla parhaat, jotka sopivat myös hakukriteereihin, jotka olet tehnyt prosessin alussa. Mukaan kannattaa ottaa myös hakija, jonka hakemuksesta tulee vahva tunne ”tässä on jotain todella hyvää”. Tällainen villikortti voi osoittautua todella hyväksi vaihtoehdoksi.
Alustava haastattelu ja teknologian hyödyntäminen
Halutessasi voit suorittaa alustavan puhelu- tai videohaastattelun muutamalle ja valita niistä lopulliseen haastatteluun tulevat henkilöt. Muista, ettei aikataulujen kohtaamattomuus tarkoita, etteikö haastattelua voisi järjestää. Hyödynnä teknologiaa ja haastattele vaikka Skypen avulla.
Haastattelun kesto
Haastattelu voi kestää puolesta tunnista reiluun tuntiin. Kovin pitkiin haastatteluihin on harvoin tarve. Toki koko päivän kestäviä haastatteluita käytetään esimerkiksi joihinkin johtajien ja esimiesten paikkoihin. Pidemmät haastattelut ovat tarpeellisia vain harvoin.
Muista aikataulu
Sovi haastattelut tekemäsi aikataulun mukaan. Suunnittele ajat haastatteluille ja huomioi väliin taukoja. Tauot ovat tärkeitä oman jaksamisesi ja keskittymiskyvyn takia. Taukojen avulla estät myös haastattelun viivästymisen, jos aikaisempi haastattelu venyy yliajalle.
Aikataulutuksesi avulla voit tarjota hakijalle tarkkaa haastattelupäivää ja -aikaa. Vaikutat suunnitelmalliselta ja järjestelmälliseltä luoden kuvaa luotettavuudesta työnantajana. Muista että sinun tarkoitus on myydä työ ja yritys hakijalle ihan kuten hakijan on tarkoitus myydä osaamisensa sinulle.
Mitä mukaan haastatteluun?
Jos haluat, että hakija tuo haastatteluun tietoa suosittelijoista, työtodistuksiaan tai vaikka portfolioita töistään, muista pyytää ne samalla kun sovit haastattelun. Haastattelussa muista myös selata pyytämäsi materiaali läpi ja ottaa ylös suosittelijoiden tiedot.
7. Haastattelut
En listaa tähän tarkkoja haastattelukysymyksiä vaan käsittelen yleisellä tasolla haastattelutilannetta ja mitä siinä tilanteessa kannattaa huomioida.
Tee kysymyslista etukäteen ja tee haastattelussa muistiinpanoja
Listaa etukäteen kysymykset, joita haluat kysyä haastateltavalta ja jätä tilaa kommenteille. Ilman listaa voit unohtaa kysyä tärkeitä kysymyksiä keskustelun viedessä mukanaan.
Suosittelen haastattelun aikana kirjoittaman lyhyitä kommentteja, jotta muistat haastattelun jälkikäteen paremmin. Heti haastattelun jälkeen voit vielä kirjoittaa lisää ajatuksia ja huomioita ylös tuoreeltaan. Hyvin tehdyt muistiinpanot auttavat sinua valintavaiheessa muistamaan hakijat ja voit verrata hakijoita paremmin.
Ole ajoissa ja keskity haastatteluun
Molemmille osapuolille on tärkeää olla ajoissa ja oikein valmistautunut haastattelutilanteeseen. Muista pitää kiinni suunnittelemastasi aikataulusta ja seuraa haastattelussa ajan kulua, jotta haastattelu ei veny.
Ota haastatteluun kaikki hakijaan liittyvät paperit ja kysymyslomakkeet. Jos haastattelussa edessäsi on väärän hakijan paperit et vakuuta esimiehenä tai työnantajana. Ole siis tarkka, että sinulla oikeat sekä tarvittavat materiaalit mukana.
Vaikka yrityksessä olisi kiireinen aika ja sinua tarvitaan moneen paikkaan yhtä aikaa, pyri keskittymään haastattelun aikana haastateltavaan. Älä mielellään vastaa puheluihin tai sähköposteihin. Osoita hakijalle kunnioitusta.
Pura jännitys
Moni hakija jännittää haastattelua. Sinun tulisi rentouttaa tilannetta ja nähdä henkilö jännityksen takana. Voit rentouttaa tilannetta juttelemalla ensin jotain yleistä, jolloin huomio kiinnittyy hakijalla aluksi johonkin muuhun kuin itse haastatteluun.
Pidä haastattelu keskusteluna
Koeta pitää haastattelu keskusteluna, vaikka sinulla on haastattelukysymykset, joiden mukaan etenet ja kirjoitat vastauksia muistiin. Keskustelun avulla saat selville paremmin myös hakijan persoonaa ja luonnetta, kuin vain kyselemällä kysymyksesi ja kuuntelemalla vastaukset.
Mieti missä haastattelet
Jos tiloissanne ei ole hyvää ja siistiä paikkaa haastattelulle sovi haastattelu jonnekin muualle, esimerkiksi rauhalliseen kahvilaan.
Esittele yrityksenne ja työtehtävä
Kerro haastattelun alussa yrityksestä, itsestäsi ja haetusta työstä lyhyesti sekä kerro milloin työt alkaisivat. Älä käytä tähän liikaa aikaa, kerro vain oleelliset asiat. Haastattelutilanteessa olet yrityksesi/työpaikkasi elävä mainos, joten hyödynnä se ja tuo asioita hyvin esille.
Anna aikaa vastata
Anna hakijalle aikaa vastata rauhassa. Olemme erilaisia ja haastattelu voi jännittää monia, joten anna hakijalle aikaa vastata. Älä johdattele vastauksia tai vastaa hakijan puolesta. Jonkin vastauksen ollessa sinulle epäselvä kysy tarkennusta, älä oleta.
Keskity persoonaan ja luonteeseen
Pohdi haastattelun aikana hakijan persoonaa ja luonnetta. Onko hän ihmisenä sellainen, että hän istuu olemassa olevaan ryhmään. Painota myös puheissasi ryhmän, ilmapiirin ja me-hengen merkitystä. Voit myös tiedustella mitä entiset työkaverit tai esimiehet hänestä sanoisivat.
Kiinnitä huomiota esimerkiksi siihen millä sanoilla hän puhuu, mitä eleitä ja ilmeitä hän käyttää. Yleisenä vinkkinä pidetään myös tapaa puhua edellisistä työpaikoistaan ja mahdollisista ongelmista. Entistä työnantajaa tai työkavereitaan haukkuvaa pidetään usein huonona tiimipelaajana. Toki hakija voi kertoa huonoista kokemuksistaan, mutta ole tarkkana, miten hän kokemuksistaan kertoo.
Huomioi epävarmuus jotain työtehtävää kohtaan
Haastattelussa selvitetään, onko hakijasta tiettyyn työhön. Huomioi jos hakija empii jonkin työkuvan tai tehtävän kohdalla. On eri asia ilmaista, ettei jotain tehtävää osaa ja lupaa opetella sen, kuin se että jokin työtehtävä kauhistuttaa jo haastattelussa.
Esimerkki:
Haastatteluissa olen havainnut, että jotkin työtehtävät voivat saada hakijat epäröimään, vaikka he ovat hakemuksessa kirjoittaneet haluavansa tehdä kyseistä työtä. Epäröinti kertoo sen, ettei työntekijä voisi hyvin, jos hän joutuisi tekemään itselleen epämieluista työtä.
Haastattelussa kannattaa siis olla tarkkana ilmeiden, eleiden ja sanavalintojen suhteen, koska usein nuo pienet seikat voivat kertoa hakijasta paljon.
Ryhmä mukaan haastatteluun?
Olen kuullut, että myös työntekijöitä osallistetaan haastatteluissa. Jossain jopa työntekijät saavat valita tulevan kollegansa. Ei varmasti sovellu moneen paikkaan, mutta ajatuksena mielenkiintoinen. Itse pidän hakijan ja henkilöstön kohtaamisista ja niiden seuraamisesta.
Esimerkki:
Haastattelin uusia työntekijöitä ja he tulivat myymälään ennen haastattelun alkua. Eräs haastateltava jutteli luontevasti myyjän kanssa odottaessaan minua. Ensivaikutelma hakijasta oli tällöin erittäin positiivinen. Saattoi käydä myös niin, ettei hakija odottaessaan ottanut myyjään kontaktia ollenkaan. Tällöin ensivaikutelma oli hyvin erilainen kuin ensimmäisessä esimerkissä.
Kerro jatkosta
Muista kertoa lopuksi valinnan etenemisestä. Kerro monta haastattelet, monta hakijaa oli yhteensä ja milloin ilmoitat valinnoista sekä milloin uusi työntekijä aloittaa työt. Suosittelen lämpimästi soittamaan kaikille haastattelussa olleille ilmoittamaasi päivämäärään mennessä.
Älä lupaa liikoja
Älä koskaan lupaa asioita, joita et voi pitää tai jotka eivät ole varmoja. Esimerkiksi älä lupaile työpaikkaa hakijalle ennen kuin olet haastatellut kaikki ja soittanut kaikkien haastateltavien suositukset.
Haastattelu on esittelytilanne sinusta työnantajana ja rikotut lupaukset tai perutut puheet eivät tee hyvää vaikutusta. Vaikka kyseistä hakijaa ei nyt valittaisi hän voi kertoa kokemuksistaan hyvin monelle ja näin vaikuttaa yleiseen mielikuvaan teistä työnantajana.
8. Suositukset
Samoin kun haastattelussa, listaa etukäteen kysymykset suosittelijoille ja jätä tilaa omille kommenteille. Mieti millä kysymyksillä saat parhaiten selville millainen työntekijä ja työkaveri hakija oli edellisessä paikassa.
Nuorilla hakijoilla ei usein ole paljon työkokemusta. Tällöin suosituksia ei kannata vaatia montaa. Olen itse pyytänyt hakijoilta 1-2 suosittelijaa.
Muista ettei suosittelija saa haukkua hakijaa, joten jos haluat selvittää mahdollisia ongelmia tai haasteita, sinun tulee muotoilla kysymykset oikein.
Muista että suositus on ”vain” toisen henkilön kokemus hakijasta. Yhdistä suosituksen antama kuva haastattelusi antamaan kuvaan ja tutkaile niitä yhdessä. Minkä kuvan ne luovat sinulle hakijasta?
Haastattelussa olen kertonut päivät, jolloin tulen soittamaan suosittelijoille. Hakija voi halutessaan ilmoittaa suosittelijalleen etukäteen. Suosittelija osaa tällöin vastata hiukan sujuvammin kysymyksiin ja hänet on yleensä myös helpompi saada kiinni suosittelua varten.
9. Valinta ja ilmoitukset
Valinnan pohjalla vaikuttaa vaadittu osaaminen, kokemus, koulutus ja taidot sekä sopivuus ryhmään. Vertaa vaatimuksia ja odotuksia haastateltujen hakemuksiin, haastatteluihin ja suosituksiin.
Punnitse valinta tarkkaan. Suosittelen, että ellei sinulla ole kiire, jätä asia hautumaan edes yhdeksi yöksi. Alitajunta pääsee työstämään asiaa puolestasi.
Huomioi, että sinulla tulee olla vahva perustelu, miksi kyseinen hakija valittiin, jos joku ei valituksi tullut kyseenalaistaa valinnan. Muista huomioida faktat ja lain vaatimat seikat, joilla kielletään syrjintää jne. Perusteluksi riittää työpaikkailmoituksen vaatimusten täyttäminen. Tästä syystä ilmoituksen vaatimukset on syytä pohtia tarkkaan.
Jos sinulle tulee vahva tunne jostakin hakijasta ja tausta edes osaltaan tukee valintaa, niin sanon, että luota vaistoosi. Parhaat valinnat itselläni ovat olleet niitä, joissa olen uskonut oman vaistooni.
Muista ilmoittaa valinnat lupaamaasi päivään mennessä ja sovitulla tavalla. Mieluiten haastatelluille soitetaan. Soitin aina ensin ei valituiksi tulleille ja jätin viimeiseksi iloisen soiton valitulle hakijalle.
Vaarana tässä on se, että jos valittu on esimerkiksi saanut toisen työn eikä haluakaan enää tulla tähän työpaikkaan joudut soittamaan jollekin jo hylkäämistäsi hakijoista. Toisaalta se voi olla iloinen yllätys hänelle, mutta toisaalta hän tietää olleensa ”kakkosvaihtoehto”. Voi siis olla parempi soittaa ensin valitulle hakijalle ja vasta sen jälkeen muille.
Jos sinulla on kaksi tasavahvaa hakijaa, joista melkein ”arvot voittajan” voit pyytää lupaa säilyttää ei valitun hakijan tiedot, jos lähiaikoina tarvetta vastaavaan paikkaan ilmenee (muista tietosuojasäännökset). Näin voit parhaimmillaan säästyä rekrytointiprosessin läpikäymiseltä.
Lopuksi
Milloin rekrytointiprosessi päättyy?
Rekrytointiprosessi päättyy, kun uusi työntekijä on perehdytetty. Kannustan panostamaan perehdytysvaiheeseen. Uusi työntekijä pääsee työhönsä paremmin ja nopeammin sisään kuin ilman perehdytystä. Kun kerran luot selkeän ja sopivan tiiviin perehdytysmallin voit käyttää sitä uudelleen.
Huomioi koeaika ja uuden työntekijän havainnot
Muista myös huomioida koeajan päättyminen. Koeaika menee usein huomaamatta ohi, jos uusi työntekijä osaa asiansa eikä ongelmia ilmene. Työntekijä luultavasti kuitenkin pitää koeaikaa merkkipaaluna ja odottaa sen huomioimista jotenkin. Pidä työntekijän kanssa lyhyt keskustelu ja käykää läpi mennyt aika, kokemukset sekä antakaa palautetta puolin ja toisin.
Keskustelun yhteydessä voit hyödyntää uuden työntekijän näkemystä toimintanne tarkasteluun ja kehittämiseen. Uusi työntekijä pystyy katsomaan toimintatapojanne ulkopuolisen silmin noin alle puoli vuotta. Alussa uusi työntekijä voi nähdä kehitettävää asioissa, joille hänkin tulee sokeaksi ajan kuluessa.
Huomioi ryhmän kehitysvaiheen muutokset
Ryhmän toiminta muuttuu, kun ryhmään tulee uusi työntekijä. Ryhmä toimii kehitysvaiheiden mukaan ja kehitysvaiheissa voidaan palata takaisinpäin henkilöstömuutosten yhteydessä. Sinun on esimiehenä hyvä huomioida tämä johtamisessasi.
Johtakee-treeni - esihenkilön henkilökohtainen valmennus
Tuntuuko, että sinun on vaikeaa löytää aikaa oman osaamisen kehittämiseen? Puutuuko pakara ja nuokkuuko silmät, eikä perinteiset koulutukset anna sinulle tarpeeksi käytännönläheisiä vinkkejä ja työkaluja? Itsensä kehittäminen ja uuden oppiminen ei tarkoita aina pelkkää diojen katsomista kuten Johtakee-treeni osoittaa.
Neljän kerran Johtakee-treeni koostuu keskusteluista, jotka pureutuvat työsi arkiseen haasteeseen tai alueeseen jota haluat kehittää. Valmennukset toteutetaan puhelimitse tai Teamsin välityksellä, jolloin sekä valmennettava esihenkilö että valmentaja itse voivat lähteä valmennuksen ajaksi kävelylle. Saat käytännöllisiä arkijohtamisen vinkkejä juuri sinun tarpeesi ja tilanteesi mukaan, jotka on helppo viedä käytäntöön heti.