Älä epäonnistu kohtaamisissa!
Ota haltuun onnistuneen kohtaamisen kaava!
Kuvittele tilanne jossa työntekijä Virtanen kerää rohkeutta puhuakseen esihenkilölleen vaikeasta elämäntilanteestaan joka vaikuttaa Virtasen jaksamiseen ja työsuoritukseen. Virtanen koputtaa esihenkilön ovelle ja kuulee ynähdyksen, jonka hän tulkitsee luvaksi astua sisään.
Huoneessa esihenkilö istuu pöytänsä äärellä, kirjoittaa koneella, vilkaisee pikaisesti tulijaa ja osoittaa tuolia pöytänsä edessä. Virtanen istuutuu ja miettii kuinka aloittaisi. Omista kipeistä asioista puhuminen esihenkilölle ahdistaa ja olo on epämukava. Esihenkilö kysyy lakonisesti ”Mitäs?” nostamatta edes katsettaan tietokoneen näytöltä tai lopettamatta kirjoittamista. Virtanen kokee olonsa tukalaksi eikä hän haluakaan enää puhua tilanteestaan. Hän keksii äkkiä jonkin työhön liittyvän kysymyksen ja vastauksen saadessaan poistuu paikalta nopeasti puhumatta tilanteestaan.
Oven sulkeuduttua esihenkilö nostaa katseensa näytöltä ja miettii että ”Tulipas Virtanen kysymään omituista asiaa, eihän se yleensä turhia kysele, se vaikutti ehkä vähän oudolta, olikohan siinä jotain muutakin….” Samalla puhelin soi ”Haloo, joo soitin…” Ja kohtaaminen unohtuu esihenkilön mielestä
Esimerkki on kuvitteellinen mutta tilanne on varmasti tapahtunut monia kertoja. Tilanne vaikuttaa sinänsä harmittomalta, mutta kohtaaminen ei ollut onnistunut eikä se rakentanut luottamusta tai lisännyt vuorovaikutusta. Lähinnä kohtaaminen estää jatkossakin Virtasta puhumasta esihenkilölleen henkilökohtaisista asioistaan vaikka hänen tilanteensa vaikuttaa jo työsuoritukseen. Esihenkilö ei tiedostanut että kohtaaminen oli epäonnistunut eikä osannut ajatella vaikuttaneensa välinpitämättömältä. Johtaminen tapahtuu niissä pienissä arkisissa kohtaamisissa ja hetkissä.
Lukemalla tämän jutun opit onnistuneen kohtaamisen kaavan joka auttaa sinua niin työntekijöiden, esihenkilöiden kuin työkavereidenkin kohtaamisessa. Ota haltuun onnistuneen kohtaamisen kaavan vaiheet äläkä epäonnistu kohtaamisissa. Ensin käsitellään miten kohtaaminen vaikuttaa luottamukseen. Seuraavaksi pohditaan kuinka tunneäly ja myönteisyys vaikuttavat onnistuneeseen kohtaamiseen. Lopuksi tutustutaan onnistuneen kohtaamisen kaavaan.
Älä epäonnistu kohtaamisissa!
Ota haltuun onnistuneen kohtaamisen kaava!
Luottamuksen vaikutus onnistuneeseen kohtaamiseen
Oikeanlainen kohtaaminen arjessa on tärkeää ja vaikuttaa luottamuksen syntyyn. Tapaamisen aloitus luo sävyn koko kohtaamiselle. Luottamus rakentuu tai rappeutuu näissä arkisissa kohtaamisissa. Välinpitämättömyys ja passiivisuus heikentävät luottamusta. Tietoinen kohtaaminen eri tilanteissa helpottaa asioiden käsittelyä kun taas tiedostamaton toiminta vaarantaa haluttuun lopputulokseen pääsemistä.
Lyhyesti määriteltynä luottamus voidaan nähdä näkymättömänä tunneperäisenä liimana, joka sitoo koko työyhteisön yhteen. Luottamus on vaikuttamisen keino ja voima joka näkyy työyhteisön jäsenten käyttäytymisessä. Luottamus on kykyä ja halua heittäytyä alttiiksi haavoittuvaisuudelle, koska toista ei voi kontrolloida ja tällöin hyväksytään riski petetyksi tulemisesta. Luottamus on vastavuoroista ja se syntyy vuorovaikutuksessa.
Luottamuksella on suuri vaikutus motivaatioon, viihtyvyyteen, turvallisuuteen, sitoutumiseen ja haluun panna itsensä työn puolesta likoon kiireessä tai muutoksessa. Koettu luottamus rohkaisee toimimaan vastuullisesti ja sovitulla tavalla vahvistaen luottamusta edelleen.
Tunneälyn ja myönteisyyden merkitys onnistuneelle kohtaamiselle
Tunneälyllä ja työyhteisön myönteisellä pohjavireellä on suuri merkitys kohtaamisten onnistumiselle ja kuulluksi tulemisen tunteelle. Positiivisilla tunteilla on huomattavasti suurempi vaikutus kuin me usein ymmärrämme. Positiiviset tunteet laajentavat tarkkaavaisuutta, luovat kestäviä ja persoonallisia vahvuuksia ajatteluun ja toimintaan sekä rakentavat myönteistä käyttäytymistä. Myönteiset tunteet tukevat erilaisissa kohtaamisissa mahdollistaen luovuuden, huumorin, ilon ja tutkimisen.
Tunneälykkäästi kohdatessa ymmärrämme omien tarpeiden ohella antaa tilaa toiselle osapuolelle kertoa kantansa. Osaamme myös pysähtyä tilanteeseen ja esimerkiksi valita sanamme tai käyttäytymisemme tilanteen mukaan oikein. Tunneälyn avulla emme toimi tilanteissa automaatiolla ja tunteiden vietävänä vaan osaamme tunnistaa syntyneen tunteen halliten tai kohdistaen toimintamme asianmukaisella tavalla. Tällöin kohtaamisessa syntyneet tunteet eivät pääse vaikuttamaan käyttäytymiseen suoraan. Esimerkiksi rakentavaan palautteeseen ei vastata hyökkäämällä ja vastaavasti palaute osataan antaa oikein eikä turhautumisen vallassa.
Lue Johtakee-blogista kuinka parantaa työyhteisön toimintaa tietoisuuden avulla.
Älä epäonnistu kohtaamisissa!
Ota haltuun onnistuneen kohtaamisen kaava!
Hyvässä ja onnistuneessa kohtaamisessa on hyvä ilmapiiri, vuorovaikutus on avointa ja tilanteeseen sopivaa, osapuolten välillä vallitsee kunnioitus ja kiinnostus. Onnistuneessa kohtaamisessa osapuolet huomioivat ja kuuntelevat toisiaan pyrkien ymmärtämään toistensa näkökulmat. Kohtaamisen tavoite ja päämäärä on selkeä ja sitä kohden suunnataan yhteisymmärryksessä. Luottamus, tunneäly ja myönteisyys ovat perusedellytyksiä kohtaamisen onnistumiselle.
Onnistuneen kohtaamisen kaava
Onnistunut kohtaaminen muodostuu viidestä vaiheesta:
- Avoimuus ja kiinnostus
- Arvostuksen osoitus
- Läsnäolo ja kuuntelu
- Tietoinen ja kannustava puhe
- Päämäärien saavuttaminen
Käydään seuraavaksi onnistuneen kohtaamisen kaavan vaiheet läpi esihenkilön näkökulmasta tarkasteltuna.
1. Avoimuus ja kiinnostus
Lähesty avoimesti ja osoita olevasi valmis avoimeen vuorovaikutukseen. Kun sanot että sinulla on hetki aikaa jutella, anna toiselle oikeasti aikaasi. Älä tee samalla muuta. Kiinnostusta voit osoittaa hymyllä, katseella, kääntämällä vartaloapuhujaa kohti, nyökkäämällä, antamalla toiselle tilaa puhua ja kommentoimalla vasta puheenvuorollasi. Tärkeintä on ettet vaikuta välinpitämättömältä toisen puhuessa. Välinpitämättömyys voi saada työntekijän toimimaan kuten tämän tekstin alussa Virtanen toimi, eikä asiassa päästä edes alkuun.
On hyvä pohtia etukäteen miten erilaiset tilanteet on hyvä aloittaa jotta mahdollistat juuri kyseisen asian onnistuneen käsittelyn. Mikäli kyseessä on tilanne jossa työntekijä tulee puhumaan sinulle, on sinun tehtäväsi saada ilmapiiristä avoin ja luottamuksellinen kuuntelemalla ja antamalla työntekijälle rauhallinen tila puhua. Mikäli tehtävänäsi on esimerkiksi antaa rakentavaa palautetta, alussa on luotava sille sopiva rauhallinen ja asiallinen ilmapiiri.
2. Arvostuksen osoitus
Ollessamme toisten kanssa vuorovaikutuksessa, haluamme että ajatuksiamme, tunteitamme ja kokemuksiamme arvostetaan. Arvostusta voit osoittaa kuuntelemalla toisen puhetta välillä nyökäten, kannustamalla jatkamaan ja antamalla toiselle tilaa puhua keskeyttämättä häntä. Arvostusta osoittaa myös halu ymmärtää toisen ajattelua. Voit esimerkiksi kysyä tarkentavia kysymyksiä ”Tarkoititko tätä..sanoessasi näin..?” tai ”Mitä tarkoitit kun sanoit näin?”
Arvostusta tulee osoittaa toista kohtaan myös aiheen ollessa negatiivinen, kuten virheestä puhuminen, rakentava palaute tai heikkoon työsuoritukseen puuttuminen. Arvostavaan ja kunnioittavaan kohtaamiseen ei kuulu hermostuminen, hyökkääminen tai väheksyvä vastaus toisen puheeseen. Myöskään vetäytyminen ja poistuminen eivät osoita arvostusta toista kohtaan. Tilanteessa ei tule ohjeistaa, moralisoida tai opettaa asioita liian hätäisesti ja voimakkaasti, vaan työntekijälle tulee antaa mahdollisuus itse oivaltaa ja pohtia asioita.
Mikäli jonkin asian esille tuominen suututtaa sinua, on parempi rauhoittua ja viilentyä hetki ennen asian esilletuontia. Tunneälyn avulla omia ajatuksia ja tunteita oppii tunnistamaan paremmin jolloin oppii myös hallitsemaan ja kanavoimaan omaa käyttäytymistään.
3. Läsnäolo ja kuuntelu
Eleesi ja ilmeesi kertovat oletko oikeasti keskittynyt toisen puheeseen vai harhailevatko ajatuksesi. On hyvä ymmärtää miltä käyttäytymisesi ja toimintasi näyttää toisen silmin, ja kuinka se vaikuttaa toiseen. Me emme voi tehdä montaa asiaa yhtä aikaa. Kun annat työntekijälle luvan kertoa ajatuksistaan samalla kun kirjoitat sähköpostia, unohda sähköposti hetkeksi. Muuten et muista mitä sinulle kerrottiin, vaikutat työntekijälle välinpitämättömältä ja kirjoitat vielä viestisikin väärin.
Vuorovaikutuksen yhteydessä huomioidaan usein se miten ja mitä kannattaa puhua. Onnistuneen kohtaamisen ja ymmärryksen syntymisen takia aktiivinen kuuntelukin on tärkeää. Keskustellessasi työntekijän kanssa kuuntele tarkkaavaisesti ymmärtääksesi toisen näkökulma, älä vain odota omaa puheenvuoroasi. Älä luo ennakko-odotuksia vaan kuuntele avoimesti.
Aktiivista kuuntelua voi kuvata Stop-mallin avulla:
- Silent (Ole hiljaa)
- Tuned (Virittäydy)
- Open (Ole avoin)
- Present (Ole läsnä)
4. Tietoinen ja kannustava puhe
Toisia arvostava puhetapa muodostuu hyödyntämällä tietoisen puhumisen nyrkkisääntöjä. Tietoinen puhe on asiallista, myötätuntoista ja tiivistä. Asiallisuus tarkoittaa että asiat sanotaan oikeaan aikaan oikealle ihmiselle jotta tieto on kuulijalle hyödyllistä juuri sillä hetkellä. Tietoinen puhe on myös myötätuntoista jolloin haluat lisätä toisen hyvinvointia olemalla hyödyksi ja auttamalla. Tietoinen puhe on myös sopivan tiivistä eli haluttu asia sanotaan selkeästi ilman turhaa jaarittelua. Oma puhe on osattava lopettaa ajoissa ja antaa näin tilaa toisten puheenvuoroille. Toisten kannustaminen puhumaan ja kertomaan ajatuksiaan lisää arvostuksen tunnetta.
Koko työyhteisön puheessa kannattaa kiinnittää huomioita kannustavaan puhetapaan lannistavan sijaan. Positiivinen vuorovaikutus ja myönteisyys parantavat työilmapiiriä sekä sujuvoittavat kohtaamisia. Arkinen työskentely tehostuu positiivisen ja oikea-aikaisen vuorovaikutuksen ansiosta. Lannistava vuorovaikutus luo mielipahaa ja torjutuksi tulemisen kokemuksen, joka saa alkukantaisen aivojen osan hälyttämään sosiaalisen syrjäytymisen uhasta. Positiivisten tunteiden avulla on helpompi oppia uutta ja ratkoa ongelmia.
5. Päämäärien saavuttaminen
Yleensä kohtaamisilla on jokin syy tai tavoite jonka toteutuminen rakentaa osaltaan onnistunutta kohtaamista. Tavoite voi olla vain toisella osapuolella tai molemmilla. Tavoitteet voivat olla myös ristiriidassa toistensa kanssa. Molempien osapuolten tulee päästä kertomaan asiansa ja lopullisia ratkaisuja tai valintoja on syytä pohtia myöhemmin. Kohtaaminen voi epäonnistua jos kumpikaan osapuoli ei saa kerrottua tarvettaan tai asiaansa loppuun toisen malttamattomuuden takia.
Rakentavan palautteen annon haasteena voi olla esimerkiksi liian aggressiivisesti annettu palaute johon työntekijä vastaa puolustautumalla ja hyökkäämällä. Näin osapuolet hyökkäävät toisiaan vastaan eikä kohtaamisen alkuperäinen idea ongelman esille nostosta ja korjaamisesta toteudu. Kohtaamisen päämäärä ei toteudu mikäli kumpikaan osapuoli ei halua ymmärtää tai kuunnella toista.
Älä epäonnistu kohtaamisissa!
Ota haltuun onnistuneen kohtaamisen kaava
!
Meidän tulee ottaa vastuu toiminnastamme ja ymmärtää kuinka vaikutamme toisiin. Jokainen kohtaaminen on mahdollisuus luoda toiselle merkityksellinen ja hyvä kokemus. Kaikista kohtaamisista syntyy jokin tunne joka vaikuttaa myös seuraaviin kohtaamisiimme. Onnistuneesta kohtaamisesta jää päällimmäiseksi positiivinen, merkityksellinen ja hyvä tunne. Positiivinen ja onnistunut kohtaaminen tukee molempien osapuolten hyvinvointia ja voimavaroja.
Otetaan jälleen esille alun esimerkki Virtasesta. Kuinka kohtaaminen olisi edennyt jos esihenkilö olisi toiminut onnistuneen kohtaamisen kaavan mukaisesti? Esimerkiksi näin:
Esihenkilö kutsuu Virtasen sisään lopettaen samalla sähköpostinsa kirjoittamisen, kääntäen katseensa ja sanoen ”Istu alas. Mitä kuuluu? Oliko jotain mielessä?” Virtanen kokee tilanteen turvalliseksi puhua ja esihenkilö kuuntelee keskeyttämättä. Esihenkilö kiittää luottamuksesta, osoittaa ymmärrystä, tarjoaa apuaan ja muistuttaa muusta saatavilla olevasta avusta.
Virtasen olo helpottui koska hän sai puhuttua asiasta. Hän koki tulleensa kuulluksi ja olevansa merkityksellinen. Kohtaamisen ansiosta esihenkilön ja työntekijän välinen luottamus vahvistui. Onnistunut kohtaaminen auttoi esihenkilöä ymmärtämään tilanteen paremmin, jolloin hän osasi huomioida asian johtamisessa sekä töiden järjestelyssä. Virtanen koki olonsa helpottuneeksi ja onnistuneen kohtaamisen myötä vahvistunut luottamus myös madaltaa kynnystä pyytää apua työtehtäviin liittyviin haasteisiin.
Arkijohtamisen verkkovalmennus
Suorittavan työn ohella johtaville esihenkilöille ja yrittäjille suunnattu valmennus auttaa selkeyttämään ja rytmittämään arkista työskentelyäsi sujuvammaksi, jotta johtajuudesta tulee saumaton osa arkeasi ja ajanhallintasi. Tällöin jaksamisesi paranee, työntekosi tehostuu ja johtajuuspuheesi tukee, innostaa sekä motivoi työyhteisöä tekemään tuloksellisesti töitä yhteisen päämääränne eteen. Lue lisää huhtikuussa alkavasta Arkijohtamisen verkkovalmennuksesta ja tule mukaan 30.3. mennessä.
Tuntuuko joku seuraavista tutulta?
- Johtamiselle ei jää päivittäin aikaa
- Selkeä johtamistapa uupuu
- Koet johtamisen kuormittavan liikaa
- Viestintä ei toimi halutulla tavalla
" Johtamisen ei tarvitse tuntua tulipalojen sammuttelulta."
Lähteitä ja aiheesta lisää:
Dunderfelt, T. 2016. Läsnäoleva kohtaaminen. PS-kustannus. Juva.
Hougaard R., Kalajo T. 2016. Tilaa ajatella Tehosta työtäsi mindfulnessin avulla. PS-kustannus. Juva.
Klemola, U., Talvio M. 2017. Toimiva vuorovaikutus. PS-Kustannus. Juva.