Ristiriidasta ratkaisuun
Onko hyvässä työyhteisössä koskaan ristiriitoja? Kyllä on, ja kuuluukin olla. Onko ristiriita aina pahasta? Ei ole.
Siellä missä on ihmisiä, on myös ristiriitoja. Ristiriidat ovat luonnollinen osa ihmisten välistä vuorovaikutusta eikä niitä voi täysin välttää. Oleellista on ristiriidan tunnistaminen ja hallinta.
Ristiriita nähdään usein välteltävänä negatiivisena asiana. On kuitenkin olemassa hyödyllisiä ja haitallisia ristiriitoja.
Vaikka tilanteessa koetaan ikäviä tunteita, se ei tarkoita sitä että ristiriita olisi aina huono asia.
Hyödylliset ristiriidat kertovat että työyhteisössä uskalletaan olla eri mieltä ja asioista voidaan keskustella. Parhaimmillaan ne nostavat esiin tärkeitä asioita, jotka voisivat muuten jäädä ratkaisematta.
Ristiriitatilanteen ja sen ratkaisun avulla voidaan oppia uutta ja ihmissuhteet voivat toimia sen jälkeen paremmin kuin ennen sitä.
Jatkuvasti paisuva, hallitsematon ja pitkäkestoinen haitallinen ristiriita johtaa negatiiviseen kierteeseen. Sen seurauksena työhyvinvointi, ilmapiiri, luovuus ja työn tehokkuus laskevat. Haitallisen ristiriidan syntyminen voidaan välttää oikea-aikaisella puuttumisella ja tilannetajulla.
Tässä tekstissä tarkastelen mitä ristiriita tarkoittaa, mistä työyhteisön ristiriidat syntyvät ja kuinka niitä voidaan ehkäistä tai ratkaista. Vinkkien ja ajatusten tarkoituksena on estää vaikean ja hallitsemattoman ristiriidan synty. Aloitetaan selvittämällä mitä ristiriidalla tarkoitetaan.
Ristiriidasta ratkaisuun
Mikä on ristiriita?
Ristiriitaa ja konfliktia käytetään arjessa usein synonyymeina vaikka konflikti on sävyltään tilanteena vakavampi ja kärjistyneempi. Tässä tekstissä käytän termiä ristiriita.
Konfliktin käsite on kuitenkin hyvin lähellä ristiriidan käsitettä. Konflikti tarkoittaa ristiriitaa, kiistaa, riitaa tai erimielisyyttä. Ristiriidalla tarkoitetaan yhteensopimattomuutta, vastakkaisuutta, riitaisuutta, yhteentörmäystä, erimielisyyttä tai selkkausta tai konfliktia.
Ristiriita voi olla kahden tai useamman yksilön välinen ja pahimmillaan laajeta useampaa henkilöä koskettavaksi tilanteeksi. Ristiriitaan liittyy usein osapuolten tunnereaktioita kuten vihaa, pelkoa, häpeää, kostonhalua tai muuta negatiivista tunnetilaa.
Lue lisää: Johda tehokkaammin huomioimalla ryhmän kehitysvaihe
Hyödyllinen ja haitallinen ristiriita
Työyhteisössä on tunnistettava milloin on kyse hyödyllisestä ja milloin haitallisesta ristiriidasta.
Hallittu ja rakentava työyhteisön ristiriita voi olla hyödyllinen monin tavoin:
- Innovaatio: Eriävät näkemykset voivat johtaa uusiin ideoihin ja innovaatioihin, parantaen organisaation kykyä kehittyä.
- Oppiminen: Ristiriidat voivat olla oppimismahdollisuuksia, kun työntekijät joutuvat tarkastelemaan erilaisia näkökulmia ja löytämään kompromisseja.
- Tiimin vahvistuminen: Rakentavasti käsitelty ristiriita voi vahvistaa tiimin yhteenkuuluvuutta ja luoda vahvempia ihmissuhteita.
- Päätöksenteon parantuminen: Erilaiset näkemykset voivat tuoda esiin erilaisia puolia päätöksenteossa, mikä voi johtaa parempiin ja harkitumpiin päätöksiin.
- Luovuus: Ristiriidat voivat ruokkia luovuutta ja auttaa löytämään parempia ratkaisuja ongelmiin.
On kuitenkin tärkeää, että ristiriidat käsitellään avoimesti ja rakentavasti, jotta ne eivät muutu haitallisiksi. Haitallisen ristiriidan yhteydessä on tärkeää ettei tilanteen vakavuutta pyritä vähättelemään.
Haitallisesta ristiriidasta voidaan puhua mikäli samasta asiasta keskustellaan monta kertaa, tunteet kuumenevat huomattavasti eikä asiaan synny ratkaisua eri osapuolien välillä. Tilanteessa osapuolet huomioivat vain sen mitä itse pitävät ongelmana. Ratkaisuun voidaan päästä pysähtymällä ja ymmärtämällä että jotain täytyy tehdä.
Haitallinen työyhteisön ristiriita voi aiheuttaa monia ongelmia, kuten:
- Heikentynyt työilmapiiri: Jatkuva ristiriita voi luoda negatiivisen ilmapiirin, mikä vaikuttaa työntekijöiden motivaatioon ja hyvinvointiin.
- Vähentynyt tuottavuus: Ristiriidat voivat häiritä työntekoa ja vähentää tiimin tai organisaation tehokkuutta.
- Paljon sairauspoissaoloja: Stressi ja pitkään jatkuva ristiriita voivat johtaa lisääntyneisiin sairauspoissaoloihin ja henkiseen uupumukseen.
- Huono ryhmädynamiikka: Pysyvät ristiriidat voivat hajottaa tiimityön ja vähentää tiimin yhteistyökykyä.
- Henkilöstön vaihtuvuus: Pitkäkestoiset ristiriidat voivat johtaa työntekijöiden turhautumiseen ja työpaikan vaihtoon.
Mistä työyhteisön ristiriidat syntyvät?
Ristiriidat ovat osa työyhteisön arkea ja syntyvät usein muutoksista ympäristössä tai ihmisten välisissä suhteissa. Puhkeamiseen ei sinällään tarvita mitään erityistä syytää vaan riittää että on joukko erilaisia ihmisiä joilla on erilaisia mielipiteitä. Ristiriitoja työyhteisössä luo esimerkiksi myös erilaiset luonteet, näkemykset, tavoitteet ja arvot.
Ristiriitaa syntyy esimerkiksi:
- kyvyttömyydestä sovittaa omaa kantaa muiden mielipiteisiin
- ei synny yhteistä rakentavaa keskustelua
- heikosta ja/tai liian vähäisestä kommunikoinnista
- yhteisön kommunikaatiovaikeuksista
- väärinkäsityksistä ja olettamuksista joita ei korjata tai käsitellä
- voimakkaista tunnetiloista (esimerkiksi vahva tunne jonkin asian puolesta tai vastaan)
Haitallinen ristiriita tuhoaa työyhteisön kykyä toimia sujuvasti yhteistyössä. Vaikea ristiriita voi alun perin olla lähtöisin pienestäkin asiasta. Niitä syntyy usein esimerkiksi kiireen, riittämättömien resurssien ja avoimuuden puutteen takia.
Työelämän ristiriitojen synnyn syyt voidaan jakaa esimerkiksi asia-, prosessi- ja ihmissuhderistiriitoihin:
Asiaristiriita
Ristiriitoja aiheuttavat asioihin (issues) liittyvät näkökulmat, esimerkiksi asioiden monimutkaisuus, monilukuisuus, epäselvyys ja periaatteet. Ne liittyvät päätöksiin, tavoitteisiin, tehtäviin ja niihin liittyviin mielipiteisiin.
Hyvää tässä on se että erimielisyys koskee asioita ja yhteistä näkemystä voidaan rakentaa montaa eri reittiä. Asiaan liittyvät ristiriidat mahdollistavat oppimisen koska keskustelun kautta saadaan esille uusia näkökulmia ja erilaisia ajatuksia.
Työyhteisön asiaristiriidalle voi olla tunnusomaista:
- Kommunikaatiohaasteet: väärinkäsitykset puutteellisen tiedonkulun tai epäselvän viestinnän johdosta
- Roolien epäselvyys: työntekijöiden epäselvät vastuut ja roolit
- Resurssien jakaminen: epätasainen resurssien (aika, raha tai työvoima)
- Työnjakokysymykset: erimielisyydet siitä, kuka tekee mitä ja miten
- Arvojen tai tavoitteiden erilaisuus: tiimin jäsenten erilaiset arvot tai tavoitteet voivat johtaa ristiriitaan siitä, mikä on tärkeää tai miten asioita tulisi tehdä
Prosessiristiriita
Ryhmällä on yleensä yhteinen päämäärä mutta erimielisyyttä syntyy toimintatavoista ja työskentelystä. Prosessiin liittyvissä ristiriidoissa keskustellaan siitä miten asiat tulisi tehdä. Prosessiristiriita voi avata uusia toimintatapoja ja esimerkiksi levittää hyviä käytänteitä.
Prosessiristiriitaan kuuluu erilaiset näkemykset ja ristiriidat liittyen työtehtävien suorittamiseen tai toimintatapoihin organisaatiossa. Tunnusmerkkejä voivat olla erimielisyydet työnjakoon, vastuunjakoon, aikatauluihin tai muihin tuotannollisin asioihin liittyen. Prosessiristiriidat voivat hidastaa työn etenemistä ja vaikuttaa työyhteisön toimivuuteen.
Ammatti-identiteetti voi liittyä tiettyihin toimintatapoihin. Näihin prosesseihin puuttuminen voi olla hyvin vaikeaa ja tuntua osaamisen arvostelulta. Tästä syystä prosessiristiriitaan liittyy paljon tunteita.
Ihmissuhderistiriita
Ihmissuhderistiriidassa haasteena eivät ole tehtävät tai toiminta, vaan toiset ihmiset. Syynä on usein sanallisen ja sanattoman viestinnän väärä tulkinta. Myös yksilölliset luonteen ominaisuudet (arvot, tavoitteet ja päämäärät, stressi, viha ja halu itsenäisyyteen) vaikuttavat siihen kuinka helposti tulemme toistemme kanssa toimeen.
Toisten kemiat toimivat yhteen paremmin kuin toisten. Luomme tietämättämme itsekin hyviä ja huonoja kierteitä sen mukaan kuinka mukavaksi tai epämukavaksi koemme vuorovaikutuksen toisen kanssa.
Ihmissuhteisiin liittyvät tekijät voidaan jakaa viiteen ryhmään: toisten käyttäytymisen tunnistamiseen, kommunikaatioon, käyttäytymiseen, rakenteelliseen syihin ja aikaisemmasta vuorovaikutuksesta johtuviin syihin. Ihmissuhteisiin liittyvistä tekijöistä ristiriitoja aiheuttavat eniten toisen tulkintaan ja kommunikaatioon liittyvät syyt.
Työyhteisön ihmissuhderistiriidan tunnusmerkkejä:
- Viestinnän ongelmat: epäselvä tai puutteellinen viestintä voi johtaa väärinkäsityksiin
- Henkilökemiat: eri persoonallisuudet ja työntekijöiden väliset henkilökemiat voivat aiheuttaa kitkaa
- Luottamuksen puute: epäluottamus työyhteisön jäsenten välillä voi luoda jännitteitä
- Prosessiristiriita: erimielisyydet siitä, miten työtehtävät tulisi suorittaa
- Organisaatiokulttuurin erilaisuus: arvoristiriita jos organisaation kulttuuri tai arvot eivät vastaa omia arvoja
Pohdintatehtävä:
Tunnistatko työyhteisönne suurimman ristiriitojen aiheuttajan?
Pohdi:
- mistä tilanne johtuu
- mitä sille on tehty
- mitä sille voisi tehdä jatkossa
- kuinka ongelma ratkaistaan ja syntyminen estetään jatkossa
- mitä tilanteesta voidaan oppia.
Ristiriidasta ratkaisuun
Työntekijän rooli ja vastuu ristiriidan ehkäisyssä ja hoidossa
Työntekijä voi vaikuttaa ristiriidan syntyyn ehkäisevästi omalla toiminnallaan ja vuorovaikutuksellaan. Työyhteisötaidot ovat merkittävä osa työyhteisön kulttuuria. Taidot vaikuttavat suoraan siihen mistä ristiriitoja syntyy ja kuinka niitä osataan ratkaista.
Tunneälykäs työyhteisö ja työntekijä osaa suhtautua omiin tunteisiinsa oikein ja estää vääränlaisen toiminnan joka syntyy esimerkiksi vihastumisen tunteesta. Tunneälykäs yksilö osaa kuunnella ja pystyy suhtautumaan muiden kokemuksiin empaattisemmin. Hän osaa ottaa asioita esille asiallisesti ja kunnioittavasti.
Työyhteisössä tulisi puhua siitä millaista vuorovaikutusta työyhteisössä halutaan vaalia. Jokaisen tulisi ottaa vastuuta omasta toiminnastaan ja osata keskustella myös vaikeammista asioista tai erimielisyyksistä kunnioittavasti. Yhteisön ja yksilön kannattaa kiinnittää huomiota hyviin asioihin ja pyrkiä asiallisesti kehittämään epäkohtia.
Lue lisää:
Työyhteisön vuorovaikutus paremmaksi
4 tapaa kuinka kehität työyhteisön tehokkuutta vuorovaikutuksen avulla
Työyhteisön kärsivällisyys ja ystävällisyys
Haitallisten ristiriitojen estämisessä ja hallinnassa voidaan hyödyntää tietoisuustaitoja. Tässä yhteydessä nostan esiin kaksi tietoisuustaitoa: kärsivällisyyden ja ystävällisyyden. Näiden tietoisuustaitojen hyödyntäminen estää ja vähentää haitallisten ristiriitojen syntymistä sekä sujuvoittaa niiden ratkaisua.
Kärsivällisyys tarkoittaa taitoa pysytellä rauhallisena vaikka jokin uhkaava tilanne olisi laukaissut taistele tai pakene- reaktiomme. Kärsivällisyys on kykyä sietää epämukavuutta, kohdata tilanne sellaisenaan ja käsitellä se järkevästi. Kärsivällisyyden avulla saamme selkeyttä ratkaista ongelmia ja kohdata haasteita.
Ystävällisyys tarkoittaa toivetta omasta ja muiden onnellisuudesta. Ystävällisyys ei tarkoita toisten miellyttämistä, vaan se tarkoittaa rehellistä rakentavaa palautetta ja pohdintaa kuinka voin olla työyhteisölle parhaiten hyödyksi.
Ystävällisyyden avulla toisen huomiointi, kuuntelu ja ymmärrys kehittyvät. Ystävällisyys parantaa tekijän ja kokijan hyvinvointia. Muistamme toisen ystävällisen teon synnyttämän tunteen pitkään. Muisto ystävällisyydestä tukee yhteistyötä myös ristiriitojen hallinnassa ja ratkaisemisessa.
Haitallisia ja pitkäkestoisia ristiriitoja ei syntyisi mikäli kärsivällisyys ja ystävällisyys olisivat osa työyhteisön arkea. Ristiriitatilanteessa ystävällisyys voi vähentää vihaa ja kiukkua. Kärsivällisyys mahdollistaisi kyvyn rauhoittua ja kuunnella toista hyökkäämättä. Tällöin tilanne ei välttämättä pääsisi edes kärjistymään haitalliseksi ristiriidaksi.
Kuinka esihenkilö voi ehkäistä ja hallinta ristiriitoja
Esihenkilön rooliin kuuluu rakentaa hyvää ilmapiiriä ja rakentaa pohjaa avoimelle sekä kunnioittavalle vuorovaikutukselle. Työyhteisöön on tärkeää luoda luottamuksellinen ilmapiiri, jossa vaikeista asioista ja eriävistä näkökulmista uskalletaan puhua.
Esihenkilön kyky hoitaa, hallita ja johtaa ristiriitoja edistää suoraan organisaation menetyskykyä ja monia avaintekijöitä kuten tehokkuutta, toimintakykyä, ilmapiiriä ja hyvinvointia. Tunneälykäs esihenkilö osaa tulkita ja hallita käyttäytymistään ja estää turhien ristiriitatilanteiden syntyä.
Työyhteisötaidoista, tunneälykkäästä työyhteisöstä ja toivotusta vuorovaikutuksesta tulisi keskustella yrityksissä entistä enemmän. Ongelmatilanteet ratkeavat tehokkaammin kun pohja on kunnossa. Tällöin erimielisyydet eivät laajene niin usein ristiriidoiksi.
Ristiriitatilanteiden ymmärtäminen, havaitseminen ja selvittäminenon merkittävä osa esihenkilön työtä ja osaamista. Jopa viidennes esihenkilön työajasta voi kulua konfliktien ratkaisemiseen ja käsittelyyn. Ristiriitojen ehkäisyn ja hallinnan oppii käytännön tilanteissa ja kokemuksen kautta. Vaikka tilanteen esille nosto voi olla vaikeaa, tärkeintä on puuttua asiaan ja aloittaa keskustelu riittävän ajoissa.
Kuinka esihenkilö voi ratkaista yleisimpiä ristiriitatyyppejä:
- Asiaristiriita: Kompromissi voi olla yksi asiaristiriidan ratkaisutapa. Kompromissi voi jättää kuitenkin pohjan uudelle konfliktille mikäli kompromissiin ollaan tyytymättömiä eikä kompromissia ei perustella kattavasti.
- Prosessiristiriita: On tärkeää kuunnella eriävät mielipiteet ja valita paras tapa toimia. On hyvä määritellä missä määrin yksilö voi päättää toimintatavoistaan ja missä määrin tulee toimia yhteneväisellä tavalla. Roolin ja tavoitteen kirkastaminen voi auttaa ristiriidan ratkaisussa.
- Ihmisristiriita: Ratkaiseminen vaatii usein avointa vuoropuhelua ja pyrkimystä ymmärtää toisten näkökulmia. Vuorovaikutuksen kehittämiseen ja valmentamiseen voisi varata aikaa jotta erilaiset ihmiset voivat tulla toimeen jatkossa paremmin.
Esihenkilö voi lähestyä ristiriitaa:
- Diplomaattisesti: pyrkien osapuolten kuunteluun, avoimuuteen, keskusteluun ja sopimiseen
- Määrätietoisesti: reagoida nopeasti tilanteeseen ja ohjata selvitystä vahvasti
- Empaattisesti: pääpaino on läsnäolossa, palautteessa ja kannustuksessa konfliktin ratkaisuun
- Delegoivasti: riidan osapuolet selvittävät asiansa tai tukea otetaan ulkopuolelta
Esihenkilön tulee keskustella osapuolten kanssa onnistuneen ratkaisun saavuttaakseen.
Keskustelu on tärkeää pitää rauhallisena ja tarpeeksi syvällisenä. Avoin keskustelu voi olla vaikeaa, mutta se on ehdottoman tärkeää.
Yhteisissä keskusteluissa sovitaan toiminta- ja etenemistavoista pohtien yhteisesti hyväksyttävää ratkaisua. Asiat kannattaa kirjata ylös osapuolten näkyviin. Tarvittaessa pyydetään anteeksi. Lopuksi sovitaan tilanteen seurannasta yhdessä. Erittäin vaikean ristiriitatilanteen ratkaisussa voi olla hyvä hyödyntää työsuojelun tai työterveyshuollon apua.
Lue lisää:
Avaimet ristiriidasta ratkaisuun
Työyhteisön ristiriitojen ratkaisemiseksi voit noudattaa seuraavia vaiheita:
Tunnista ristiriidat ajoissa::
- Tunnista ristiriidat ajoissa: Ole tietoinen mahdollisista ristiriidoista ja tunnista ne (hyödyllinen vai haitallinen) mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.
- Kuuntele osapuolia: Tarjoa tila avoimelle keskustelulle. Kuuntele eri osapuolten näkemyksiä ja ymmärrä heidän huolensa.
- Apuvälineet viestintään: Käytä selkeää ja rakentavaa viestintää. Vältä syyttelyä ja keskity henkilöiden sijasta ongelmiin ja käyttäytymiseen.
- Etsi yhteinen ymmärrys: Yritä löytää yhteinen näkemys ongelmasta ja työskentele yhdessä sen ratkaisemiseksi.
- Selvitä taustalla olevat syyt: Ymmärrä, miksi ristiriita on syntynyt. Joskus taustalla voi olla syvempiä kysymyksiä, jotka on ratkaistava.
- Käytä sovittelua tarvittaessa: Jos ristiriita ei ratkea keskinäisellä keskustelulla, harkitse sovittelijan käyttöä auttamaan osapuolia löytämään yhteinen ratkaisu.
- Luo toimintasuunnitelma: Päätä yhdessä konkreettisista toimenpiteistä, jotka auttavat ratkaisemaan ristiriidan ja ehkäisemään sen uusiutumisen.
- Seuraa ja arvioi: Tarkkaile tilannetta ajan myötä ja varmista, että sovitut toimenpiteet toteutuvat. Tarvittaessa tee lisämuutoksia.
- Tarjoa koulutusta: Jos konfliktit toistuvat, harkitse koulutuksen tai valmennuksen tarjoamista, jotta tiimi voi oppia paremmista viestintä- ja konfliktinhallintataidoista.
Jatkuva avoin viestintä ja pyrkimys yhteistyöhön auttavat rakentamaan terveellisen työyhteisön, jossa ristiriidat käsitellään rakentavasti.
Ristiriidasta ratkaisuun
Työyhteisön ristiriita voi johtua erilaisista näkemyksistä, tavoitteista, arvoista tai kommunikointivaikeuksista. Hallittuna ristiriita voi edistää innovaatiota, mutta jos se jää ratkaisematta, se saattaa haitata työilmapiiriä ja tehokkuutta.
Onnistuneet ristiriidan ratkaisut minimoivat mahdolliset ongelmakierteet. Haitallinen ristiriita voi pahimmillaan estää työyhteisön tehokkaan toiminnan ja laskea tuloksellisuutta. Ristiriitoja voidaan lähestyä ratkaisukeskeisesti ja oppimisen kautta. Ratkaisun jälkeen ollaan opittu uutta ja rikottu vanhoja toimimattomia työskentelytapoja tai vuorovaikutusmalleja.
Ristiriitojen avulla erilaiset mielenkiinnon kohteet, näkemykset, arvostukset ja unelmat tulevat esille. Hyvä ilmapiiri ja avoin vuorovaikutus luovat työyhteisöön luottamusta. Luottamuksen ollessa hyvä uskalletaan tuoda esille eriäviä näkemyksiään. Tunneälykkäässä työyhteisössä voidaan luottaa yksilöiden sekä esihenkilön kykyyn ehkäistä tai ratkaista syntyvät haitalliset ristiriidat. Ristiriitojen hallinnassa ja ratkaisussa auttaa tunneälyn ja tunnetaitojen hallinta.
On hyvä huomata että työyhteisön ristiriidat voivat johtaa oppimiseen ja parantuneeseen kykyyn käsitellä ristiriitoja tulevaisuudessa. Yhteinen vastoinkäymisen kokemus ja ratkaisu vahvistaa luottamusta ja me-henkeä. Ristiriitojen käsittelyn parantuessa organisaatiokäyttäytyminen ja työyhteisön suorituskyky paranevat.
Kaipaatko apua johtamiseen?
arkijohtamisen valmennus esihenkilöille
Lähteet ja aiheesta lisää:
Hougaard R. & Kalaoja T. 2016. Tilaa ajatella. Tehosta työtäsi mindfulnessin avulla
Järvinen, I. & Luhtaniemi, T. 2013. Ratkaisukeskeinen työyhteisösovittelu. Työterveyslaitos.
Larsson L. 2012. Sovittelun taito. Basam Books. Helsinki.
Laine N., & Salonen M. 2014. Ratkaise työpaikan ristiriidat
Lohi-aalto, P. (2010). Reilu peli – toimintamalleja epäasiallisen kohtelun ennaltaehkäisyyn ja ristiriitojen selvittämiseen.
Pehram T. 2011. Paremmin puhumalla: Restoratiivinen sovittelu työyhteisössä. Lapin ylipisto
Perttula, J., Salmi, I. &Syväjärvi, A. 2014. Hallinnon Tutkimus 33 (1), 21–38, 2014. Positiivinen näkökulma konfliktijohtamiseen – esimiesten onnistumiset ristiriitatilanteiden ratkaisussa.
Räty, T. 2017. Ristiriidoista ratkaisuihin. Työkaluja ristiriitojen tunnistamiseen ja ratkaisemiseen. Työturvallisuuskeskus.