Työyhteisön vuorovaikutus paremmaksi
Minulta on kysytty miksi työyhteisöissä käyttäydytään kuin pienet lapset ja miksi työyhteisön vuorovaikutus on välillä niin vaikeaa?
On totta että me aikuiset saatamme taantua ainakin vaikeissa ristiriitatilanteissa. Joskus arkinenkaan vuorovaikutus ei ole kovin ilahduttavaa.
Työyhteisön vuorovaikutus vaikuttaa työhyvinvointiin ja tuottavuuteen. Silti useissa organisaatioissa vuorovaikutuksessa olisi kehitettävää. Mistä tämä johtuu?
Tämän tekstin tarkoitus on avata miksi työyhteisön vuorovaikutus voi mennä pieleen ja miten vuorovaikutusta voidaan kehittää. Tekstistä saat vinkit kuinka työyhteisön vuorovaikutusta (ja tätä kautta ilmapiiriä) voidaan kehittä yhdessä jotta työskentely sujuvoituu ja tehostuu. Esitellyistä vinkeistä voi valita omaan työyhteisöön sopivat vaihtoehdot.
Työyhteisön vuorovaikutus paremmaksi
Työyhteisön vuorovaikutus vaikuttaa suoraan kaikkien työyhteisön jäsenten (työ)hyvinvointiin, työn laatuun, kykyyn työskennellä yhteisen tavoitteen eteen ja haluun sitoutua työhön. Ilmapiiri näkyy asiakkaalle asti ja lopulta heijastuu yrityksen tulokseen.
Hyvässä työyhteisössä
- on hyvä olla
- uskaltaa puhua ja kysyä
- voi olla oma itsensä
saa kannustusta ja apua
Hyvän työyhteisön määreitä katsoessa huomaa ettei hyvä työyhteisön synny ilman hyvää vuorovaikutusta. Hyvä työyhteisö voi kannatella vaikka työtä ei kokisi sydämen asiaksi tai suureksi intohimoksi. Työn mielekkyys nousee huomattavasti kun työyhteisön viestintä ja vuorovaikutus on toimivaa.
Miksi käyttäydymme huonosti töissä
(tai jopa taannumme)?
Huonon käytöksen taustalla vaikuttaa esimerkiksi kiire, stressi, epäselvät/liian vaativat odotukset, tylsistyminen tai henkilökohtaiset ristiriidat. Käyttäytyminen voi liittyä johtamiseen tai organisaation kulttuurin rakenteisiin. Laukaisevana kokemus arvostuksen/osallisuuden/merkityksen puutteesta, epäoikeudenmukaisuudesta tai tunteesta ettei tule kuulluksi.
Työyhteisön ilmapiiri, keskusteluilmasto ja vuorovaikutuksen taso vaikuttavat paljon ihmisten toimintaan ja käyttäytymiseen. Pitkään jatkunut turhautuminen johtaa huonoon käyttäytymiseen ja negatiivisen vuorovaikutuksen lisääntymiseen. Turhautuminen kasvaa mikäli toistuvasti tuntee ettei vaikeista asioista voi puhua tai kokee ettei tule kuulluksi.
Pidempään yhdessä toimineella ryhmällä voi olla takana vaikeita tilanteita tai ristiriitoja joista ei olla pystytty puhumaan eikä haasteita ole ratkottu kunnolla. Käsittelemättä jääneet asiat vaivaavat ryhmän jäseniä. Tästä syystä samat aiheet nousevat toistuvasti pintaan luomaan uusia ristiriitoja. Vaikeiden tilanteiden edessä saatetaan palata puhumaan samasta vanhasta aiheesta joka nostaa tunteet edelleen pintaan.
Myös ihmisten erilaisuus luo haasteita vuorovaikutukselle. Olemme hyvin eri rytmisiä ja voimme lähestyä samaa asiaa eri näkökulmista. Tapamme ajatella ja toimia vaikuttaa persoonamme, itseluottamus, kokemuksemme, uskomuksemme, itsetuntomme ja tarpeemme. Vaikean käyttäytymisen taustalla voi olla myös kuormittuminen, tunnelukot, haasteet mielenterveyden kanssa tai vaikea elämäntilanne.
Uutta nostetta johtamiseen
Liity maksuttomaan Johtakee-sisäpiriin ja lataa itsellesi Arkijohtamisen opas.
Oppaasta saat vinkkejä:
- yksilön ja ryhmän sekä toimintojen ja osaamisen johtamiseen
- miksi esihenkilön itsetuntemuksen kannattaa kiinnittää huomioita
- kuinka huomioida tunneäly ja tilannetaju johtamisessa
- kuinka hyödyntää yhdeksää Arkijohtamisen mallin työkalua päivittäin
Työyhteisön vuorovaikutus paremmaksi
Lannistavaa ja negatiivista vuorovaikutusta voidaan kääntää kannustavampaan ja positiivisempaan suuntaan. Muutos tarvitsee kaikkien panosta, yhteistä kokemusta asian tärkeydestä ja koko ryhmän halua toimia uudella tavalla. Lisäksi yksilöillä tulee olla kyky ja halu tarkastella ratkaisukeskeisesti, voimavaroja ja tukea käsitellä asioita.
Vuorovaikutus ja ilmapiiri voi parantua
Seuraavaksi muutama vinkki joilla työyhteisön vuorovaikutusta voidaan parantaa.
1. Muutos alkaa pysähtymisestä
- Ajoittain on tärkeää pysähtyä ja tarkkailla omaa sekä yhteisön toimintaa yhdessä.
- On tärkeää luoda luottamuksellinen ilmapiiri jossa omia ajatuksia uskalletaan ja halutaan jakaa.
- Erilaisille ajatuksille ja eri tahtisille ajattelijoille/puhujille on hyvä jättää tilaa jotta kaikki saavat tunteen mahdollisuudesta vaikuttaa ja oman äänen kuuluviin.
- Arjessa olisi hyvä muistaa päivittäisten kohtaamisten tärkeys, aktiivinen kuuntelu ja tietoinen puhuminen.
2. Syyttelystä ratkaisukeskeisyyteen
- Asioiden käsittely ja ratkominen on hyvä aloittaa toivotusta tavoitetilasta, mahdollistaa keskustelu ja välttää syyttelyä. Tästä syystä vuorovaikutuksesta puhuttaessa voi valita ensimmäiseksi tehtäväksi hiljaisen pohdinnan jonka kautta lähdetään yhdessä keskustelemaan.
- Ratkaisukeskeisyys näkyy käytetyissä sanoissa asti (ei osata > ei osata vielä, ei olla kokeiltu tai koskaan ei > jatkossa voisimme jne.)
- Voimme päättää vain omasta tekemisestä. Onkin tärkeää pohtia kuinka voin kehittää omaa vuorovaikutustani parantaakseni koko yhteisön vuorovaikutusta, eikä esimerkiksi vain miettiä muiden puutteellisia vuorovaikutustaitoja.
3. Yksilön ja yhteisön roolin korostaminen
- Kukaan ei voi yksin muuttaa koko yhteisön vuorovaikutusta. Toisaalta ryhmä voi muuttaa vuorovaikutusta jos yksi vastustaa.
- Jokaisen itsetuntemus, kokemukset, uskomukset vaikuttavat vuorovaikutukseen ja näiden tunnistaminen on tärkeää. On hyvä tunnistaa omat vahvuudet ja nähdä myös tarpeelliset kehittämisen kohteet.
- Koko ryhmän tulee sitoutua muuttamaan arkista vuorovaikutusta avoimemmaksi ja kannustavammaksi.
- Ryhmän on rakennettava hyvää me-henkeä arkisen vuorovaikutuksen kautta ja siksi on äärimmäisen tärkeää kehittää vuorovaikutusta yhdessä.
4. Tunneäly ja tunnetaidot vuorovaikutuksen tukena
- Työyhteisössä olisi hyvä tunnistaa ihmisten erilaisuus ja miten erilaisia luontaisia toimintatapoja ihmisillä on. Lisäksi on tunnistettava kuinka yhdessä kannattaa toimia ja mitä toisiltamme voimme oppia.
- Tunnetaidot mahdollistavat itsensä tuntemisen ohella oman toiminnan paremman kanavoinnin ja hallinnan. Vuorovaikutuksen kehittämisessä päästään pitkälle mikäli ryhmän jokainen jäsen pystyy tarkkailemaan itseään ja tarpeen tullen mukauttamaan toimintaansa.
- Positiivista pohjavirettä tai toimivaa vuorovaikutusta ei pääse syntymään ilman tunnetaitoja ja -älyn hyödyntämistä. Positiivinen pohjavire tukee työyhteisöä oppimisessa, ongelmanratkaisussa, sinnikkyydestä ja kyvyssä ponnistella yhteisen tavoitteen eteen.
5. Huomio kannustavaan puheeseen
- Lannistava puhe ei tue kehittymään, yrittämään, olemaan luova tai oppimaan uutta. Toki ilmankin kannustavia sanoja voidaan kehittyä. Tällöin edetään ehkä raivolla, näyttääkseen muille tai vain pärjätäkseen.
- Kannustava vuorovaikutus lisää työyhteisön myönteisyyttä. Myönteisyydellä on monia hyviä vaikutuksia: esimerkiksi positiivisen psykologian tutkimukset osoittavat että myönteisen ajattelun avulla on helpompi luoda, oppia, ratkoa ongelmia, kestää haasteita ja olla sitkeä.
- Kannustavaa puhetta on helppo lisätä arkeen esimerkiksi kiittämällä avusta, kertomalla toisen onnistumisista, ottamalla itse onnistumiset vastaan kiittämällä ja tuomalla rakentava palaute esille ilman tuohtumista tai syyttämistä.
6. Vuorovaikutuksen valmennus
- Asiakaspalveluun ja myyntiin annetaan paljon koulutusta, vinkkejä ja opastusta. Vastaavasti oletetaan että sisäinen viestintä ja vuorovaikutus tulisi tulla kaikilta luonnostaan. Aikamoinen ristiriita!
- Arkista vuorovaikutusta haastavat eriävät mielipiteet, ristiriidat ja vaikeat tilanteet. Työyhteisössä tulisi yhdessä keskustella yhteisön vuorovaikutuksesta. Työntekijöitä kannattaa valmentaa miten näistä asioista puhutaan jotta kaikki uskaltavat ja osaavat ottaa asioita esille oikein.
- Sisäisen vuorovaikutuksen valmennus auttaa näkemään kuinka itse vaikuttaa vuorovaikutukseen ja miten kannattaisi toimia. Ei kannata olettaa että kaikki ovat sosiaalisesti niin taitavia että vuorovaikutus täysin erilaisten ihmisten kanssa onnistuu tilanteessa kuin tilanteessa ilman ongelmia.
7. Johtaminen ja yrityskulttuuri luo sävyn vuorovaikutukselle
- Esihenkilön tehtävänä on mahdollistaa työyhteisön ja työntekijöiden onnistuminen työssään. Hän vaikuttaa työyhteisön vuorovaikutukseen merkittävästi, mutta on huomioitava ettei hyväkään esihenkilö voi yksin parantaa työyhteisön vuorovaikutuksen suuntaa.
- Esihenkilön oma esimerkki on vahva vaikutin myös vuorovaikutuksessa. Esihenkilön tulisi olla aito, kannustava, kyvykäs kuuntelemaan aktiivisesti ja halukas harkitsemaan sanojaan.
- Organisaation ylimmän johdon tulee myös ymmärtää tunnetaitojen ja tunneälyn merkitys niin työntekijöiden hyvinvoinnille kuin organisaation kannattavalle toiminnalle ja huomioida tämä omassa viestinnässään.
8. Palautekulttuuri kuntoon
- Toimiva palautekulttuuri vaatii taustalle puhetta rooleista, tavoitteista, mittareista. Lisäksi on hyvä yhteisesti määrittellä miten ja mistä palautetta annetaan sekä ketkä palautetta antavat.
- Palaute ja vuorovaikutus nivoutuvat yhteen. Hyvä palautekulttuuri perustuu avoimuuteen rehellisyyteen ja rakentavaan vuorovaikutukseen. Toisaalta hyvää vuorovaikutusta on vaikea luoda jos palautteeseen liittyvää keskustelua ei osata käydä oikein.
- Yhteinen palautetapojen määrittely ja keskustelu palautteesta selkeyttää koko yhteisön toimintaa ehkäisee ristiriitojen syntymistä ja mahdollistaa arvostavan avoimen vuorovaikutuksen.
- Hyvä palautekulttuuri ja vuorovaikutus mahdollistaa kehittymisen, selkeyden, motivaation, tiimityön avoimuuden, ristiriitojen hallinnan, onnistumisen kokemukset ja tyytyväiset asiakkaat.
Työyhteisön vuorovaikutus paremmaksi
Työyhteisön vuorovaikutukseen liittyy monia haasteita. Vuorovaikutusta ei tulisi jättää oletusten varaan, vaan sen kehittämiseen ja ylläpitoon tulisi panostaa. Työyhteisön vuorovaikutus on koko työyhteisölle tärkeä aihe ja sen kehittämiselle kannattaa varata aikaa säännöllisesti.
Varsinkin nykyinen hybridityö tuo uusia haasteita työyhteisön viestinnälle, vuorovaikutukselle ja yhteisöllisyydelle. Uuden tilanteen edessä on tärkeää keskustella ja rakentaa uusia vuorovaikutustapoja yhdessä, huomioiden yksilöiden, ryhmien ja organisaation etu ja tarpeet.
Tunneälystä ja tunnetaidoista puhuminen työyhteisöissä kannattaa. Ilman tunnetaitoja hyvän vuorovaikutuksen luominen ja ylläpito on vaikeaa. Oman käyttäytymisen ymmärrys mahdollistaa toistenkin paremman ymmärtämisen. Tämän laajemman ymmärryksen avulla estetään monta turhaa ristiriitaa syntymästä, tehdään töitä sujuvammin yhdessä ja saavutetaan parempia tuloksia.
PALVELUT TOIMIVAN
TYÖYHTEISÖN RAKENTAMISEEN
Hyvinvoivassa työyhteisössä työskentely on sujuvaa ja vuorovaikutus on avointa sekä kunnioittavaa. Toimivaa vuorovaikutusta haastaa kuitenkin mm. huono tiedonkulku ja viestintä, ristiriitatilanteet, työntekijöiden uupuminen ja huono työilmapiiri. Autan työyhteisöjä kehittämään arkista vuorovaikutustaan, hyödyntämään tunneälyä toiminnassaan ja huomioimaan onnistumisensa, jotta työntekijät voivat menestyä yhdessä, kokea yhteisöllisyyttä, merkityksellisyyttä ja työn iloa.
”Tea tuli auttamaan erityisesti minua, esimiestä, mutta myös koko työryhmää vuorovaikutukseen liittyvissä haasteissa, henkilökunnan pinttyneissä tavoissa kommunikoida, joista piti päästä eteenpäin ja osaltaan jopa unohtaa. Jo tilanteemme alkukartoitusta tehdessä Tean kanssa keskustelu oli luontevaa. Olimme mielestäni hyvin pian samalla aaltopituudella ja minulle tuli tunne, että ”tuo nainen tietää juuri, mistä minä puhun! Tea rakensi palaverin myös niin, että jokaisen henkilökunnan jäsenen ääni tuli kuuluviin, myös niiden hiljaisimpien, ja erityisesti tästä sain kuulla hyvää palautetta henkilökunnalta.”
Aiheesta lisää
Lue lisää Johtakee-blogista:
4 vinkkiä tunneälykääseen johtamiseen
Myönteisyyden huomiointi:
Paranna työyhteisön toimintaa tietoisuustaitojen avulla
Älä epäonnistu kohtaamisissa
Itsearviointi oppimisen supervoimana:
Tean vieraskynä-kirjoitus: Tunneäly ja hyvinvoiva työyhteisö
Kuuntele Danile Golemanin TED-puheenvuoro